新时期退休人员档案管理相关研究

王伟

【摘要】在市场竞争日益激烈的大背景下，企业改革日益深入，很多破产、关闭的企业提前退休人员增加，为了改善企业退休人员的日后生活，维护企业退休人员的合法权益，实现企业的稳定、和谐发展，相关部门需要加大企业退休人员的档案管理工作力度，维护退休人员的合法权益，为社會的和谐、稳定发展提供支持，文章主要研究了新时期退休人员档案管理的相关内容。

【关键词】新时期;退休人员;档案管理

企业退休人员到了法定年龄，退休服务中心人力资源管理部门需要到社会保障部门办理退休手续，人事档案资料不完善会对工龄认证带来很大影响，直接关系着退休手续审批工作和待遇核算工作的正常运行，这些问题会对退休人员退休手续的办理、人力资源部门的工作效能造成不利影响。为了提升退休服务中心人事档案管理水平，相关部门需要分析人事档案管理工作问题，以此为基础提出相应的优化措施，满足现代化人力资源管理工作的各项需求。

一、企业退休人员档案管理的重要意义

企业退休人员档案指的是企业人事部门、组织部门和劳动部门在招聘、任用、考核、调配、选拔和培训等各项工作中出现的工作变动、工资水平、职业技能、个人经历、社会保险和工作表现等文件资料，其具有全面性、真实性和完整性，对企业退休人员的相关情况进行记录，是国家档案的主要内容。但是，企业退休人员档案未得到统一管理，很多会寄放在劳动市场、转到社区、寄放到原企业等，还有很多自己拿回家保管，这种档案管理模式比较混乱，严重影响着退休人员档案管理的安全性，威胁着人事档案的权威性。

在新时期的发展中，很多先进技术和管理模式在很多行业得到了有效应用，企业退休人员人事档案得到了充分利用，扩大了档案利用的主体范围，企业退休人员人事档案主体主要是企业、退休人员、直系亲属，以及社区、公证机构、医保部门和公检法机构，退休人员的各项变更和业务都会应用到档案，如退休人员更名、参加医保、核查待遇、财产继承、拆迁和工伤鉴定等，为其提供了依据。因此，企业退休人员档案管理具有服务性、基础性特点，直接关系着我国民生。

二、新时期退休人员档案管理问题分析

（一）人事档案管理质量有待提高。人事档案管理工作是退休服务中心管理服务工作中的关键，在人事档案材料不完善的情况下，无法及时办理正常的退休手续，导致退休人员上访，受工作人员编制局限性的影响，人事档案管理人员普遍是兼职，变动频率比较快。另外，人力资源管理部门的日常业务具有一定的复杂性，兼职人员很少有时间收集并整理各项档案资料，严重影响着人事档案管理质量的有效提升，还有一些管理人员认为自己保管材料可以为工作提供便利，未及时将材料交给人事档案管理人员进行集中管理，引发档案资源流失和损毁等问题。

（二）档案管理制度不够完善。在新时期的快速发展中，很多部门未建立完善的企业退休人员档案管理制度，导致企业退休人员档案管理工作问题不断突显出来，如企业退休人员档案管理标题不完整、档案序号管理缺乏规范性，严重影响着档案序号记录的有序性。并且，退休人员资料收集过程中也出现了很多问题，相关管理人员无法全面收集更多资料。除此之外，档案管理借阅、保密和查看等各项制度的执行工作不到位，无法在实际运行过程中发挥出应有的作用。由于企业退休人员档案管理制度不够完善，严重影响着档案的真实性，无法实现企业退休人员档案的充分利用。

（三）档案的交接工作不够规范。企业退休人员档案由专业管理部门进行管理的，同级别的档案行政管理部门进行监督和指导，在企业员工进入退休阶段后，企业需要将员工档案移交给托管单位。在档案移交过程中，很多部门未建立明确的规章制度，档案交接工作的规范性相对较差，出现了一系列档案交接问题，如企业退休人员档案材料丢失、档案分类不明确等问题，严重影响着档案管理工作的有效实施。

三、新时期退休人员档案管理的优化措施

（一）引进先进的信息化管理模式。在现代化社会的发展中，档案管理部门需要引进信息化技术，实行档案信息化管理模式，扫描审批退休的各项材料，建立个人的人事电子档案。例如，审批退休常用资料是招工表、毕业生登记表、出生日期记录表、内部退养审批表、女干部岗位变动表等，相关管理人员需要对其进行扫描、归档。另外，档案管理人员扫描退休人员的下乡花名册、招工花名册后，需要根据时间顺序进行归档，为同类人使用提供便利，实现人事档案资料的充分利用。

（二）建立现代化的档案目录以及档案检索。在现代化档案管理过程中，档案管理部门需要加大现代化建设力度，尤其在新时期的退休人员档案管理工作中，相关管理部门需要引进更多先进的管理方式，实现退休人员档案管理的信息化、现代化。在现代化企业退休人员档案管理工作中，相关部门需要优化传统的手工控制模式，建立新时期的计算机控制系统，以形成标准、规范的退休人员档案数据库，并以图片、文字形式管理并输入退休人员的各项信息和资料，将其保存到电脑中，以形成档案目录控制模式，实现退休人员档案的充分利用，并利用信息控制系统根据档案类型和内容建立完善的电子档案目录，实现退休人员档案管理的统一性和完整性。

（三）建设高素质的退休人员档案管理队伍。档案管理人员的综合素质和专业水平在很大程度上影响着档案管理工作的顺利实施，档案管理部门需要注重工作人员专业技能的培养，提高档案管理队伍的综合水平。档案管理部门利用校招模式，招聘更多相关专业的学生，并对其进行严格筛选，招聘适应工作岗位的学生，定期针对这些学生进行培训，提高学生的工作能力和道德素质。另外，档案管理部门可以在企业内部选拔更多经验丰富、责任心强的工作人员，将其引进退休人员档案管理队伍中，实现退休人员档案管理工作水平的有效提升。

（四）建立完善的企业退休人员档案管理体制。为了有效地开展企业退休人员档案管理工作，档案管理部门需要建立完善的管理制度。在企业退休人员档案管理过程中，相关管理部门需要深入分析档案管理问题，并采取相应的措施予以优化，建立健全档案管理制度，进一步提高档案管理工作的整体质量。另外，为了提升退休人员档案管理工作效率，档案管理部门需要科学、完善的档案管理制度予以支持，企业可以建立专业的退休人员档案管理部门，加强对退休人员档案管理工作的管理力度，并建立退休人员档案信息数据库，实现档案管理工作的高效性，减少退休人员档案意外丢失问题的出现。

四、结语

综上所述，在现代化社会的发展中，企业退休人员档案管理工作是企业内部管理工作的关键，档案管理部门需要引进现代化管理模式，提高档案管理工作的整体质量和效率。除此之外，档案管理部门在退休人员档案管理过程中，需要引进先进的信息化管理模式、建立现代化的档案目录以及档案检索、建设高素质的退休人员档案管理队伍、建立完善的企业退休人员档案管理体制，实现退休人员档案管理材料的应用效率，实现社会经济的稳定发展。

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