浅议医院编外人员人事档案管理改进措施

黄樱 肖玉明

【摘要】本文从公立医院编外人员管理的现状，分析人事档案管理过程中存在的困难和问题，主要是认识不到位、制度不完善、管理不规范，针对这些问题提出初步的完善措施。

【关键词】档案管理;人事档案;对策

近年来，随着就医人数的增长，公立医院规模不断扩大，用人需求量不断增加，人力资源严重不足，为保证医疗工作的正常运转，不少医院采取聘用编外人员的方式解决这一需求矛盾，目前，编外人员逐渐成为医院发展不可或缺的一部分，并且所占的比例逐年上升。无论编内正式职工还是编外合同职工，对于医院的发展都起到重要作用，具有相同的价值。如何有针对性地对编外人员人事档案进行规范管理，探索相应改进措施，以期建立“以为人本”的和谐劳动关系，更好地开发和利用医院人才资源，显得尤为重要。

一、我院编外人员现状

我院当前主要从事医疗、科研、教育、卫生保健、基层卫生医疗服务以及康复护理等领域的工作，是市内卫生医疗精神治疗机构，属于典型的三甲精神专科类治疗单位，实际开放病床数680张，现有编制数240个，近5年平均在编人数237人，几乎满编，为了完成巨大的工作量，缓解百姓“看病难”的问题，近年来，我院开始有计划地大批招聘编外人员。

（一）近三年编外人员所占比例居高不下。2016年总人数418，编外188，占全院总人数44.98%;2017年总人数426，编外195，占全院总人数45.77%;2018年总人数406，编外188，占全院总人数46.30%;截至2019年10月31日，2019年总人数428，编外202，由2009年占总职工数的9%上升到现在的47.19%。

（二）编外人员流动性大。随着公立医院人事制度改革不断推进，多层次医疗服务格局逐渐形成，编外医护人员跳槽和独立执业日益增多，医院对编外人员在人力资源管理上比较灵活，大部分编外人员的学历和职称普遍较低，专业技术方面又缺乏系统培养计划，制约了他们业务水平的衔接和提高，因而待遇方面不能完全实现同工同酬，这很大程度上影响了编外人员的工作积极性和奉献精神，对医院归属感不强。近3年来，我院有33位编外人员辞职，编外队伍不稳定。

二、编外人员人事档案管理存在的问题

（一）对人事档案管理的重要性认识不足。1.医院相关部门对人事档案管理工作的认识片面。部分在职人员认为，档案管理工作主要从事事务类服务工作，对于医院的整体而言作用不大，更不可能为医院发展带来直接性经济收益，普遍存在重医疗工作而轻人事管理现象，并且对编外人员的发展重视程度不够，这就导致编外人事档案管理过于被动，降低了服务质量。2.编外群体在认知层面并未看到人事档案管理的价值。人事档案管理是对医院中日常工作情况的记录和保存，其中既包括最基础的人员性别、年龄、学历等信息，又包括岗位思想学习、专业人员能力提升等方面的内容，是医院人员考核和岗位变动的重要参考性依据。由于编外在职人员对个人人事档案管理重视程度不够，医院在深入进行人员培训时，很容易出现医疗工作服务结构规划不当、在职教育信息记录不够全面等方面的问题，后续进行人事档案管理内容统筹分析时，极易出现档案材料“断档”现象。

（二）人事档案管理制度有待完善。2016年以前，对于医院编外人员人事档案管理的制度体系还不完整，且人事档案管理主要是以《流动性人员档案管理暂行规定》为依据。依据其规定，医院所有编外人员的人事档案管理，均采取分散法进行资源管理，而后续出台的管理制度中，又进一步细化了对医院人事档案管理的要求，前后制度管理标准的冲突，会直接导致档案管理资料收集的难度加大。医院对编外自主的聘用仅限于一定时期，而且他们的档案存放在户口所在地人才服务机构，医院仅仅建立个人专业技术档案（学历、执业资格证、注册资格等与岗位相符的材料），编外人员流入流出医院，其入职、辞职、签订或者解除劳动合同等人事档案经常因为档案材料移交制度不健全，出现不知道归整交哪个部门等情况，档案管理缺乏系统性和规范性。

