浅析事业单位档案管理制度

韩秋萍

摘 要：在新形势背景下，事业单位应转变传统的管理理念，加大对档案管理制度的创新改革，建立符合新时代发展的档案管理制度，一方面，它强调的信息特征的公共机构的档案管理系统，提高档案管理的效率;另一方面，它为系统的建立提供了担保的公共机构和促进可持续发展的公共机构。本文围绕事业单位档案管理制度展开讨论，为事业单位建立创新档案管理制度提供参考依据。

关键词：事业单位;档案管理;现状分析;制度

事业单位在发展过程中，会产生大量的信息和数据，利用档案收集和整理产生的信息和数据，不仅详细记录事业单位在各个时期的发展状态，还能为建立规范化档案管理制度奠定坚实的基础。在事业单位档案管理工作中，存在较多的问题，其中管理方式落后、缺乏现代化的管理方式，严重制约档案管理工作的开展。针对出现的问题采用创新方法，使事业单位档案管理工作水平不断提高。

1 浅析事业单位档案管理现状问题

1.1 档案管理混乱，相关工作人员没有工作经验

档案管理工作出现混乱的情况，一方面是相关工作缺乏工作经验，另一方面未能严格落实档案管理工作职责。在对事业单位档案管理人员进行调查发现，许多管理人员未能给予档案管理工作足够的重视，导致档案信息数据整理出现错误，并且由于缺乏工作经验，无法快速处理出现的问题。此外事业单位未能对档案管理人员进行专业化培训，工作人员缺乏管理技能。事业单位档案管理工作涉及多项内容，包括保管、编制、归档以及借档等，每项内容均需要严格按照流程进行操作，需要工作人员熟悉每个环节的操作，才能避免档案管理工作出现混乱的情况，有效提升档案管理工作效率。档案管理部门应重视培养工作人员的管理意识，指导工作人员掌握科学有效的管理方法，以便快速开展管理工作，提高档案管理工作整体水平。

1.2 档案管理方式老旧，效率质量低下

事业单位采用传统的档案管理方式，如采用人工方式开展档案管理工作中，由于档案管理工作产生较多的数据，在处理大量数据过程中，一方面图表、文字等信息过于复杂，另一方面工作时间较长，工作人员承受较大的工作压力，经常会出现整理错误的情况，导致档案管理工作效率和质量不断下降。此外许多事业单位档案管理工作人员，在进行档案管理工作中，由于距离现在的时间较为久远，工作人员缺乏对档案管理的兴趣，会对档案管理工作产生厌烦的情绪，不利于档案管理工作正常的进行。在事业单位发展过程中，档案数量不断增加，但是存储空间有限，传统的管理模式无法满足档案管理工作需求，严重制约档案管理工作现代化发展。

1.3 档案管理不符合事业单位发展现状，信息更新缓慢

市场化的背景下，公共机构应该遵循市场发展的趋势和应用信息技术在档案管理以提高能力的现代化档案管理的公共机构。然而，许多机构市场化发展缺乏了解，无法应用信息技术档案管理，和原始文档信息管理系统太老了，与市场化发展存在较大的差距，未能及时更新档案信息管理系统，包括档案借档信息管理系统、归档信息管理系统等，致使现有的档案管理不符合事业单位发展现状，出现信息更新缓慢的情况。

2 如何有效创新事业单位的档案管理工作

2.1 从观念入手，树立档案管理意识

在信息技术广泛应用的过程中，事业单位应转变传统的管理观念，将信息技术应用在档案管理工作中，建立信息化管理模式，利用信息化模式开展科学合理的档案管理工作，并且积极宣传信息化技术对档案管理工作的重要性，使工作人员形成正确的信息化管理意识，在意识的引导下，努力学习信息化管理技能，在工作中运用信息技术，有效提高管理工作效率。以创新观念为指导思想，使工作人员树立档案管理意识，需要事业单位给予档案管理工作足够的重视，应用信息技术构建现代化档案管理平台，在平台内为档案管理工作的开展提供便利的条件。此外，公共机构应加强现代档案管理的推广，这就需要各级之间的积极合作管理和档案管理的工作，所以每个员工都可以建立一个协调各部门之间的关系的档案管理工作，充分发挥和协调的关系，帮助文件管理工作的优势，提高经理的责任感和使命，严格执行工作管理要求，为提高档案管理效率提供保障。

