基于协同模式的外来产品数据的精细化管理

王运玲 姚博

摘 要：产品数据控制是整个质量管理体系管理的关键要素之一，产品数据控制的目的是监视产品数据资料的制定、审批、发布、传递、使用和管理等过程，以确保产品研制过程的产品数据系统、完整和有效性。通过利用协同模式，将外来产品数据进行精细化管理，使外来产品数据管理闭环，保障科研生产。

关键词：协同模式;外来产品数据;精细化管理

1 外来产品数据管理存在的问题

产品数据按其来源可分为内部产品数据和外来产品数据，外来产品数据是指上级主管机关下发或其他相关单位下发的公文、上级标准、产品研制过程中相关参研单位的传递产品数据，涉及技术性或管理性产品数据。

但随着研究所研制工作的发展，型号项目越来越多，自主研制拓展为协同设计，型号从设计制造延伸到外场，对接的外部业务单位增加，外来产品数据数量增大、传递形式多样化。因此信息来源多样化和协同设计等需求，原有管理制度不能满足产品数据的有效管控，外来产品数据管理的薄弱主要体现在：

1.1各类产品数据的归口管理部门不明确，即使有的类别明确了归口管理部门，但各部门对产品数据的接收、传递、归档、有效性控制的方式不一致，导致型号研制过程中难以获得全面、有效的外来产品数据信息。在型号研制过程中出现了未落实外部要求、引用无效外來产品数据的质量问题。

1.2科研类外来产品数据由接收部门负责接收后移交设计单位，因缺少流程控制环节，经常出现找不到承接单位导致外来产品数据无法处理、对承接单位判断不全面导致应该承接的单位未承接、参研单位需要而未向下游传递、外来产品数据不归档等现象，对型号研制和生产进度带来极大的质量隐患。

1.3未对外来产品数据的接收、传递、归档、有效性控制的过程及过程职责进行明确，外来产品数据的管理缺少依据性标准，流转周期过长，容易造成产品数据执行和落实不到位的后果。

2 精细化管理的目标

加强外来产品数据管控力度，满足产品数据控制规定的“识别、确定策划和运行质量管理体系所必需的来自外部的产品数据，记录并对其予以控制”的要求。具体目标如下：

2.1识别并合理分类，确保归类放置、方便获取;

2.2分类细化管控流程，保证全过程受控;

2.3细化部门职责，确保产品数据闭环管理;

2.4利用信息化平台创新管理模式，缩短产品数据流转时间50%。

3 协同模式的外来产品数据精细化管理模式的做法

按照“问题搜集→关键问题分析→业务流程设计→标准构建→信息化流程构建→标准实施”六个步骤，以收集的问题为切入点，解决关键问题为主线，合理确定分类并细化流程过程，结合流程明确职责、行动项和闭环管控要求，确立外来产品数据管理制度，依托信息化平台提升进行流转效率，实现整体目标为思路，具体的做法如下：

3.1外来产品数据问题搜集

为充分掌握外来产品数据在分发、访问、检索和使用等方面存在管理不规范现象和现存问题，了解各方在外来产品数据获取和使用方面的需求，对外来产品数据管理的问题进行了广泛征集。共征集到相关问题和建议22项，其中分类及编号6个、职责3个、过程6个、归档发放7个。

3.2关键问题分析及处理

分析收集问题，初步确定关键问题并制定解决措施。成立了问题研讨组，从业务影响、改善收益角度出发，经多次研讨确定关键问题3项、解决措施11条。

3.3业务流程设计

调研各类外来产品数据现行管理模式和管控需求，新增5类流程涉及节点48个，分别制定初步业务流程及流程说明。为保证流程可操作性，经多轮次研讨，焦点问题主要集中体现在如下方面：

