大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化

张凤丽

摘 要：计算机以及互联网技术的发展，使得我国已经紧跟国际发展的脚步进入了大数据时代。在大数据时代下，数据的爆发式增长已经成为常态，且各行各业都受到了大数据的影响。高校档案管理部门除了要负责相关档案的管理之外，还要通过档案分析来向其他管理部门以及教育工作提供信息与决策的服务。在此过程中使用大数据技术，能够有效提升档案管理的整体效率和质量，帮助档案管理部门为其他部门提供更加全面的服务。基于此，本文将对大数据的优势及其对高校档案管理带来的变革进行分析，然后分析如何借助大数据技术来优化档案管理工作，希望能够为高校档案管理工作提供可行性参考建议。

关键词：大数据;高校档案管理;变革;挑战;优化管理

高校档案不仅记录了高校的发展历史，同时也为高校的各项管理工作提供了信息与决策服务，在高校发展的过程中占据了重要的地位。在大数据时代下，高校档案管理工作也面临着一定的挑战，促使档案管理工作进行变革，数字化、信息化已经成为档案管理的发展大方向。因此，如何紧跟时代发展的脚步加快档案管理的变革与优化，是高校档案管理部门重点思考的课题。

1 大数据的优势

顾名思义，大数据技术是指通过新的信息处理模式来实现更加精准的决策。大数据通常具有5V特点，即：大量（Volume）、高速（Velocity）、多样（Variety）、价值密度（Value）、真实性（Veracity），大量的特点能够满足人们对数据信息数量方面的需求、高速的特点能够满足人们获得信息的时效方面的需求、多样的特点能够满足人们对多元化信息的需求、价值密度特点能够满足人们获得有价值的信息的需求、真实性特点能够满足人们对信息的真实准确性的需求。由此可见，通过大数据技术来实现档案管理，能够有效提升档案管理的效率和质量，促进档案管理的信息化发展，能够为高校各项决策提供有效的数据支持。

2 大数据为高校档案管理带来的挑战与变革

大数据的优势已经为高校档案管理工作带来了一定的挑战与变革，其主要表现在以下几方面：

2.1 促使了档案管理观念的转变

在传统的档案管理观念中，主要是对档案实体进行管理、为使用者提供档案原件查询服务等，管理者的观念通常重管理轻服务，且现如今依然有很多档案管理者将工作重心放在日常管理上，忽略了主动提供档案服务的重要性。而随着大数据时代的到来，高校档案信息的重要性逐渐凸现出来，传统的管理观念已经无法满足高校发展对档案信息的需求。这就在很大程度上促使了档案管理者管理观念的转变，将传统的管理观念逐渐转变成大数据管理，重管理轻服务的观念也逐渐转变成重服务重管理的观念。

2.2 调整了档案管理的资金投入

以往高校在档案管理方面的资金投入占比是非常小的。而在大数据背景下，档案管理工作逐渐向着数字化、信息化的方向发展，在此过程中需要大量的资金投入来作为硬件设施、软件设施的建设与维护，高校在此方面需要投入更多的资金比例，为档案管理工作提供了强有力的支持。

2.3 調整了档案管理者的知识与技能结构

传统的档案管理对管理者的要求相对较为简单，只需要具备专业管理知识和技能、热爱档案管理事业、能够遵守档案管理的基本规章制度即可。而大数据时代下的档案管理工作，对管理者的知识与技能提出了更高的要求，不仅要求其具备上述能力，同时也要对网络技术、计算机技术、大数据技术等有一定的了解。由此可见，大数据为高校档案管理者带来了一定的影响，调整了管理者的知识与技能结构。

2.4 提升了档案管理数据的安全

传统的档案管理中对档案数据信息的安全仅限于管理者做好人防、物防等工作，在档案信息安全方面有着一定的漏洞，很可能会出现档案资料信息损坏、丢失等情况，影响了档案信息的正常使用。而在大数据环境下，纸质档案的安全性得到了一定的保障，弥补了传统管理的漏洞问题，提升了数据的安全。但与此同时网络的虚拟性和开放性也可能会使黑客、病毒等入侵，导致信息数据丢失。

3 借助大数据技术优化档案管理工作的几点建议

基于上述内容可知，在大数据时代背景下，高校档案管理工作面临着一定的挑战和变革，高校档案管理部门应当借助大数据技术的优势来优化档案管理工作，提升档案挂历的整体效率和质量。

3.1 加强档案服务工作理念的转变

在大数据时代背景下，加强档案服务工作理念的转变是非常重要的。要加快档案服务工作理念的转变，需要从以下几方面出发：

3.1.1 高校加以重视

高校相关领导部门应当加强对互联网技术以及计算机技术的重视，充分意识到大数据的优势和重要性，将档案信息化建设工程纳入发展日程。同时。为档案管理的信息化发展创建良好的工作条件，在日常管理过程中采取网络技术来加强信息指导工作，并鼓励档案部门能够积极参与到高校日常的运作以及各项活动中去，充分发挥出档案管理部门的服务功能。

3.1.2 档案管理者加以重视

除了高校要给予重视之外，档案管理者也应当要加以重视，加快档案服务管理观念的转变。管理者应当要从传统的档案保管者、咨询者以及提供者的角色中走出来，将自身定位为服务于全校的服务者，积极面向教育的前线，通过网络技术来实现档案资源的合理应用，为高校的发展以及各种教育活动的展开提供更深层次的服务。

