高校院系办公室管理职能探析

刘梦娜

摘 要 在新形势下，高校院系办公室的管理工作也应相应调整，紧跟时代的步伐，采取各种措施解决出现的问题，努力使管理工作与时俱进。因此，分析和研究高校院系办公室工作岗位职能具有极其重要的现实意义。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对高校院系办公室管理职能探析提出了一些建议，仅供参考。

关键词 高校院系 办公室 管理职能 探析

0引言

办公室作为高校管理的重要组成部分，对于高校的持续发展有着极为重要的作用，这就要求高校能够根据时代形势制订不同的管理策略，从而确保办公室工作效率。高校管理者应当清醒认识到办公室作为高校计划制订传达和不猛协调的中枢，能够确保高校发展计划的可持续进行。另外，随着社会经济的快速发展，要求高校应当建立较为完备的管理策略，从而使得高校各部门能够正常工作运行，切实实现高校的精细化管理，下面将针对新形势下办公室行政管理工作的有效开展进行讨论。

1高校院系办公室管理职能的体现

在高校院系办公室管理工作中，办公室所具有的职能主要包括行政管理、教务管理、思政工作、学生管理。其中，行政管理工作的开展要求办公室能够在行政决策中发挥参谋作用，并在行政决策落实过程中发挥监督与考核作用，从而有效提升行政决策的科学性、确保行政决策得以有效落实;教务管理主要要求办公室能够依据教学计划为教学工作提供服务保障，确保教學工作能够呈现出良好的秩序并得以有效的开展;思政工作要求办公室能够做好思政宣传，发挥社会主义核心价值观在高校发展、学生成长成才中的引领作用，并通过为党团建设提供良好条件、创新思政教育工作机制等，推动思政教育工作成效得以进一步的提升;学生管理则要求办公室能够引导学生了解校园规章制度，引导学生参与校园管理，在关注学生利益的基础上帮助学生解决困难，通过做好安全教育工作与心理健康教育工作确保学生身心健康发展。

2高校院系办公室管理职能的拓展

2.1政务办理集成模块化

集成模块最初是微电子术语。管理中集成模块化的概念是指使用某种过程设计将相关的工作内容，工作对象和工作时间整合在一起，以形成快速响应的日常工作。在多年的实践中，集成模块化管理的优点是减少内部消耗，提高效率并改善组织形象。在日常工作中，高校办公室工作人员应积极考虑优化业务流程和方法，整合简单高效的业务流程，并增强自己的能力，同时加深对工作的理解，改善办公室工作的外部形象和感知。

2.2增强服务意识，注重协调管理

为了有效提高高校办公室工作效率，这就要求办公室能够改进当前工作策略，从而确保办公室职能能够实现。由于办公室处理的事务相较于其他高校部门来说较为复杂，这就要求办公室职员有着较强的协调意识，能够配合各部门工作的展开。同时，能够积极参与到各部门工作中，确保各部门之间能够协调工作，从而为高校树立较强的凝聚力。除了专业工作能力，办公室工作人员还应当注意自身素养，办公室作为高校与外界联系的窗口，是高校文化的直接体现，象征着高校的面貌，这就要求办公室人员必须有着极高的自我素养，从而能够合理应对各种场面，有效促进高校的持续发展。高校还应当注意对于办公室工作人员工作积极性的调动，从而确保办公室工作人员能够参与到高校工作中，从而对高校发展起到实质性的作用。通过对办公室工作人员素养和专业能力的有效提高，切实改善当前高校办公室行政管理工作的状况，为高校发展打下扎实基础。

2.3重视发挥出服务师生的管理职能

服务师生是高校院系办公室在出现之初就具备的重要功能，只是，在新形势下，高校院系办公室工作人员需要进一步强化自身的服务意识，关注高校师生对办公室管理工作所提出的新需求与新期待。在此方面，高校院系办公室需要做好教育服务、教学服务等工作，如课题申报、教学监督、监考以及教室安排、教学设备的配备等，都属于教育服务与教学服务范畴，这些服务工作对于提升教育与教学效率具有重要意义。与此同时，高校院系办公室还需要重视为师生生活提供服务，如营造良好的生活环境、学习环境，在关注高校师生利益诉求的基础上体现出对高校师生的关怀与理解，从而有效提升高校师生的归属感。另外，高校院系办公室需要在院系决策过程中发挥参谋作用，通过收集师生反馈信息，为院系决策的调整提供依据，从而为院系决策与高校师生期待之间的对接奠定良好基础。

2.4完善激励机制

高校院系办公室应当对于教师的个人诉求有着一个较为基础的了解，从而有效调动教师的工作积极性，通过人性化管理，使得教师个人才能得以彰显，确保人尽其才，有利于教师个人潜力的发掘。除了激励机制的完善，高校还要建立完善的监督机制，从而确保激励制度能够落实到位，这就要求高校能够针对各部门的工作情况制定不同的监督方案，确保奖惩得当，从而有效调动教师的工作积极性，有效促进高校发展。

2.5要重视发挥出信息管理职能

高校院系办公室需要对自身的信息管理职能进行重新审视，并推动信息管理理念、信息管理方法、信息管理技术的协同创新。在此过程中，办公室工作人员需要认识到信息在现代社会以及高校发展中的价值，通过做好信息系统建设、网络管理平台建设等，为信息管理工作提供坚实阵地，与此同时，办公室工作人员不仅需要重视做好信息的收集、整理与存储工作，而且需要强化自身的信息利用意识，通过使用大数据技术对信息进行挖掘与分析，来为高校发展实务提供数据支撑，从而充分展现出信息在推动高校院系发展中的作用。

3结束语

新形势下，为了改善高校院系办公管理方式，提高办公管理水平，必须更加重视办公工作。只有不断优化办公室的硬件设施和工作环境，积极推动高校院系办公室的机制体制建立，倡导团队合作，才能使高校办公室的功能得到更好地发挥。

参考文献

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[3] 杜薇.创新管理理念下做好高校院系办公室管理工作[J].管理观察，2019（02）：141-142.