事业单位档案归档文件整理方法

谢笑言

摘 要：随着新时期发展，为了不断提高事业单位档案管理工作效率，需要加强档案归档文件的整理能力，在进行实践研究过程，要结合事业单位档案管理工作实际，加强归档文件整理方法研究，从而通过科学化的开展档案归档文件整理，以全面提高事业单位档案管理质量，希望通过本文分析，能够有效的提高档案归档文件整理的研究水平。

关键词：事业单位;档案管理;研究

现阶段，事业单位档案管理工作水平不断提高，在有效的开展档案归档文件整理工作过程，要加强档案保存与利用能力，要科学的采取更加高效的整理方法，进一步提高工作开展效率。在实践探索过程，本文从多方面进行了具体研究，提出了有效的整理方案，希望分析能够进一步为事业单位档案管理工作开展奠定良好基础。

1 事业单位档案归档文件整理注意事项

1.1 档案保存

无论是在本单位产生的，还是上级下发的存在指导性的资料、文件等，这些文件间均已经构成了来源方面的紧密关联，所以，仅有良好确保了文件来源方面的联系，才可以更完整、具体的将文件形成的活动面貌反映出来，进而更好的突显档案具有的历史记录特点。现下进行的各环节工作都是以前人的经验为基础的，事业单位档案产生的过程中也涉及了较多其他劳动，且可以将人们长期以来存储以及整理档案的情况及效果直观的体现出来。所以，在具体实施档案整理操作时，理应注重尽可能的保持在不拆卷的状态下整理档案。

1.2 遵循文件形成规律

事业单位档案均是基于事业单位的各种学习活动中形成的，可将事业单位活动的历史面貌等良好、真实的反映出来，对其进行有效的整理，需要重视遵循文件资料的形成规律及特点。具体而言，首先，在对各种文件资料进行还在能力的过程中，应充分考量活动的整体性，例如基于个别活动产生的文件应具备较高的完整等;应注重确保文件自身具备较高的完整性，如文件的正文及附件等不应分离开来;在分类及排列文件时应尽可能的不改变文件资料原本的次序。

1.3 保管及利用

在对事业单位档案实施规范化管理操作时，需要注重提升档案利用的有效性及安全性。现如今，利用计算机检索档案的技术日益趋于成熟化，经由合理利用计算机的方式，对事业单位中的各类档案文件加以科学管理，可有效将各种分散的档案信息有效、快速的检索出来，促使归档文件于档案信息中的联系被良好的保护了起来，对提升档案成套利用质量具有积极意义。

2 事业单位档案归档文件整理方法分析

2.1 档案管理归档分类技巧

1）以密级分类的技巧。按照机密程度档案可以分为绝密档案、一般档案、公开档案三种。绝密档案仅仅针对具备查看权限的人开放，符合这一条件的人很少，只有相关人员可以查阅，管理人员不能将这部分档案给没有资格的人进行查阅，进行调阅时也需要按照严格的手续和流程展开，保证出现问题后能够找到源头，这类档案的内容一般都与国家机密相关。一般档案的管理没有绝密档案那么严格，但是想要查阅也需要办理一定的手续，这类档案可查阅的范围较大，一般情况下，行业内部的档案都属于一般档案。公开档案就是对外界公开的，所有人都有权利去查阅的档案，这类档案大多数都是公示档案，只有公式才能保证自身的意义。

2）以保存期限分类的技巧。根据档案的保存期限不同，可以将档案分为永久档案、定期档案、临时档案这三种。永久档案一般是指具备较大时代的意义或者是目前的具体意义还没有被研究出来的档案，例如，陨石档案，由于目前的科技发展水平还不能够完全发掘其中的价值，因此，需要将这部分档案与实物一起保存。定期档案的保存年限为三到十年不等。临时档案不需要保存，一般在使用结束后就会作废，永久档案则对于保存的条件要求十分严格，必须在稳定的管理环境中保存，进而更好的保证这部分档案的安全。

2.2 事业单位档案归档文件整理措施

1）文件资料整理的方法。首先，需要进一步加强对保存价值的区分，做好文件的归类、整理。根据国家职能部门的统一法律规章制定，针对不同保存需求期限的材料，需要进行评定并使用不同的保存方法。其次，要根据文件的重要价值进行区分，做好分门别类的立案存档工作。以事业单位人社局的工作为例，在收到上级派发的党委文件，需要经由专门的人员进行接手并处理，做好单独的整理避免与其他文件冲突。此外，当下诸多事业单位都有一定的加密档案。针对文件需要予以将其与普通文件加以区分，针对其保存的规范与普通档案存在切实差距，如果没有做好分类，会造成其泄露的隐患，为事业单位造成难以挽回的损失。

2）档案的分类方法。档案的分类主要是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。换言之是对整理好的文件进行保管、排架、存放等，即是对档案进行管理分层。上述的档案分类方法，指的是实体化分类的方式。目前事业单位仍在沿用的实体档案，其第一层是以宏观分类的方式为主导，明确个档案馆的体系，为后续的分级、分类工作奠定基础。第二层的分类是档案室内区分全宗。第三层的分类是全宗内档案分类，会根据每一份档案在时间、内容、来源上的区分进行系统化的分类，为后续的事业单位的各项职能工作，提供了坚实的理论依据支持。

3）档案的编目方法。在卷宗的整理结束后，需要对其封面上的内容标注，在狭义的概念上，编目就是指针对文件编制目录这一工作。针对归档文件编制的目录需要包括文件号，具体责任人，题目，日期，页数和备注这几部分内容。广义上的编目则需要加入对于档号的编制这部分内容，所谓档号就是档案实体管理的全称，其中包含全总号、类目名称、卷盒号或案卷号、保管期限、件号和页张号这几部分内容。全宗号就是档案室对全宗的具体代码，案卷号是在存放时的顺序编码，件号是指卷宗内部文件的顺序号码，页号是文件内具体每页的顺序。

4）信息化档案归档文件的整理方法。随着计算机技术的不断发展，事业单位实现了对档案的信息化管理，在管理效果上也得到很大提升。通过计算机，事业单位可以对相关档案管理软件进行下载和使用，之后对档案实施信息化电子管理。利用计算机，工作人员可以根据不同的时间、来源和部门等信息，将事业单位中的電子档案信息进行有效分类，并传送到相关文件夹中进行保存和管理，这样，可以提高档案的管理效率。通过这种管理方式，不仅有效缩短了管理时间，也实现了档案实际储存空间的节约。

3 结束语

通过有效的开展事业单位档案管理工作，提高了事业单位服务效率，在进行档案归档文件整理过程中，需要严格按流程进行，要不断优化整理方法，从而全面提高现代化档案管理水平。以更好地为事业单位各项工作开展提供有效保证。希望通过以上研究，能够不断提高归档文件整理工作质量。

参考文献

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