新时代企业档案管理工作的着力点

杨启燕

党的十九大报告指出“蹄疾步稳推进全面深化改革，坚决破除各方面体制机制弊端”。随着中国特色社会主义进入新时代，企业正处在转变发展方式、优化业务结构、转化新旧动能、从高速发展转向高质量发展阶段的关键时期，企业档案工作应顺应时代的发展，认真贯彻落实国家档案局《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》，克服档案工作的短板与弱项，转变观念，以先行思维，探索档案工作在企业深化改革中的着力点，全面提高服务企业发展的能力。

一、固本强基，着力规范档案工作机制

档案工作是一项事关党和国家各项事业发展的基础性、支撑性工作，是企业管理的基础。企业档案是企业生存发展的重要资产，也是企业信用资源和知识资产的重要组成部分。完善的制度是档案工作规范管理、有效运转的重要保障。

1.建立档案工作领导体制。企业应加强对档案工作的领导，建立以主营业务档案为核心的档案管理体系。

2.确立档案工作机构。根据资产规模、档案数量和管理模式建立档案工作机构。

3.健全档案工作网络体系。企业各职能或承办部门、各建设项目均应配备兼职档案人员，组成纵向到底、横向到边的企业档案管理网络体系，为档案收集齐全完整提供组织保证。

4.完善档案工作制度。结合企业实际开展档案制度“废、改、立”工作，在充分调查研究、专题研讨、科学总结以往档案工作成功经验的基础上，重塑档案工作流程，完善档案管理制度，在档案工作机制方面做出顶层设计，为档案工作进入新时代提供制度保障，为档案工作制度化、规范化、科学化管理奠定基础。

5.明确档案工作职责。积极贯彻国家关于档案工作“三纳入”的有关规定，切实把档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，纳入企业管理重要议事日程并渗透到各个管理环节，调动档案工作相关人员的积极性。

6.加强档案工作监督指导机制。建立档案考评制度，夯实企业档案基础工作，及时通报档案考评中发现的问题和考评结果，不断规范考评指标体系，这在一定时期内是一条提升企业档案管理水平的有效途径。

二、内强主体，着力优化档案资源结构

档案资源体系建设是档案工作发展的基础，应不断丰富和优化馆藏，强化档案部门在档案工作中的主体地位。

1.加大企业文件材料的收集力度。加大国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》贯彻执行力度，科学制定文件材料归档范围，依法及时接收应归档档案进馆。从范围上细化文件材料的归档内容，为馆藏档案资源建设奠定更加坚实的基础。

2.加大專门档案的征集力度。全面系统、客观地记录了企业的发展历程，防范这部分文件材料的遗失。

3.加强企业改革中档案处置工作。落实《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》精神，重视机构调整、体制改革企业资产与产权变动过程的档案处置工作，为企业档案资源建设更好地服务企业改革发展奠定基础。

4.加强建设项目档案管理。建设项目档案是建设项目成果的重要组成部分，是反映工程质量和安全的重要载体，是体现企业业绩、实力和行业特点的专业档案。施工企业档案部门应加强建设项目档案的监督指导工作，作为服务企业的切入点，作为保证竣工文件编制质量、保证工程顺利验收、保证建设项目档案及时接收进馆的重要措施。

5.推动企业新的行业领域档案工作发展。促使新时代企业档案管理部门对各类企业重点档案管理的思考和把握。

三、创新理念，着力加强档案基础业务建设

随着网络和信息技术的快速发展，大数据、云计算、人工智能的研究应用越来越深入，档案工作发挥作用的空间越来越大，与企业的关系也越来越密切。依靠创新提高档案管理水平，依靠创新提升服务能力。

1.创新档案资源收集理念。既要重视传统门类档案资源的收集，又要重视新兴产业板块档案资源的收集。

2.创新档案管理理念。既要积极采用先进技术、先进设备搞好档案的硬件建设，又要加快档案管理机制的制度化、规范化、科学化的软件建设，赋予档案工作更多的时代感和创造力。

3.创新档案服务理念。既要加强当前的档案管理，又要跟随企业发展的步伐，做到企业发展建设到哪里，档案工作就要延伸到哪里。

四、加强联动，着力做好档案法制宣传

《档案法》是我国档案工作实践经验的科学总结，是党和国家长期以来有关档案工作的方针、政策的具体体现，是发展档案事业，做好企业档案工作的法律武器。

1.加大档案普法力度。在企业中大力开展《档案法》的普及教育，增强全员档案意识，使各级领导和企业员工认识到，企业档案是企业研发、生产、服务、经营和管理等活动的真实记录，国有企业档案是国有资产的重要组成部分;企业档案工作是企业管理不可缺少的重要环节;加强和改进企业档案工作，是强化企业管理转型升级工作的基本条件和保障措施。