3.3.1协同和非协类等产品数据如何明确区分，合理选择流程？

3.3.2纸介质产品数据的电子化，谁来承担，如何周转？编号及信息导入如何设置并方便实现？

3.3.3电子类产品数据的如何实现线上周转，易操作可追溯？

3.3.4未明确执行部门时，产品数据处理部门如何判定并易操作？

针对上述焦点问题，标准编制组与涉及部门进行专项研讨，以主责专业多承担、线上周转为原则，确定处理措施14项。

3.4标准构建

为保证外来产品数据管理流程职责的落地，成立了标准编制组，以全面解决问题为出发点，落实流程梳理成果、研讨问题及解决措施为导向，多次完善构建了新标准。

3.4.1产品数据分类、各类产品数据管理流程、各部门管理职责、退回机制和分发原则等;

3.4.2提出了有效性控制要求、信息发布要求、活动周期要求等各业务活动的通用质量要求11项;

3.4.3重新确定编号、归档流程、归档方式，明确了外来产品数据编号使用原则，满足外来产品数据查询、使用和对接的需求;

3.4.5分别从发放单位和内容要素两个纬度梳理了识别主体单位，以加快外来产品数据流转效率，最大限度实现外来产品数据相关性一次判别成功。

3.5信息化流程构建

针对电子产品数据线上传递需求，为保证外来产品数据管理流程和管理规定的有效落实，保障外来技术产品数据的有序高效流转，依托OA办公平台，综合考虑涉密载体闭环要求，采用信息化手段，开发相应管理模块，模块实现如下功能：

3.5.1实现外来产品数据接收、识别、归档/退回、分发使用流程;

3.5.2流程设计过程中综合考虑了涉密载体闭环要求、工作适宜性，对普遍涉及的扫描、介质移交等流程进行了集成，提高流程处理效率。

4 实施效果

通过本成果建立的外来产品数据管理流程、标准和信息化平台，能够满足质量管理体系关于“来自外部的成文信息”的管控要求，大大降低因外来产品数据管控不到位导致的外部要求未及时获取、传递和落实的风险，排除部分对型号研制过程产生影响的质量隐患。

4.1提升外来产品数据处理单位识别的充分性

通过本课题建立了外来产品数据“初判、再判、终判”的三级分级判断机制，能够保证外来产品数据识别主体判断的准确性，落实“谁主管，谁负责识别”。根据发文单位的业务侧重点、产品数据内容以及业务对接部门的关联关系，以表格形式明确了产品数据承接单位判定规则，可操作性强，满足使用需求。本管理成果实施以来，未出现过识别主体不清晰、外来产品数据是否接收无法判断、业务相关部门未接到外来产品数据信息的情况。

4.2规范各类外来产品数据管理的全流程管理

建立了5类产品数据对应的5个流程、48个节点，明确了“接收、处理、归档、使用”全流程涉及的单位及工作项，为各类外来产品数据的管理提供了依据。

本管理成果实施以来，未出现个人接收产品数据未归档、承接单位产品数据滞留、无承接单位产品数据长期挂起、参研单位外来产品数据未传递等现象，流程制定合理，全过程要求明确。

4.3完善外来产品数据闭环管理

新制度加强外来产品数据相关管理部门职能，促进外来产品数据的闭环管理，1）增加扫描存档信息录入功能，确保归档闭环;2）完善无承接单位外来产品数据公示及退回管理，确保非相关产品数据闭环;3）流程设置二次转发节点及管理要求，反馈信息到接收部门，增加向参研单位传递要求，确保内、外部均实现闭环管理。

4.4用户满意度提高

经过对外来产品数据管理制度的修定和管理流程的创建实施，各设计部门的人员对此工作提出高度肯定，减少设计人员处理外来产品数据花费的时间成本，同时明确责任，优化流程，使外来产品数据的管理过程运行得更通畅，获得设计部门和管理部门的高度好评。

参考文献：

[1]王运玲，精益六西格玛在航空发动机产品数据外发的应用[J].装备维修技术.2021（09）

[2]茅文湖，浅议环境监测部门的外来文件管理工作[J].环境科学导刊.2013（06）