高校档案管理质量保证体系的建设思路

林婷婷

摘 要：现阶段阻碍高校档案管理质量提升的主要因素有高校档案管理理念落后、高校在档案管理上资源投入不足、档案服务职能有较大限制。建设质量保证体系是克服阻碍因素、促进高效档案管理质量提升的办法之一，在建设质量保证体系时，高校可从思想原则、工作体系、工作模式入手，以这三点为建设思路，通过明确高校档案管理指导思想与原则、构建科学的高校档案管理工作体系、完善高校档案管理工作模式，建成高校档案管理质量保证体系，促进高校档案管理水平全面提升。

关键词：高校;档案管理;质量保证体系;建设

1 高校档案管理的内容与作用

在现阶段，高校档案管理内容主要可分为“对高校档案实体进行管理”与“对高校档案管理组织结构进行管理”两部分内容，前者是对高校档案资源进行管理，包括信息的收集、利用等等，后者是对档案利用者、档案服务工作等等进行管理，包括档案管理机构的设置、档案服务管理等等。

高校档案管理的作用，可归结为“为高校发展服务”，它不仅仅是高校历程的真实记录，也是高校文化精神的传承与延续。具体来讲，高校档案管理的作用有：第一，为高校管理活动、文化建设活动等多个类型的活动的开展提供参考资料，促进活动顺利开展;第二，有传播知识、教化育人的作用，同时可增加高校的底蕴，为塑造高校形象、凝聚高校精神背书。

2 阻碍高校档案管理质量提升的因素分析

2.1 传统思想观念的束缚

关于传统思想观念的束缚导致高校档案管理质量不佳，解释如下：在高校传统档案管理当中，高校相关人员对档案管理工作一知半解，阻挠了高效档案管理质量提升。比如，档案工作者只将档案管理工作视作一项基础工作，并未真正意识到档案管理的价值，导致档案管理质量不佳;又比如，高校领导并不清楚档案管理的作用，所以不重视高校档案管理工作的开展，未为高校档案管理工作的开展创造良好氛围，未安排足够的档案工作者来负责档案管理工作，无法保证档案管理工作顺利开展、高质完成。

2.2 资源投入不足的羁泮

高校档案管理资源投入不足会导致高校档案管理质量得不到保障。资源投入不足，主要体现在两方面：一方面，在档案管理人员上投入不足。比如，档案管理人员缺乏学习、培训的机会，档案管理能力得不到明显提升，已无法满足新时代下的高校档案管理需要。另一方面，在档案管理设备与技术上投入不足。比如，在现代信息技术广泛用于档案管理的情况下，部分高校档案管理工作仍旧过度依赖人工，不仅导致档案管理效率低下，也导致档案管理质量无法借助现代信息技术获得提升;又比如，某些高校引入了现代化档案管理设备，却未对设备如何投入适用进行有力规划，导致设备形同摆设。

2.3 档案服务职能的限制

档案服务职能的限制于高校档案管理质量提升有碍。常见的职能限制有：第一，行政干扰限制高校档案管理质量提升。结合实际情况来看，档案管理水平较高、质量较好的高校，其档案管理工作往往较少受到行政干扰，档案管理机构是具有一定独立性的二级管理机构，并非下属行政管理部门。换言之，当档案管理机构下属行政管理部门时，档案管理工作往往效率低下、质量不佳，例如行政部门在繁忙之际可能抽调档案管理人员去负责其他工作的开展，影响档案管理工作正常开展。第二，档案利用权限限制档案管理质量提升。档案利用权限存在限制，主要与档案鉴定体系有待完善有关，当鉴定体系不完善时，无法对档案价值、密级进行精准明确，档案资源的利用极易受到档案管理部门限制，使档案管理无法充分发挥出价值为高校发展服务，从而阻碍高校档案管理质量提升。

