医院文书档案管理现状及改进措施

沈琪

【摘要】从目前形势来看，大多数医院的文书档案管理工作存在领导不重视、管理人员素养较差、制度不完善等问题。为适应目前医院发展，本文基于医院文书档案管理工作存在的问题及其具体解决措施展开分析，提出加强规章制度、加强人员素养提高、加大资源投入等措施，切实发挥文书档案管理工作的社会效用。

【关键词】医院;文书档案管理;改进措施

医院部门的文书档案主要由各类公文转换而成，文书档案管理工作是各级公文分类以及医院重大事件、重要活动、原始数据收集等各类工作，是档案管理体系中的一大重要组成部分，是医院管理过程中的一大有效见证和有效凭证。随着医院的不断发展，各类文书管理工作在医院管理中发挥着越来越重要的作用，其管理质量体现了整体管理过程中的一大基础水平。为此，如何在科学有效管理过程中做好医院文书档案，决定着后期医院的整体管理水平，能够促使整体部门得到有效提升。

一、当前医院文书档案管理状况

（一）缺乏领导重视，管理人员意识淡薄。从目前总体形势来看，大多数医院领导认为医院只要做好医疗，在教学、科研工作方面做好，就能够推动医院获得经济效益。个别领导有这样的看法——医院文书档案管理的质量不会影响后期医院的整体发展。为此，他们在档案收集和管理方面也并没有投入过多的人力、物力，个别领导认为，整理工作增加投入是浪费。为此，目前医院对于文书管理的工作总体投入经费较低，整体设备较为陈旧，各类信息化无法得到正常普及，这一系列问题都严重影响了文书檔案管理的现代化过程。个别领导对于整体文书档案管理并不重视，各管理人员也未从根本上了解自我责任，他们在档案管理方面缺乏意识，无法认识到其相关的法律知识，认为档案管理就是简单地把各类资料进行收集、管理、保存，认为这样一份工作是任何人就能够担任的，没有太大的技术含量。

（二）人员综合素养不高。医院内部的档案管理工作除了没有得到足够重视之外，由于院办工作人员经常要进行一系列较为繁杂的手术或者日常工作，为此，他们根本没有时间停下来静心思考该如何做好文书管理工作。在一年一度的积累过程中，各类文件材料问题只会越积越多，这类不能够按时完成整理、归档的材料会逐渐积压。同时，从医院任职来看，部分档案管理人员并没有专业的职业素养，他们不是专业出身，学历水平较低，相关知识匮乏，或者根本不了解有关档案管理的专业知识，不具备能够从事文书档案工作的基本素质，这影响了整体文书档案管理工作进行的具体效率与质量。医院很少提供相关机会给文书档案管理工作进行培训或者进修，即使拥有着相当才能的人员来到医院，他们在繁琐的工作与日复一日的重复过程中也会丧失工作自信，这一文书档案管理人员在观念上会慢慢趋于陈旧，他们会停留在过去的管理经验过程中，他们的法律意识十分淡薄，不能够在新形势发展之下顺应时代挑战。由于缺乏相应的激励机制，为此，大多数文书档案管理人员的工作热情不是太高，他们在工作中无法提起信心，缺乏一定的责任心，这很有可能会导致管理过程中的文书档案内容缺少、装订混乱、分类不规范等问题。

（三）文书档案管理制度不健全。虽说随着目前的时代发展，大多数医院都在自我管理过程中建立了一套非常完全的医疗管理制度。但是，他们在档案管理方面的制度却仍然处于一种基础阶段，一些医院甚至根本都没有健全的档案管理制度，无法了解各文书档案管理部门的具体流程，缺乏一定的考核机制，没有形成相对应的文书档案管理体系。医院缺乏相应的责任制度，缺乏日常工作机制，这使得整体档案管理工作逐渐混乱，甚至进入三无状态，档案管理工作无法科学有效进行，这严重影响了整体文书的完整性，降低了文书档案的使用价值。在实践操作过程中，具体表现为各部门之间缺乏协调，遇到问题时相互推诿，部分有价值的材料得不到统一使用，在收集方面流失严重，这给整体医院文化财产带来了损失。部分人员在工作中缺乏相应的保密机制，造成外漏，这一系列问题都是如今医院在文书管理方面遇到的。

