事业单位人事档案管理的重要性及策略分析

薛芸

【摘要】在事业单位有很多职员关系需要明确，因此人事档案中的详细记录为员工能力鉴定提供了参考依据。本文从事业单位人事档案管理的重要性着手，对人事档案管理策略进行分析，希望对事业单位今后的用人制度改革和单位发展有所借鉴。

【关键词】事业单位;档案管理;重要性

人事档案管理，顾名思义，就是单位对职工的个人信息、工作状况等记录在册，以明确职工的专长区域，在单位安排工作时提供参考依据。领导层对于职工情况的了解以及职工的合理正确分配，会让从业人员在工作中对个人价值的实现有所满足，使企业的长远发展更好更快进行。因此，事业单位对人事档案科学、合理、有规划的管理是单位发展的重要条件。

一、事业单位人事档案管理的特点及重要性

（一）事业单位人事档案管理的特点。1.事业单位人事档案的现实性特点。记录员工基本信息的人事档案这一性质决定了人事档案的现实性。在事业单位中，职工众多，岗位众多，管理层只有在充分了解职员的基本信息、岗位专长、学习经历、何时经历过奖惩等情况下，才能对该职员有更好的判断：能否胜任这份工作以及为单位的发展带来怎样的前景等。有了一定的参考，对于单位用人的选择才会有判断的方向。单位在岗位人才的选择过程中，都希望选择有更加优异成绩的人，以期待对单位的长久发展作出贡献，因此，人事档案管理的现实性特点成为最重要的一点。2.事业单位人事档案的真实性特点。事业单位在用人选择方面更加严谨，这就要求在人事档案管理方面要非常谨慎。人事档案机构的设置本身就是为单位提供更加精准的人事信息，以便单位在用人方面的科学合理安排。因此，人事部记录在册的档案都应该是最准确的，经过职员本身核对的信息。而在工作中该职员获得了何种奖惩，对企业作出了何种贡献，但凡可以提高职员自身价值的经历，在后续的工作中都可以补充进人事档案信息里，使履历更有说服力。人事档案中记录的都是职员的具体信息，以供管理层更加直观地看到该职员的自身价值，对职员选择有所考量。而且人事档案是对职员工作经历、工作能力、性格特点进行客观的表述。3.事业单位人事档案的动态性特点。一个人的一生不可能是一成不变的，因此，人事档案作为提供职工客观信息的“信息库”，要随着时间的发展、职工经历的增加而不断增加，不断更新，相当于随时记录着职员一生的工作经历。一个工作人员，或许为了更好地实现人生价值，或许为了更好的津贴制度，总是会因为各种缘由就职于不同的事业单位中，因此为了更客观地展现职工的个人能力，人事档案必须是真实的、不断变化的。人事档案管理的动态性特征在满足用人单位筛选人才的基础上，也是对职员本身的成长记录。人不可能一出生就什么都会，只有在不断成长的过程中，通过不断历练自己，才会让自己的能力、经历更加优秀，更加丰富。随着人事档案信息的增加，也看到了职员自身的成长过程，对职员本身是一种鼓励和欣慰，是职员自己努力奋斗的结果，是成长的最好证明。