2.开展多样化的档案法治宣传活动。通过举办档案馆开放日、展览、出版画册等形式，向社会展示企业与祖国同行、与改革共进的光荣历程;结合“互联网+”的传播优势，深入宣传档案工作的政策法规，展现档案工作者积极向上的精神面貌和依法管档、忠实履职使命与政治担当;通过公益广告形式，宣传档案工作的重大意义、本质特征及核心要义;通过档案征集、专题讲座、征文活动等互动形式，广泛宣传档案的重要价值和独特作用，进而为职工开启进一步了解档案、了解档案工作的新途径。

五、聚焦企业中心工作，着力做好档案信息资源开发利用

档案信息资源开发利用是档案工作的重要内容，是档案工作围绕企业中心工作、服务中心工作的具体体现。

1.主动对接企业重点工作。精心选题策划，将蕴藏在企业档案中的静态信息与生产力要素相结合，转变为现实生产力，为企业创造社会和经济效益。

2.为企业经营决策服务。围绕企业中心工作，认真组织档案资源的挖掘、开发、整理，努力为各级领导科学决策及时提供系统、准确、有价值、有针对性的决策依据。

3.为企业各项工作服务。要变被动服务为主动服务，不仅要积极地做好日常接待、查阅和借阅档案的“守业型”工作，还应及时了解部门对档案工作的利用需求，有针对性地对档案资料进行筛选、归纳、提炼，把“死档案”变成“活信息”，力爭将档案资源转变为企业的竞争实力、现实生产力和经济效益。

4.开展档案资源的深度开发和编研工作。把“档案库”变成“思想库”“让历史说话、用史实发言”，为企业创新发展、转型升级提供积极有效的服务。

5.创新工作机制和方法手段。既发挥自身优势又合理借助外力，把档案部门的资源优势、档案人才的专业优势和现代传媒的传播优势结合起来，及时提供更加精准、精细的档案支持服务，努力推出更多优秀档案编研开发成果并加大宣传力度，进一步提高档案工作围绕中心、服务企业的能力和水平。

六、聚力转型，着力推进档案信息化建设

1.准确把握档案信息化、数字化的发展趋势和需要。把档案信息化建设与企业信息化建设同步规划、同步建设、同步实施。企业应建立统一应用的档案资源智能管理系统，统一落地企业档案管理规范。

2.实施档案“存量数字化、增量电子化”战略。制定档案数字化推进方案，促进数字档案建设;加大电子文件管理力度，推进电子文件全生命周期管理体系建设，为档案数据库建设打下坚实基础;加快传统载体档案数字化步伐，有序推进纸质档案等传统档案的数字化进程;加强档案资源目录数据库、重要档案文件全文数据库建设，并在条件具备的企业实现纸质档案全文数字化。

3.依托企业业务网络平台。实施档案信息网上数据传输、信息集聚和档案信息网上快速查询服务，促进档案信息资源的公开、共享和开发利用，全面提升档案信息化服务水平。

七、档案安全高效化，着力筑牢档案安全防线

安全是档案工作的生命线，确保档案安全是企业档案部门的职责所在。

1.按照国家档案局《关于进一步加强档案安全工作的意见》要求，始终把档案馆库安全作为档案工作的重中之重。坚持“安全第一，预防为主”的原则，建立档案安全应急处置协调机制和应急处置方案，定期开展应急演练和库房安全检查，配备完善档案库房安全监控系统、消防系统，努力构筑人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防控体系，确保应急机制关键时刻发挥作用。

2.做好档案信息数据异地异质备份工作。有条件的企业应建立档案异地备份中心，实现档案信息系统容灾备份，确保档案安全。

3.做好档案安全保密工作。确保不发生档案信息泄密现象。

八、人才培养，着力建设一支敬业奉献的档案工作队伍

随着企业改革的不断深入，企业机构也发生着深刻的变化，企业档案人员编配越来越少，工作任务越来越重。

1.探索自我革新途径。企业档案工作者要创新档案工作思路，适当分解档案工作任务，适时延伸档案管理链条，带动更多的企业员工从事档案工作。

2.通过教育培训，提高档案人员的职业道德水平和业务处置能力。努力增强档案人员的“四种意识”，即通过档案法制教育，增强档案人员强烈的档案意识;通过档案在企业管理中的重要地位与作用教育，增强档案人员的责任意识;通过档案管理新技术的学习，增强档案人员的进取意识;通过档案工作事关企业“了解过去，把握现在，预见未来”，树立质量意识。新的时代、新的形势、新的目标，档案部门要以档案工作服务企业为重点，坚持新发展理念，努力在管理中创新思维，改进方法，增强服务功能，高质量地做好新时代企业档案工作。

（作者单位：中国铁建股份有限公司）