3.2 加强基于大数据的档案管理制度的建设与完善

档案是高校发展中的重要环节，具有一定的指导性作用。但是在现阶段，由于高校各个部门之间的沟通与交流不及时，没有相关制度来进行约束和管理，导致档案信息出现了严重的缺失。面对这样的情况，应当加强基于大数据的档案管理制度的建设与完善。在制度建设的过程中，需要不断建立并完善基于大数据背景的各项制度，包括《档案管理岗位职责》《兼职档案管理人员工作职责》《文件归档制度》《计算机管理制度》《档案收集管理制度》等。在各项制度建设的过程中，需要参考我国现行的《档案法》《档案法实施办法》《归档文件整理规则》、国家档案局8号令及相关文件等，保证管理制度的完整性，为管理工作的正常实施奠定良好基础。

3.3 加快档案管理的信息化建设

大数据时代下，高校档案管理工作也应当要向着信息化的方向发展。因此，加快档案管理信息化建设是当前高校档案管理部门发展的主要方向。在实际情况中，为了加快档案管理信息化建设，可以从以下几方面展开相关工作：

3.3.1 加大投入力度

高校档案管理部门的资料来源于各个院系和相关部门，而加快档案管理部门的信息化建设，需要高校在资金方面给予一定的支持，设立专项资金，专款专用，加强电子设备以及相关技术的更新速度，让档案管理部门与其他各个部门之间的交流能够更加通畅。这样对档案管理的信息化建设有着重要的促进作用。

3.3.2 加快服务端的信息化建设

在档案管理信息化建设的过程中，除了在软硬件方面的建设之外，还应当要加快服务端的信息化建设。档案管理部门应当要加强软件和硬件、管理平台的使用，并逐渐完善管理功能，特别是服务功能的完善，比如：搜索引擎功能、查询功能、自动更新功能等，为档案的使用者提供更加全面性、便捷性的服务。此外，为了更加符合高校档案管理自身的特点，高校可以与相关机构结合起来开发管理平台，使档案管理平台与实际情况更加相符。

3.4 加强档案管理队伍的建设

对档案管理进行优化，必须要有高素质的人才来作为支持。因此，加强档案管理队伍的建设是非常重要的。在档案管理队伍建设的过程中，可以从以下几方面入手：

3.4.1 做好培训工作

为实现基于大数据的档案管理信息化建设，应当要做好档案管理者的培训工作。在培训的过程中，不仅要求档案管理者具备专业的档案管理知识，同时也要求其具备计算机操作能力、大数据挖掘能力以及网络知识等，将计算机操作能力作为培训的重点。与此同时，还要加强档案管理经验的交流，让具备计算机操作能力但管理经验不足的管理者与具备丰富管理经验但计算机操作能力不足的管理者进行全方位的交流，加强经验的传授，共同突破档案管理的难点，建立高素质的档案管理队伍。

3.4.2 重视人才引进

高校档案管理部门应当要重视人才的引进，在招聘的过程中制定严格的考察流程和内容，对人才进行全方位的考察，使其不仅具备较为先进的管理技能，同时也具备一定的计算机操作技能，且具备较好的职业道德素养、服务意识等，以便提升整个人才队伍的综合素质。

3.5 做好档案安全管理工作

在档案管理的过程中，加强档案的安全管理是十分重要的，是保证档案数据信息准确性与完整性的基础。因此，应当要从以下几方面来做好安全工作：

3.5.1 加强安全系统与软件的应用

高校应当引进安全防护系统、终端等，在档案管理过程中做好服务终端的安全防护。比如：加大资金的投入力度来购買安全软件，并聘请专员来进行安全软件和相关系统的维护与升级。在服务客户端方面也要做好相应的安全管理，提升系统的安全性。此外，为了保障所有数据资料的准确性与完整性，需要做好云备份工作，通过建设云空间来将相关档案数据上传并做好备份，避免高校网络遭到黑客或是病毒的攻击而导致数据信息丢失。如果信息真的丢失，那么也可以通过云备份来恢复相应的数据，保证数据的安全。

3.5.2 加强档案安全管理制度的建设与完善

在现阶段的档案安全管理制度方面，多数高校的安全管理制度不尽完善。因此，高校应当考虑到多种可能会影响到数据安全的情况，并针对各种情况来建设相应完善的安全管理制度。比如：虽然档案管理逐渐实现了信息化，但是纸质档案的安全也是管理的重点内容。因此，相关安全制度中必须要将纸质档案的安全考虑进去，比如档案室内禁止存放私人物品，做好防火、防盗、防雷、防水、防潮、防高温、防虫、防污染等安全工作;档案室布局合理且编排有序;每个月对档案室进行定期检查;电脑及存储设备做好防毒和杀毒措施，并定期升级，非工作人员不得使用设备;档案管理系统由专人负责维护，数据库以及光盘等电子文档定期做好检查和备份。

4 结束语

随着大数据时代的到来，高校档案管理工作也面临着一定的变革与挑战，如何优化档案管理工作是档案管理部门发展过程中的大问题。高校及档案管理部门要意识到大数据的优越性，明确大数据为档案管理工作带来的挑战，并在此基础上及时转变服务观念、加强相关制度建设、加快档案管理的信息化建设、做好档案数据安全管理、加强管理队伍建设，为大数据时代下的档案管理工作提供全方位的支持。

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