事业单位档案管理规范化及档案利用效益研究

关美琪

摘 要：作为事业单位发展的重要基础之一，档案管理工作在很大程度上影响着单位自身能否快速发展、生产效益能否持续提升，并对各部门工作有着不可替代的指导意义。当前已进入信息时代，传统的事业单位档案管理办法面临着巨大的挑战，只有正确认识过去档案管理工作中的不足，并以规范化、制度化、科学化的措施进行调整与改进，才能切实提高档案的利用效率。基于此，本文将对事业单位档案管理规范化及档案利用效益进行研究。

关键词：事业单位;档案管理;规范化;档案利用效益

1 档案管理工作的重要性

档案管理工作一般有两个较为重要的作用，其中一个作用是可以作为考察的依据，因为档案的记录更加客观，是真凭实据，更容易让人信服。另一个作用是可以作为事件的参考，因为档案往往是记录真实发生的事件，是真实存在的，档案中往往还存在一些所发生事件的依据，如签名、手稿、照片等。这些都属于重要依据，当发生某些事情时，它们全都是重要的参考物。

档案工作较为繁复，工作量较大。其主要特点是：一是档案的种类较多。随着事业单位的发展及创新，档案的种类也随之增多;二是数量多。只要是单位正常的开展服务，档案就会产生，随着日积月累，档案的数量也较多;三是要求高。档案记录并不只是资料的收集，还需要进行归档和管理。因此，档案管理工作要加强规范性。

2 事业单位档案管理存在的问题

2.1 管理技术、方式较为落后

传统的事业单位档案管理主要处理的是以纸质档案为主的资料，其不仅占用了不小的空间资源，并随着时间的推移还面临资料老化等问题。同时，数量越来越多的纸质档案也不利于检索人员的查阅和使用。究其原因，一方面是因为很多事业单位缺乏相应的软硬件设施购置资金，另一方面是因为档案管理人员缺乏对现代化信息技术的学习与应用。

2.2 档案管理人员整体素质参差不齐

档案管理人员应对国家关于档案管理的各项法律法规以及相关政策走向有深入且独到的理解，并能凭借强大的文字表述能力和熟练的现代化档案管理工作技能及时、准确地记录下事业单位在自身发展历程中所产生的各项有价值的信息资料。然而就目前来看，达到这一标准的事业单位档案管理人员仍是凤毛麟角，档案管理人员整体素质参差不齐。

2.3 管理程序混乱，管理制度存在漏洞

很多事业单位的领导对档案管理工作没有给予足够的重视，因此在制定相关规章制度时留下了不少隐患。举例来说，一些事业单位在收集档案资料的过程中，由于未建立相关绩效考核制度，导致了档案资料缺失、档案收录不合理等问题。除此之外，在收录档案资料的过程中，因不同部门的标准存在差异，导致档案管理工作力度不足、深度不够。更有甚者，由于单位领导缺乏长远眼光，致使档案管理人员缺乏对档案管理的合理规划，无法形成完整、连续的档案资料。

3 事业单位档案管理规范化及提升档案利用效益的有效策略

3.1 加大宣传力度

为了档案管理工作能够顺利的开展，务必将规范档案管理工作融入管理者的日常生活中，这样才能全面的发展。对于部分档案管理工作较为落后的事业单位，更应该加大宣传力度。甚至有的事业单位自身都不了解这项工作，宣传对象也不单指档案管理工作者，在事业单位中工作的全体员工都应该积极配合多了解这方面的知识，团结一致，积极配合，争取早日解决这一问题，实现档案工作规范化。

3.2 建立档案立卷归档标准

调查显示，大部分事业单位在档案立卷归档方面不够严谨，基本不符合标准。这就是档案管理工作不规范的主要问题所在，所有档案都必须要求健全归卷，保证它能够发挥出最大的价值。应当明确归档的重点所在，对各类文件进行详细的区分，避免出现信息多、杂、乱的现象。掌握档案的时效性，在完成相关工作任务之后，才能对档案进行归档，必须规范操作，不能马虎大意，保证规范性，这些对材料日后的价值都有着重大影响。装订、保存、收纳这些步骤同样重要，每一步都不能出现任何小差错。保证立卷归档能够规范标准。

3.3 提高档案信息利用率

事业单位要对传统的档案管理模式进行创新，完善单位档案管理机制，促进档案信息利用率提升，推动事业单位的长远发展。在进行档案管理过程中，事业单位要充分结合单位的发展现状及特点，激发档案人员工作热情和积极性。

3.4 开展数字化管理档案

随着社会的不断发展，采用数字化管理模式管理档案是有必要的，不但带来了便捷，也提升了工作效率。数字化管理档案中最重要的是对文书进行处理，档案工作中最基础的部分就是文书工作。因此，文书工作直接决定了一个档案的好坏程度，对于文书的处理工作也影响着档案管理工作的效率。在这样一个大数据时代，面对大量的信息，只有学习计算机技术才能有条不紊的处理好这一切，使用计算机对文书进行记录会更加方便，在电脑上即可对它们进行分类，简单快速、简洁明了，减少了许多不必要的繁琐工作，节省了大量工作时间，还可以进行数字化的传阅、修改，大大增加了办公效率。

3.5 增强档案管理责任心

事业单位中的档案管理受到的重视不高，相关档案管理人员由于缺乏责任感，工作态度不好，影响了档案管理的规范化。新时期，事业单位要从领导开始，落实好每位人员的工作，从而提高档案管理人员的工作热情，保证档案资料的安全性，并且保证档案管理的安全性，避免出现资料的丢失。

3.6 加強对档案管理的重视

首先，作为担负着事业单位各项管理工作决策、组织和指挥职能的领导层，必须从思想上不断强化对档案管理工作的认识和重视，将提高档案管理水平列入单位发展目标之一，以确保事业单位档案管理工作更加有序、规范地开展。其次，应直面且有效解决档案管理人员在工作中的各种问题，从满足资金需求和引进优秀人才两方面入手，完善档案管理工作模式，全面迈入现代信息化管理阶段。最后，要不断推动事业单位档案管理法制化建设，争取早日实现依法建档、依法管档、依法用档。

3.7 健全档案管理工作制度

无论是任何事情，只要有了一个良好的制度，就是一个好的开端，任何事情都需要有制度来牵制着，同样，事业单位的档案管理工作更加离不开制度。只有及时调整管理制度，应对突发状况，才能让事情完成的更加出色。为解决传统的事业单位档案管理程序混乱和低效化等问题，需从根源上建立并健全档案管理制度，保证档案管理工作得以科学化和规范化实施。一方面，需要从档案收集和档案录入入手，通过不断完善相关制度标准提高档案资料收集的准确性、有效性，加强档案资料录入的完整性和规范性。另一方面，针对档案整理入馆的各个环节，通过严格落实相关制度保证档案资料依法按时入馆，并推动数字化档案入馆工作。除此之外，还要重视提升档案服务水平，以期实现更加高效的档案利用。

4 结束语

总之，随着时代的发展，传统的档案管理缺乏创新，因此，事业单位要结合大数据和信息技术等进行档案管理创新。一是档案管理人员需要转变传统的思想，从而推动档案管理创新，提高档案管理的效率。二是事业单位要深化改革档案服务模式，建立档案数字化管理服务体系。事业单位需要重视档案人员的培养，使事业单位运行效率提高。

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