浅谈建设项目档案的重要性

刘素娟

摘 要：建设项目档案是企业地面工程质量的直接反应，是在项目建设和过程管理中直接形成的对企业具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、实物等各种载体的文件材料，是建设项目全过程的最原始的真实记录，是利用者最宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库。

关键词：建设项目;建设档案;工程质量;重要性

1 建设项目档案在项目实施全过程中的重要性

1）建设项目档案是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理、试运行、竣工验收、后评价等全过程中形成的文字、图表、声像、实物等各种载体形式的全部文件，且经过鉴定、整理并归档的项目文件。建设项目档案全面反映了建设项目在施工过程中的详细情况，对项目评定、检查、验收以及后期开发、管理和改造，都有重要的利用价值，随着企业新区块的不断开发以及老区块的不断升级改造，在生产过程中会产生各种各样的文档材料，建设项目资料主要产生四大类：既项目前期文件、施工过程中管理性文件、施工文件和项目竣工验收文件。因此认真做好建设项目档案管理工作是非常重要的。

2）在项目完工后，如工程出现质量问题或重大事故，开展调查工作时，首先要调阅此项目的档案资料，一方面因为工程档案资料是整个工程建设活动的真实记录，具有原始性、真实性和唯一性，另一方面还是建设活动直接产物，全面综合反映了工程全过程，因此工程档案又具有质量责任监督的特殊作用。

2 建设项目档案管理是控制项目工程质量的关键环节

1）建设项目档案是一个静态观念，而建设项目档案管理则是一个动态的过程。一般来说，这一工程的目的和结果都是建立真实、完整、系统、齐全、规范、安全的建设档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究，我们会发现，建设档案管理实际上不是一个单独的孤立的行为，而是建设工程项目管理的一部分，更进一步说，我们从工程质量控制的角度出发，工程档案管理占有关键的一席之地。

2）建设项目档案管理中，完整的归档体系要求即控制施工单位又控制建设单位。施工前，要建立项目部，建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准，业务上接受上级主管部门的监督和指导，会保证归档材料更完整。明确项目档案工作的分管领导，设立与项目管理相适应的档案管理机构，配备满足工作需要的档案人员并保持相对稳定，建立以档案管理机构为核心，工程管理相关部门和参建单位参与的项目档案管理工作网络，并建立沟通协调机制，会保证归档材料更系统。

3）为了能更好的控制资料管理，建设单位在编制招标采购文件和与参建单位签订项目勘察、设计、采购、总承包、施工、监理、调试等合同（协议）时，应设立专门章节或条款，明确规定项目文件管理责任，包括项目文件与档案管理人员资质要求，项目文件（含项目电子文件）形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、合同解除后项目文件的处置、费用及违约责任等内容。

4）为了能更好的控制资料管理，建设项目单位应负责制定项目档案管理制度、标准，制定项目文件管理和档案管理制度、标准，并组织工程管理相关部门和参建单位实施;负责制定项目档案工作方案，将档案管理要求合同;负责组织协调、监督、指导和检查工程管理相关部门及参建单位项目文件编制、签审、整理和归档工作;负责建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成质量、收集整理和归档情况进行考核;负责在检查工程进度与施工质量时，同步检查项目文件的收集、整理情况。负责在组织单位工程、单项工程验收时，对项目文件的真实性、准确性、完整性进行审查验收。尤其是建設单位要根据实际工作需要，在施工中对图纸的要求，严格按照国家规范执行，保证在将来的生产和改造中，设计人员利用图纸的真实性。

5）档案管理主要有两大因素：一是建设单位资料员，检查项目管理文件的收集、整理情况。二是施工单位施工资料员，是不可缺少的技术人员，要经过专门培训后上岗，而且要保证资料员的稳定，同一项目不能出现更换资料员的现象，施工资料员要监控所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等质量证明材料，编制施工组织设计、施工总结、施工日志、对主要施工节点的图像、视频精心保管，对所有施工过程中，产生的文件材料进行编制签署，严格按照甲方培训要求，做到不代替签署，不用印章。

3 结束语

建设档案管理在行政上体现一种强制性，这种强制性往往与建设行政治能高度融合，即可以作为行政执法检查的一个内容，也可以作为工程项目竣工审查程序的一个部分。这一系列的行政行为，以加强档案管理为手段，却能确的提供工程质量的效果。企业工程建设是一个综合的工程，包括很多方面，单靠人的记忆是不行的，只有这些工程档案为依据，才能进行科学的规划建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。