新时期中职学校档案管理工作优化分析

钟梅

【摘要】在中职教育中，档案管理十分重要。中职学校的相关管理部门要加强对学校档案的管理，并要结合新时代要求以及实际情况，采取有效的教学手段来优化档案管理工作，进而提高中职院校档案管理的工作效率。

【关键词】新时期;中职学校;档案管理;优化策略

在新时代，我国的教育领域取得了显著的发展成果。目前，我国有很多中职学校的管理工作体系与新时代下我国教育部门所提出的管理理念脱轨，特别是在档案管理工作中，还存在很多需要改进的问题，这些问题的存在严重影响了档案工作的顺利开展和有效管理，档案管理质量的高低对中职学校整体的教学质量有直接影响。档案是记录学校发展历程和教学信息的重要载体，通过档案管理水平能够了解学校的整体管理水平，可见档案管理对中职学校发展的重要意义。因此，中职学校要对档案管理工作的改进和优化给予高度重视。本文对目前我国中职院校档案管理工作中存在的问题进行简要分析，重点描述了新时期中职学校档案管理工作的优化对策。

一、新时期中职学校档案管理工作存在的问题

（一）管理人员没有正确认识到档案管理的意义。中职学校的档案记载了很多的重要信息，比如学校的发展历程、学生的个人信息、教师的奖惩记录等。一个中职院校的发展情况和教育水平可以通过本校档案管理水平的高低来反应，其对学校的教育发展有着至关重要的影响，档案管理工作是中职学校的核心工作。但是在目前的中职学校档案管理工作中，大部分管理人员没有正确认识到档案管理的重要性。他们认为学校是教书育人的地方，不是政府部门，档案管理工作不需要太过重视，只要档案信息正确，档案完好无损就行。管理人员的这种错误观念导致了管理方式不合理、管理体系不完善等问题。

（二）管理人员缺乏专业的管理水平。由于部分中职学校没有正确认识档案管理工作的重要性，没有聘请专业的管理人员来进行管理;有的学校建立了专门的档案管理部门进行本校的档案管理，但是管理人员没有良好的管理水平，这些管理人员没有接受过正规的管理培训，缺乏足够的管理知识。专业水平的不足导致这些管理人员不能够正确高效进行档案分类、档案整理。管理人员缺乏专业管理水平是致使档案管理工作不能有效开展的主要因素。

（三）档案管理体系不够健全和完善。虽然有些学校建立了专门的档案管理部门，也设立了档案管理人员，但是很多学校管理人员的人数远远不够，这些学校没有对管理人员进行正确的指导和系统的管理培训，导致这些管理人员不能够对档案管理工作进行合理的规划，也没有制定正确的管理目标。有些管理人员在平时的管理工作中，把所有的时间和精力都用在了自己的事情上。还有一些教师为了教学方便，将自己在教学中需要的档案自行保管，这样就极有可能造成档案信息的遗漏、档案文件的损坏等问题。另外，有一些学校为了应对上级教育部门对本校档案信息的核查，往往会用大量的人力和财力对缺失的档案信息进行完善，这样就会导致档案信息缺乏真实性，不仅影响了档案的真实性，还会对学校的学习风气造成不良影响，进而影响学生的学习效果。

二、新时期中职学校档案管理工作优化策略

（一）正确认识到档案管理工作的重要性。要想改善中职院校档案管理工作的现状，并且有效提高档案管理工作的效果，应做到如下几点：首先，中职学校要正确意识到档案管理工作的重要性，并且还要对学校的档案管理工作给予高度重视。其次，中职院校为了确保档案管理人员的专业水平，要定期在学校举办档案管理培训课程和档案基础知识的相关讲座，要求每一位管理人员都必须认真接受培训，并且严格要求管理人员通过相关考试才有资格正式上岗工作。在对管理人员进行考核的过程中，要着重考核他们在管理工作中是否能够严格遵守管理制度，是否能够对档案信息做到严格保密。这样才能够有效帮助管理人员提高自身的管理能力，进而保障档案管理工作有效开展。除此之外，学校的档案管理人员还要加强对档案管理的推广和宣传，这样能够让中职学校处于不同岗位的工作者正确认识档案管理工作的重要性，并且能够重视档案管理工作，对档案管理制度体系的开展给予高度配合，进而让中职学校的档案管理工作顺利开展。

（二）规范档案管理体系。为了更好地健全和规范档案管理体系，在档案管理工作中，任何一个工作步骤都不容忽视，所有的档案管理工作环节都要做到与新时期背景之下的工作要求相吻合，要与时俱进。另外，管理部门还要结合中职院校的档案实际管理情况和新时代的社会发展需求来构建完善、规范的档案管理体系，不断优化和创新管理模式。例如，中职学校可以将现代化的档案管理策略引进档案管理工作中。信息化的档案管理模式能够有效提高档案管理水平和管理质量，是一种可行的管理手段。首先，档案管理人员要对目前我国信息技术的基础知识和信息化时代的特点有全面了解，然后要将信息化管理模式的理念以及信息化思维方式融入档案管理工作中，积极改正当前档案管理工作中存在的种种弊端，确保信息化档案管理工作的有效开展。比如，管理人员可以在中职院校的档案管理体系中引入信息化的档案管理软件来加强对档案的管理，将信息化的管理软件运用于档案管理中不论是档案的分类和整理，还是档案资料的查询，都能够实现信息化，进而能够有效提高档案管理水平和管理效率。

（三）重视档案管理硬件设备的管理。在档案管理工作中，中职院校所有类型的档案收集和整理过程都要做到对档案进行正确、科学分类，并且还要格外重视对会议档案资料的管理。另外，档案管理人员还要定时检查和完善档案储存室的硬件设备。档案室是档案保存的重要场所，档案室的硬件设备对档案资料的完整性有着重大影响，因此，在档案管理的过程中对档案室的硬件设备的检查和完善是十分有必要的。在对档案管理工作的开展中，管理人员一定要做好档案室的清洁工作。比如要对档案室经常通风，确保档案室的空气流通。除此之外，还要对档案室进行定期的消毒，防止档案室中的有害气体或者是有害生物对档案资料造成破坏。在下班之前，管理人员一定要检查一遍档案室的门窗是否关紧，这样能够确保非工作人员不会擅自入侵档案室。只有做好对档案室的清洁和管理工作，才能够确保中职院校的档案资料能够长期并且完好无损地保存下去。

三、结语

综上所述，加强对中职院校档案管理工作体系的优化，有利于学生的综合发展，也有利于推进中职学校的教育改革。在新时期背景之下，对中职档案管理工作进行改进和优化，能够让教师的教学工作更加顺利高效地开展，进而让学生提高学习能力，让学生更加深入地掌握专业知识。因此，中职院校必须要对档案管理工作重视起来，并且要结合实际情况和新时期的发展需求，不断创新和改进档案管理模式，让中职院校档案管理工作的开展得到有效的优化。这样才能够实现为社会培养出更多优秀技能型人才的教学目标。

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