（三）存在“人档分离”的现象。1.医院和人才服务机构职责分工不明确、工作不衔接导致“人档分离”问题日益突出。众所周知，人事档案资料整理的周期性，如人事档案中考核档案、继续教育档案、职称聘任档案等材料一般在年底或下一年初才能产生，这就导致流出人员的这些档案，医院不能及时到人才服务机构及时更新。同时，医院现有的人事档案管理人员存在能力与岗位不相匹配的情况，进而出现了工作效率低下、工作材料交接方面问题诸多，以及人事档案管理材料变更调节时内容不全面等问题，都会造成医院人事档案管理工作难以合理化开展。2.在职人员与个人档案相互分离的问题，对医院人事档案管理人员能力考核造成了巨大的冲击。医院想要获得长远性发展，人才是第一要素，制订任人唯贤的用人决策是医院发展的基础。增强在职人员的认识素养，是医院人才培养的基础。医院如需查阅编外人员的人事档案，必须通过审批到其户口所在地人才服务中心查阅，这就出现跨县、跨区、跨省工作问题。

（四）智能化技术难融合于人事档案管理。做好医院人事档案管理工作，应从提升人事档案管理的操作技术层面寻求不断更新的渠道。但从国内医院实践的基本情况而言，大部分医院依旧采用人工为主的人事档案管理方式。虽然其方式能够最大限度确保档案资料的第一手掌握，但其中存在的人事档案管理效率低、工作规范性不够等问题，也会造成医院内部人事档案管理工作长期性、大规模滞留，不利于医院内人事档案管理工作的推进。

三、医院编外人员人事档案管理环节优化方式

（一）加强人事档案管理重要性的認识。广泛宣传相关政策和法律法规，纠正医院相关部门、非在编人员对人事档案管理的认知偏差。逐步提升在职人员的档案管理能力，并通过人员专业素养、专业管理水平以及职业道德修养等方面的优化，创建新型高水准的工作服务体系，这样可以及时更新现有的人事工作档案队伍水平，创建与当前医院人事档案管理工作相互适应的档案管理思路。

（二）进一步完善人事档案管理制度。在新形势下，针对编外人员特点建立健全人事档案管理制度，在工作中做到有章可循、有法可依。参照编制内人员档案管理要求，人事档案管理工作人员要与人才服务机构之间齐心协力，逐步加强彼此之间的互动与协作沟通，并在明确个人任务的基础上实行档案整理、归类、交接等工作，以系统化、规范式的人事档案管理流程，进行医院内部人事档案资源的整合与管理，这是保障员工和医院合法权利的重要环节。

（三）实现“人档统一”的科学方法。人事档案不是固定存放在户口所在地人才服务机构，而是随着人员变动不断流动到所属医院对应的人才服务机构，人事档案管理应坚持“一对一式”档案管理。即，人事档案管理因人员的工作职位变动等产生改变，这样方可规避人事档案管理与人员能力之间不相适应的问题。这一点也是当前人事档案管理工作全面化推进的主要管理措施，是人员档案管理战略得以科学性开展的重要性条件，发挥编外人员人事档案的真正价值。

（四）及时收集更新有价值的人事档案。编外人员人事档案是其职业生涯的重要参考凭据，因此，对档案材料应该做到应收尽收，对于重要的有价值的人事资料如第二学历、职称材料、考核考察材料及入职、辞职、签订或者解除劳动合同等人事档案应在第一时间进行收集，并及时进行维护与更新。

（五）创建传统与新式档案管理结构。在信息化沟通渠道多元化的今天，编外人员的人事档案管理手段更新已成为一种必然性发展态势。在具体工作落实期间，我们应结合档案软件管理的基本需求，做好档案信息的整合与规划，科学、系统地进行人事档案管理资源整理，并创建多方联动的人事档案信息体系，不仅可以增加医院内部人事档案查询、检索的工作效率，还能够保障医院人事档案管理的完整性，为医院人力资源管理提供科学依据。

随着公立医院改革的不斷深入，基层医院人员聘用体制逐步优化，不仅为档案管理工作的开展带来了冲击，更为能力较强的编外群体提供了充足的发展空间，我们要结合医院自身的发展情况，形成新的认知观念，在综合把握编外人员能力管理方面，寻求高水准的人资档案管理价值，带动医院的发展。

【参考文献】

[1]曹静，程莉.医院编外聘用人员档案管理的现状分析及思考[J].江苏卫生事业管理，2017，28（6）：73+83.

[2]杜玉兰.论人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策[J].北京档案，2012（6）：36-37.