2.2 從制度入手，优化档案管理制度

事业单位应应用创新模式，强化档案管理工作的创新机制。事业单位从制度开始入手，一方面优化档案管理制度，使制度更加完善，并根据制度要求对管理组织进行深入的调整，从而实现资源优化配置，另一方面要求工作人员，必须按照档案管理制度开展工作，在工作中保证每个环节快速有序的进行，有效提高档案管理工作的效率。事业单位从制度入手，应制定科学合理的档案管理流程，在流程内明确标注禁止出现的行为，包括随意更改档案内容，在提取档案过程中，必须经管理人员、经办人以及借阅人员的签字确认。此外事业单位可以制定奖励机制，对于优秀工作人员提供物质奖励，在发生任何非法操作的人员，政府当局应该严肃处理违反依照其他员工的机制和拉警报，以避免类似的问题再次发生。

2.3 从信息化的角度来看，推进档案信息化发展

在社会和经济发展的过程中，信息技术的应用范围不断扩大，规范化技术已应用于事业单位档案管理，利用信息技术构建现代化管理系统，充分发挥信息技术的优势，使档案管理工作突显出信息价值，有助于提高档案工作现代化管理水平的同时，还能加快事业单位信息化发展。事业单位在应用信息技术建立现代化档案管理模式过程中，利用信息技术可以有效延长档案信息的使用寿命，同时最大程度提高档案管理工作效率，实现档案资源的有效利用。事业单位在建立信息化管理系统过程中，应充分发挥信息技术的实效性和准确性优势，使档案信息可以精准的存储和使用，而且利用信息技术，将档案管理部门的电脑、打印机以及扫描仪等设备进行有效的连接，可以使档案管理工作形成一体化模式，显著提升管理工作的效率。事业单位应用信息技术，还应成立档案信息管理服务平台，为各个部门档案管理工作提供便利的条件。

2.4 以科技信息收集整理手段形成新的档案管理信息库

以科学信息技术为载体，建立档案管理信息库，通过信息库可以对档案信息进行收集整理。事业单位应重点培养年轻管理工作人员，让更多的新鲜血液加入到档案管理工作中，一方面可以快速掌握信息技术的使用方法，充分挖掘档案管理信息库的应用价值，另一方面年轻工作人员具有良好的创新思想，会积极的探索和应用创新技术，如云计算、大数据管理等，使传统的人工管理模式得到根本性的转变，进一步提升档案管理工作的数字化应用价值，推动事业单位档案管理工作创新发展。在信息化背景下，数字化管理模式具备较强的竞争能力，通过转变传统的管理模式，以递进式的方式，将不同年限的档案内容、不同形式的档案内容等，进行有效的划分，通过划分可以减轻人工模式处理档案工作的压力，进一步释放劳动力，避免管理人员承受过多的负担。通过科学信息技术，采用收集和整理手段，使档案管理信息库运行更加平稳，尤其是在处理大量数据信息过程中，数据库会为工作人员提供便利的条件，如档案的存储时间、存储类型等，方便工作人员及时查阅。

3 结语

综上所述，在事业单位档案管理工作中，事业单位应转变传统的管理模式，积极运用创新管理理念，以信息技术为载体，建立现代化档案管理制度，通过制度严格管理档案工作，要求工作人员必须按照流程存储、调阅等数据和信息，一方面可以使数据信息保持良好的真实性，另一方面，为了有效地提高档案管理的效率，机构应加强信息技术的宣传，引导工作人员形成信息技术管理理念，加快档案管理工作信息化发展。