（四）管理方式落后。近几年来，随着科学技术的不断发展，信息化应用于医院的各项工作管理过程中。但是，在文书档案管理方面，部分医院人员仍然采用十分老旧的方式，将各种文书进行整理、立卷，虽说这样的方案在过去取得了十分不错的成果，但是现在，此种方案却往往趋于一种老旧，具体操作流程过于复杂，无法给服务者提供一种快捷的服务体会。

二、具体改进措施

（一）大力宣传，提高工作人员的档案管理认知。医院相关管理部门应理解档案管理是整个医院管理进行的一大重要组成部分。为此，相关领导必须了解自我责任，提高重视，只有对档案管理足够重视，后期的档案管理才能够有效运行。相关部门需宣传文书档案管理工作，使医院领导能够提升对于整体档案管理的具体重视，得到领导的认同。及时将文书档案管理状态更新，依据相关法律、法规将其传递给领导，做好档案服务管理工作的升级，为领导提供实时服务，整理相关部门资料，为领导提供档案利用信息，让领导逐渐认识档案管理工作的重要性。医院管理者还要通过各类培训机制加强专业人员的职业本领，组织相应的业务讲座，提高全体医院工作人员对于文书档案管理工作的具体认识，增强他们的法律观念，使各部门都能够认识到文书档案的重要性，在自身参与过程中维护文书档案管理的运行。

（二）加强训练，提高文书档案管理人员素质。在新时代，医院文书档案管理现代化发展要求档案管理人员掌握相应的专业技能，熟悉各类计算机知识，应用法律知识等。同时，他们还要具有较高的服务意识。为此，医院必须做出实时调整，建立一支专业化的管理人员建设队伍，提高管理人员的整体职业技能，让管理人员在自我发展过程中完成提升。例如，平常医院可鼓励各文书档案管理人员积极参加专业学历教育，提升自我学历与专业水平，并提供他们外出进修的机会，了解各档案管理工作的最新发展情况，以理论知识充实自我，拓展自我知识面，顺应目前的文书档案管理挑战，在满足现代化需求的同时，通过录用专业管理毕业生来提高文书档案管理队伍的素质，优化医院文书档案管理人才结构，打造一支更高素质，精通业务，能够为医院后期发展奠基的管理队伍。

（三）强化服务，提高档案人员工作效率。管理人员需了解自我责任，关注各类国家大事，积极开展档案管理工作，以良好的服务意识去对待利用者，具备高度的责任心，将以往的被动收集材料变为主动服务，在工作过程中坚守原则，按照规则来办事，具备完全的服务与奉献精神，注重改革，在服务中提高自我工作效率，在服务中树立自我良好形象。

（四）更新观念，利用文书档案资源。医院进行档案管理的最终目的是使各类档案得到有效利用。为此，各医院必须树立相关的服务意识，在多途径、多渠道的开发资源过程中使整体医院档案得到有效整理、分类。当然，管理人员也要提高自我认识，在全方位的利用档案过程中，对部分有价值的档案进行深层加工，将其演变成医院发展重要的文化资料。另外，在多方开发过程中，要让档案信息资源顺应目前发展挑战，提高档案在医院管理过程中的地位，促进医院的可持续化发展。

三、结语

医院文书档案管理工作是目前医院工作的一大重点，见证了整体医院发展的历程，是医院发展过程中的一笔重要财富。为此，做好档案管理工作是每一位管理人员的职责，为适应目前的现代化挑战，医院也必须加强整体文书档案管理工作的软硬件建设，建立完善措施，提升服务意识，让文书管理工作提升社会效应。

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