（二）事业单位人事档案管理的重要性。1.事业单位进行人事管理的主要参考。由于我国事业单位在人事任免方面经常会受到面试者个人工作经历、获得的奖惩制度等的影响，所以人事档案信息为职员面试提供了客观的参考性依据。更重要的是，现在社会的竞争激烈，人事档案中的记录越丰富对于职员面试求职越有利，当然这是基于职员经历的真实性的基础上。毕竟一个人的能力是有目共睹的，或许你可以凭借丰富的简历进入单位工作，但如果在工作中不思进取，迟早会有更适合这个岗位的人来取代你。这是一个处处都在“神仙打架”的时代，只有不断丰富自己的人生经历，不断磨砺性子，不断提高自己的专业能力，培养多边能力，才能在这个竞争的时代取胜。能力是可以看见的，因此就算简历不出色，在工作中也一样会发光发热，因为我们无法预料到明天和意外哪个先来，我们不知道意外会给自己带来什么，所以只能一直努力，在明天先来的时候给自己多一个选择，多一份底气。能力才是这个时代最重要的武器。2.事业单位进行个人评价、人事考核和任免的信息基础。事业单位的用人制度在越来越完善的过程中，更加注重对员工综合素质的考量，人事档案管理的动态变化特征提供了更加全面的参考依据。虽然不能将一个人的生平经历简单由人事档案来定义，但是人事档案的记录在一定程度上足以说明一些问题。单位人力资源部门在考察面试者能力的前期，会根据已经形成的人事档案进行筛选，因为应聘者众多，单位总是会优先考虑履历更加丰富的人来进行进一步的能力考察。但是，面试官应该明白，履历是一个人的证明，但不是一个人一生的证明，因为种种原因或许导致了一个人履历的简洁，但是不妨碍他拥有优秀的专业技能。所以在人事档案提供信息的基础上，单位要首先考虑真正有能力、能给单位带来更好发展的人才，而不是履历丰富、能力不足的职员。3.上级组织对职工进行考察的重要历史资料。上级组织在进行工作视察的时候，如何能知道员工的工作情况，人事档案管理是占主要成分的。人事档案会随着员工经历的增加而不断更新，这也就说明，人事档案里留存着员工各个阶段的清晰信息。如果仅靠员工自己记录或者听别人表述，信服力会大打折扣，而且浪费了大量的人力、物力资源，因此人事管理档案将职工信息明确呈现出来，对于上级组織的工作考察是科学合理的依据。上级组织只有在明确员工能力的基础上，在派发工作任务的时候才能有针对性，提高工作完成效率和完成满意度。而且让更加合适的职员从事他擅长的工作，可以激发职员的动力，在工作中获得成就感，实现自身的人生价值，当职员在该单位感觉到自豪感和归属感的时候，会在工作中一步步提升自己的能力，为单位发展带来更大的效益。

二、事业单位人事档案管理的策略分析

（一）构建稳定的档案管理系统，实现信息化的档案管理模式。随着信息技术的不断发展，互联网应用逐渐普及到各个行业，事业单位人事档案管理引进互联网技术，是在社会快速发展的当今时代最恰当的选择。互联网背景下的人们方方面面都离不开网络，长期生活在互联网时代的人们，已经养成了互联网思维，所以在这种情况下，人事档案管理的信息化处理迎合了大众的互联网思维，也使人事档案管理更加系统和便捷。加入互联网之后的人事档案管理可以更加轻松地分门别类，利用大数据处理人事信息，在人事调动的时候可以更加便捷地调取职员信息，而且随着职员工作经历的增加，如果单纯用纸质记录的话难免会遇到损毁等情况，并且纸质记录在每次的调取过程中工作量极大，加入互联网后可以依靠后台监测系统，直接调取想要的信息。

（二）加速构建全国性的档案信息共享系统，加强档案信息资源数据库建设。科技的发展使地球越来越小，人们之间的距离越来越近，人事变动越来越频繁。所以人事档案的信息共享给人员流动提供了便捷。当所有人事档案信息都收录在国家信息资源网中时，单位之间的人事信息共享，各个地区、各个部门调取需要的人事信息时更加快捷和方便，就算是距离很远也可以轻易实现人事调动。人事资源的合理利用，更好地促进事业单位的发展，给职工提供更加适合自己能力的岗位和工作环境，以便职工更好地发展，更好地为人民服务。

三、结语

为了更好地进行人事档案管理，首先，事业单位需要对人事档案管理有更加全面、更加科学的认识，只有单位本身对档案管理足够重视，人事档案管理才会更好地发展。除此之外，随着信息技术的发展，单位人事档案管理可以引进互联网技术进行更系统的管理，同时专门设立人事档案管理培训机构，提高职员的专业技术水平，推动人事档案管理健康发展。

【参考文献】

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[3]叶丽丹.对加强事业单位人事档案管理工作的几点建议[J].人力资源管理，2016（03）：34-35.