新形势下事业单位办公室档案管理创新

郭琳

摘 要：随着经济社会发展水平不断提高，新时期事业单位发展也面临新的市场挑战形势。在激烈的市场竞争环境下加强事业单位办公室档案管理创新，有助于全面推动档案信息资源的有效转化，进而不断夯实事业单位改革发展基础，提高科学化管理水平。目前事业单位在办公室档案管理工作方面习惯于经验管理，创新性不足，档案信息资源开发利用深度不够，严重制约了事业单位的稳定有序发展。加强新时期事业单位办公室档案管理创新对策探究具有重要的社会意义和现实价值。

关键词：事业单位;办公室;档案管理;创新

目前，在事业单位办公室档案管理工作中所运用的管理方式比较落后和单一，难以高效完成档案管理工作，因此，负责管理办公室档案的工作人员，应与时俱进，学习运用信息化的档案管理模式，进一步做好档案管理工作，同时在进行档案管理工作时，要深入落实创新的档案管理制度，进一步提高档案管理工作效率、质量，提升档案管理水平。

1 事业单位办公室档案管理中存在的问题

从多方面分析事业单位办公室档案管理过程中存在的一些问题，总结为以下几点：

1）由于长期手动整理各类档案，导致档案管理工作进度缓慢，难以高效率完成归档、分类、整理等工作，进而很难在规定的时间内高效率分类各种档案，且在整理档案和归纳的过程中需耗费人力，这为档案管理人员带来工作压力，而且，档案管理工作量繁重，如果长时间耗费人力管理和整理诸多的档案，必然会增加档案管理难度，还会出现档案分类不明确的情况，进而难以快速找到所需的档案和文件，说明档案管理方式有待创新。

2）档案管理中过于注重看管档案和资料，而忽视做好档案保密工作，导致机密的档案泄露，这给事业单位造成损失，还会影响事业单位发展，由此可知，对于保密档案不够重视，才会出现档案内容泄露出去的情况，针对这一情况，必须尽快落实解决办法，还应提高对保密工作的重视程度，以及注重创新加密档案的方式。

3）现有的档案管理制度缺少创新性的规章制度，间接地降低档案管理效率和水平，对此，下文提出了档案管理创新策略。

2 新形势下事业单位办公室档案管理创新

2.1 加强档案信息资源可靠性

目前在档案信息资源等整合方面缺乏有力的监督，导致信息资源出现漏项或者弄虚作假等情形。所以要加强档案信息资源的质量监督。事业单位办公室档案管理工作，并不是单纯地依靠办公室一个部门就可以完成的，在信息的采集和形成的过程中需要各个部门紧密配合，加强联动，所以需要对档案管理信息进行全面的质量检查，对每一类档案资源入档的及时性、规范性、真实性和系统性等各个方面制定相关的考核评价指标，加强过程监督和审查，从而及时发现档案资料中存在的各种问题，最大限度提高档案管理成效，更好地提高档案信息资源的整体规范水平。

2.2 创新档案管理制度

创新的档案管理制度能够使档案管理方式更科学、更合理，以及提高档案管理工作的质量，因此，事业单位应明确提出创新的档案管理制度，具有创新性和科学性的档案管理制度主要包括以下几点：

1）将档案管理工作分为几部分，由不同级别的管理人员，指定完成相应的工作内容，也就是说按照划分的工作量，完成档案管理工作，以此确保档案管理人员的工作量均等，并做到各司其职，以免因不公平的分工而影响管理人员工作情绪。

2）落实责任制，将工作职责细致划分到每位管理人员的身上，有效增强管理人员对待本职工作的责任感。

3）落实奖惩机制、考核机制，定期考核管理人员的同时，对于违反管理规定的管理者予以严厉处罚，起到警示的作用，能使管理人员认真做好档案管理工作。

4）要求档案管理部门的所有工作人员相互监督、管理、相互合作、互帮互助，有利于增强档案管理人员之间的凝聚力，进而做好档案管理工作，说明创新档案管理制度的重要性。

2.3 档案管理中做好保密工作

首先，事业单位应要求档案管理人员保密档案，如果发现管理人员不注重保密档案、文件，致使档案内容泄露，需要求档案管理人员承担责任和后果，进而使管理人员明确工作职责，从而高度注重保管、保密档案，以此防止有人盗窃档案，并杜绝出现档案丢失、档案泄露的现象，以做好档案保密工作。其次，事业单位应明确提出档案管理工作中需创新档案保密方式，档案管理人员清楚要求后，积极改变落后的保密方式，从而在加密档案时，管理人员注重设置档案文件的密码和权限，只有获取动态密码和权限才能查找档案内容，未获得权限和密码，打不开档案、文档，进而增强档案的严密性，有效杜绝出现档案被泄露的情况，因此，档案管理人员除了更新档案管理理念，还应依照要求和规定落实创新的档案保密方式，以全新的方式和方法加密各类档案，有利于做好档案保密工作和档案管理工作，说明创新档案保密方式有着重要意义。

2.4 加大档案管理人员的定期培训力度

针对急救事业单位档案管理制度及档案管理工作人员的知识结构、专业技能和传统的服务模式还不能很好地适应现代信息服务手段变革的要求的现实情况，要加大急救档案管理人员的定期培训力度。国家应该在档案管理方面建立评审考试制度，将档案工作正规化、严格化，这样上到国家事业单位下至事业单位都有法可依。每年最少进行一次档案工作人员的工作培训，聘请省级专家进行实地培训，学习先进的档案工作经验，经培训考试合格后颁发合格证书，作为年终绩效考核的一项重要依据。

2.5 加强事业单位办公室档案工作的便捷性

加强事业单位办公室档案工作的便捷性需要从以下两点入手：

1）档案管理信息化。正如李雪莹在其《事业单位档案管理信息化建设探析》中提到的：作为事业单位管理工作中的重要组成部分，档案管理信息化建设对提升档案管理有效性、促进事业单位的可持续发展具有重要作用。所以事业单位事业单需要引入先进的办公软件进行档案信息目录及存放地的信息录入，方便及时进行调取档案信息，有条件的单位可以将文件扫描存储，设置搜索链接，能第一时间看到要找的文档内容。

2）档案管理网络化。引进相关办公软件，联网化，即使在异地也可查阅要找寻的文档信息，当然必须有管理员相应的权限，不是任何人都可以随便通过网络调取单位的文档信息。

3 结束语

综上所述，办公室档案管理人员除了注重认真管理各类档案以外，还应在实际工作中灵活运用信息化的档案管理模式，以此創新和取代了落后的档案管理方式。此外，管理人员应重视加密档案，以此增强档案的严密性和保密性，防止重要的档案和资料丢失。同时，管理档案时管理人员必须落实创新的档案管理制度，能够提升档案管理效果，以及规范档案管理的整个流程，从而提高档案管理工作的规范性和有效性，有利于推动事业单位更好地发展。

参考文献

[1]郑鹏.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].现代经济信息，2019（12）：68.

[2]白如雲.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].兰台内外，2019（07）：33-34