3 对高校档案管理质量保证体系建设的探究

3.1 以“明确高校档案管理工作的指导思想和原则”为建设思路

以“明确高校档案管理工作的指导思想和原则”为高校档案管理质量保障体系的建设思路，其实就是通过梳理档案管理工作发展理念、明确高校档案管理工作原则，为高校档案管理创造良好的工作氛围，从而达到保障档案管理質量的目的。树立档案管理工作发展理念，即改善高校相关人员对档案管理一知半解的现状，让相关人员意识到——高校档案管理工作为高校发展服务，且有传播知识之效，是高校在知识经济社会中谋取发展时必须关注的内容。明确高校档案管理工作原则对高校档案管理质量提升有利，高校档案管理工作原则有：第一，实用性与服务性，即高校档案管理有深入发觉信息资源价值的作用，可为高校文化建设、科学研究等活动的开展提供实际性服务;第二，时效性，即高校档案管理在发觉信息资源时，获得的信息资源往往具有时效性，其价值会随着时间流逝逐渐消减。

3.2 以“构建科学的高校档案管理工作体系”为建设思路

以“构建科学的高校档案管理工作体系”为高校档案管理质量保障体系建设思路，即通过优化档案管理工作机制、组织职能与提高档案管理工作者素质，为高校档案管理工作的开展提供工作体系保障，从而达到保障高校档案管理质量的目的。在优化档案管理工作机制时，高校可从以下入手：首先，加强领导责任机制的运用，使高校领导对档案管理工作的开展负责，从而达到加强档案管理资源投入、优化高档案管理理念、改善档案管理环境的目的，保障档案管理质量;其次，引入竞争机制与评估机制，使参与高校档案管理的人员的工作积极性、专注度等等得到有效提高，从而保障档案管理质量。完善档案管理职能，即加强档案的服务职能与教育职能，使高校档案管理切实为高校、社会服务，同时借助高校档案管理实施档案教育。提高档案管理工作者素质，即构建完善的人才评价体系、人才培养与引入体系，从专业与道德两个角度切入，对档案管理工作者的素质进行评价，然后根据评价结果对档案管理工作者进行有目的培养，或直接引入能力过硬的档案管理工作者。

3.3 以“完善高校档案管理工作模式”为建设思路

以“完善高校档案管理工作模式”为高校档案质量保障体系建设思路时，高校可通过高校档案全面管理、高校档案多元化服务完善档案管理工作模式，达到促进高校档案管理质量提升的目的。高校档案全面管理，即高校在进行档案管理时应当与时俱进，考虑到信息时代下信息量暴增的情况、知识经济社会中信息重要程度日渐增加的情况，有必要将档案管理从“局部管理”逐渐扩张为“全面管理”，使档案管理部门与高校其他部门连接起来，建设全面管理网络，使档案管理工作覆盖高校的方方面面，使有价值信息得到更为全面的收集与利用，从而促进高校档案管理质量提升。高校档案多元化服务，即除了单一的档案咨询服务之外，为保障档案管理质量，使档案管理充分发挥出价值，高校应将档案服务从“单一”向“多元”转变，为高校各部门、各种活动的开展提供主动的、定向的、超前的服务，同时提供高校文化、历史、精神、建设展示性服务。

4 结语

档案管理质量的评判标准，并非仅仅在于档案是否得到了较好保存，更多在于档案是否得到了较好利用，其价值是否得到充分发挥。明确高校档案管理指导思想与原则、构建科学的高校档案管理工作体系等做法，不仅可使档案得到较好保存，也可督促档案利用与价值发挥，因此在加强档案管理质量保证体系建设时，高校可以思想原则、工作体系等等为建设思路。除此外，在质量保证体系建设过程中，高校还可从完善档案管理奖惩体系等方面入手，使高校档案质量得到进一步保障。

参考文献

[1]金芳.提升高校档案管理人员素质的策略分析[J].人才资源开发，2019（18）：55-56.

[2]姚树静.大数据背景下高校档案管理面临的挑战及对策[J].山东广播电视大学学报，2019（04）：86-88.