医院人事档案管理问题与优化建议探讨

摘 要：医院是为社会大众提供医疗服务的机构，院内医务人员的职业道德水准和业务能力水平都对医院的未来发展具有重要作用。而医院的人事档案记录着全部医务人员的道德评价、业务情况以及简历等资料，这对医院的人员配置优化是重要依据。鉴于此，笔者将主要针对医院的人事档案管理工作进行分析，希望可以为相关从业人员提供借鉴。

关键词：人事;档案管理;建议;问题;医院

1 引言

医院人事档案管理工作有助于退休人员、外编以及在编的管理，还对医院领导层做出正确人事决策起到重要信息支持作用。科学的医院人事档案可反映出院内职工的個人家庭情况、个人简历、工资发放情况、学习工作经历、奖惩情况以及学术科研水平等重要信息，这些信息不仅体现了个人能力水平，还与个人职称晋升、工资待遇等具有紧密联系。因此，人事档案管理是重要信息依据，是医院的一项重要工作，务必得到足够重视，有效及时地展开人员档案信息整理与分析，并改革创新相关制度，使得医院人事档案管理发挥出应有的作用。

2 现阶段医院人事档案管理存在的主要问题

2.1 医院对人事档案管理不重视

社会大众对人事档案的不重视，使得人事档案成为可有可无的存在，削弱了其使用价值。因医院用人观念的转变，通常会偏向于将人事档案信息作为聘用人才、挑选人才的参考依据，而不是主要依据，其更加注重对人才的具体测试和实际考验。一方面，医院通常会更加注重于医疗水平的提高和医疗服务的优化，缺少设立人事档案的观念;另一方面，社会大众对人事档案观念的淡化导致医院对其重视度也在逐渐降低。这些原因就使得医院人事档案管理无法得到正确利用与发展。

2.2 档案管理缺失制度支持

现如今，大部分医院均有设置医疗标准与章程，也有员工管理制度，可是在人事档案管理方面的规范制度却很少。因此，许多医院的人事档案管理还保持一种“乱作为”、“乱管理”的现状，缺少统一明确的制度支撑，对旧档案的维护以及新档案的录入均缺乏规范的工作流程，无法跟上新一轮医疗卫生体制改革的步伐。同时，当人事档案管理部门的相关人员出现渎职不作为或有心不作为的情形时，若缺乏人事档案管理制度的支撑，就会导致医院的人事档案管理工作陷入僵局。

2.3 人事档案管理信息化程度低

因计划经济时代等因素的影响，许多医院的人事档案管理模式还是沿用传统的手工纸质版模式，还有一些医院虽然已经拜托了人工管理与写入的“原始时期”，进入信息化管理阶段，可是其对信息化管理的应用还是停留在表面，未能得到广泛深入应用。另外，目前医院的人事档案的数量较大，如果单纯地以人力和传统技术展开档案管理就无法高效地解决问题，也不符合目前的科学技术发展规律。因此，为了提升医院的人事档案管理效率与质量，还需要对传统的管理技术与方法进行革新，多尝试运用一些高科技技术。

2.4 人事档案管理人员专业水平低

医院的人事档案管理存在覆盖面广泛、内容复杂以及工作量大等特点，不仅需要掌握相关医疗知识，还需要熟悉一定的人力分配管理知识。但因为医院对人事档案管理工作的重视度不高，再加上人手不足等问题，导致人事档案管理人员专业性不高，这将大大影响医院的人事档案管理质量，从而出现人事档案管理真实性低、内容不健全等现象。

3 人事档案管理优化的几点建议

3.1 转变观念，重视人事档案管理工作

根据上述分析可知，医院出现人事档案管理问题的根本原因是重视度不够。因此，医院的管理层应当将人事档案管理提升到战略层次，从思想上重视起人事档案管理工作。毕竟员工的人事档案管理可以为企业管理决策提供比较客观的依据，例如员工档案中的员工能力、素质、绩效评估记录等是员工调岗、晋升的重要依据，必须得到足够重视。同时，还需要加强人事档案管理的宣传，让医院内全体员工都提升对人事档案的重视度与管理意识。当医务人员了解到人事档案管理的重要性后，才会与档案管理人员相互监督，从而不断提升医院人事档案管理的效率。

3.2 建立健全的人事档案管理制度

为了让人事档案管理人员有章可循，医院应建立健全的人事档案管理制度，可提取、借鉴其他优秀的人事档案管理制度，再结合医院自身的管理要点和发展情况，设置包括管理制度、档案归档制度、审阅制度以及收集制度等内容于一体的管理制度，从根本上解决人事档案问题。例如，为避免员工个人隐私信息泄露，在调阅人事档案前，需经过上级主管部门的批准，获批后才可以调取。另外，对人事档案管理人员也需要制定相关的管理制度，将其工作表现作为员工的绩效考核指标，对表现突出的员工给予精神上或物质上的奖励;对表现欠佳的员工，安排相应的专业技能培训，帮助其更好地解决人事档案管理中出现的问题;对于渎职、滥用职权的档案管理人员，需要给予适当的惩罚，严重者需要及时清除出人事档案管理队伍。只有制定明确的人事档案管理人员制度，才能做到奖罚分明，从而有效提升人事档案管理的质量与效率。

3.3 对人事档案展开现代化管理

传统的纸质版人事档案管理模式比较陈旧且效率不高，应该沿用一些先进的技术手段，实现文档、网络与自动化一体化。当前，计算机网络技术已经成熟，人事档案管理人员可将员工档案资料录入电脑，实现数据化的档案资料。同时，技术部门应提供强大的储存平台与信息数据支撑，提供健全的档案信息软件，还可在内部局域网上构建平台，实现人事档案管理的资源共享与实时查询，从而提升员工档案利用的便捷性。相关技术人员与人事档案管理人员要通力合作，共同加快医院的人事档案信息化建设与现代化管理。另外，为保证人事档案管理工作的信息化，医院需配备专门的信息化管理设备，例如扫描仪、打印机、电脑、系统软件等，实现人事档案管理工作的信息化、速度化服务。

3.4 构建专业的人事档案管理队伍

首先，为提升医院人事档案管理质量，对人事档案管理人才队伍的建设要强化，选择一些责任心较强、思想素质较好的人员展开人事档案管理。同时，还需要加强对这些人员的培训与教育，提升其专业水平，从传授相关医疗知识入手，不断优化其医院人事档案管理水平，并且定期考核人事档案管理人员，迫使他们学习一些先进的管理方法，从而提升人事档案管理队伍的综合素养。其次，在保证医院人事档案管理人员的专业知识培训外，还需要展开人事档案管理人员的信息化培训，持续精细化工作流程，加快实现医院档案管理的科学化、信息化。最后，医院还需要积极落实人员的工资待遇，严格按照既定的人事档案管理人员奖惩制度执行，从而提升人事档案管理人员的工作积极性，提高工作质量。

4 结束语

为深化医疗卫生体制改革，医院的人事档案管理必须得到重视及优化，构建专业的人事档案管理队伍，建立健全的人事档案管理制度，规范人事档案的查阅与收集，并且始终跟上时代的步伐，运用现代技术管理人事档案，从而为医院人力资源发展奠定基础。

参考文献

[1]赵妍.医院人事档案管理工作创新点及优化项目分析[J].管理观察，2019（07）：183-184.

[2]宋欢.提升医院人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].内蒙古医科大学学报，2018，40（S1）：440-446.

作者简介

韩芳莉（1976-），女，汉，陕西，本科，新疆维吾尔自治区第一济困医院（自治区第四人民医院），档案馆员，办公室档案管理。