对国有企业档案利用服务的思考

高维维

【摘要】本文针对企业档案服务工作的现状和不足，从提高档案观念、加强档案宣传、研究利用者的需求、开发档案利用多样性等十个方面提出了建议。

【关键词】企业档案;利用服务;思考

国有企业档案管理体系建设的最终目的，是实现档案信息资源的有效利用。企业档案的利用服务是指采用多种有效的方式，直接提供企业档案及其信息加工材料，及时准确地满足用户对企业档案的利用需求。企业档案是企业信息资源的重要组成部分，怎样最大限度地利用档案，使之更好地服务企业，是档案工作者当前必须思考的问题。

一、国有企业档案管理现状和不足

在企业逐渐发展壮大中，档案管理水平与企业发展水平存在着不适应性的状况。

（一）档案意识淡薄。由于人们对档案的价值和作用认识不足，认识不到档案的重要性和必要性，认为档案是以前的东西，没有可利用的价值，严重制约了档案管理水平的提高。另外，由于对档案和档案工作不熟悉，相当多的企业职工不能自觉地利用档案。

（二）档案基础工作不到位。首先，归档材料不齐全、不規范、不及时。其次，在档案材料整理中，案卷分类不科学，组卷不合理，没有按照文件的形成规律有机联系组卷。档案出现缺页及编码低级错误。

（三）档案管理手段落后，尚未进行档案信息化建设。随着企业计算机技术、网络技术的广泛利用，形成了大量的电子档案。目前企业传统的档案管理手段已远远不能适应，国有企业在档案电子化方面做的不够，未建立起电子档案。

（四）管理人员素质普遍偏低。档案管理者很多没有职业发展规划，学历不高，业务水平低，待遇相对偏低，有的对档案业务不熟悉，有的对档案业务一知半解，认为档案工作无实惠，没出息，不安心工作，人员流动性大。企业只重视档案管理人员的使用，轻视专业技术业务培训。

（五）管理与利用服务没有有效结合。企业档案普遍“重保管轻利用”，习惯采用手工管理方式，较少利用现代化的管理手段，很多企业没有实行档案信息化系统，档案服务和管理多是被动行为，没有开展档案编研工作，档案资源开发利用较少，档案成为“死档案”，档案价值无法有效体现，档案工作成为可有可无的工作，形成“边缘化”状态。

二、国有企业档案信息资源利用策略

随着企业发展，档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，档案利用工作应该适应这种变化，更新观念，通过先进的技术提高档案利用效率和质量，满足快速提供档案信息服务的需要，有效解决新形势下出现的新问题。

（一）国有企业档案的利用要和企业发展规划和工作重点保持一致。国有企业档案要围绕企业的生产、经营、科研、企业文化建设等发展的全过程，做到有的放矢 ，着眼企业发展的关键环节和重要部门，充分利用规范化、信息化的档案资源，围绕企业工作大局和企业群众切身利益的重大专题，开展档案信息的深度加工和专题编研工作，不断为企业的决策提供优质高效的服务。

（二）创新档案开发利用理念。企业档案与企业的生产经营和生存发展息息相关。档案信息资源开发利用，其价值和作用才能充分发挥，使潜在的生产力转换为现实的生产力。作为档案工作人员，对新时代的档案管理工作所发生的变化要有正确的认识，要与时俱进，不断学习，克服旧的观念，坚定信心，将档案当成宝贵的信息资源，给企业带来经济效益和社会效益。

（三）加强宣传，引导人们利用档案。利用企业内网、报刊、展板等宣传媒体加强宣传。宣传档案的产生、发展和利用等基本知识，积极配合重要纪念日，重大历史事件，企业重大活动，利用档案信息资源广泛宣传档案工作，使领导、员工了解、关心、重视、支持档案工作。

（四）研究利用者对档案信息的需求，提高档案利用率。研究者、工作查考者和个人查证者之间的档案利用服务需求特点各有不同。对不同需求要求分别采取不同的方式对待，以满足他们的获得感。研究者利用档案是为了获取可供研究使用的材料，我们需要提供深层次的加工材料，例如档案编研、专题材料，对于工作查考者和个人查证者为了解决某一问题所需要的凭证，我们详细与利用者进行沟通，了解咨询问题的重点，确定检索的深度和广度，提高档案利用率。

（五）以人为本，为利用者提供高效优质的服务。提供给利用者一个明亮、舒适、卫生的阅览环境，阅览室配备适量的技术先进、速度快、安全环保的电脑、打印机、复印机、扫描仪等硬件设备，这些设备能够保证利用者全面、及时、准确地查找相关档案信息，保证档案的价值最大化利用。

（六）要不断提高档案人员的业务水平。档案人员只有熟悉档案室藏内容，了解企业、部门的需求，才能把握档案利用者的主动权，提高自己的服务水平。一名合格的档案员要有良好的职业道德，高度的责任感和敬业精神，娴熟的业务能力，且具有创新精神。从而形成人人钻业务，个个比工作、比技能、比奉献的良好工作氛围。

（七）要加强档案室的基础业务建设。定期对室藏结构进行规划，保证不同时期、不同类别的档案安全存放。整理档案必须保持文件之间的有机联系，经常对档案实体进行整理，将零散的和需要进一步条理化的文件进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体。努力开展检索服务，建立完善的检索系统。本着“便于保管，方便利用”的原则，对室藏档案进行数字化加工整理，对光盘、胶卷存储数据备份。同时做好档案的鉴定、统计、销毁工作。

（八）加强档案工作的规范化、标准化。档案工作的标准化是实现档案管理现代化的基础，是提高档案利用效率的有效措施，也是实现档案信息资源共享的重要保障。在信息资源不断扩充、人们对信息资源的要求越来越广泛的条件下，档案管理要实现规范化、标准化、科学化的目标管理。明确整理规范，安全保密、借调阅等工作规范和各项要求，只有档案管理工作达到系统化、规范化、标准化，档案的利用服务才能发挥最大的作用。

（九）要加强电子档案的利用，实现档案信息数字化、网络化。电子档案是数字化形式，其内容信息可与它的载体分离，可以从一个载体复制到另一个载体，可以从这台计算机传输到另一台计算机。因此电子档案利用过程中的保密与安全是十分重要的。采用的利用方式，应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式，依据电子档案内容的密级层次，进行有效管理。对于提供拷贝的制作，系统应对利用过程进行跟踪监控，并进行利用登记。利用现代化信息技术，对传统载体档案进行数字化处理，实现多媒体存储和海量存储，使不同时空下的档案信息资源得到充分的共享。

（十）要开发档案利用途径的多样性，发挥档案的多功能服务。随着企业经济的发展，档案利用者要求档案部门能提供二次档案信息，甚至是深加工的三次信息。为了适应这一新的需求特点，目前档案信息资源开发利用，除了室内提供纸质档案查阅、档案外借、档案复本、档案信息报道、档案陈列、编研服务之外，更要开辟情报服务、检索服务、专题服务、咨询服务、制发档案证明等新型服务方式。同时将图书、情报、档案实现一体化管理，利用者在档案室就可以找到所需全部信息资源，减少不必要的冗余环节，这样一来，档案部门可以加强与各部门之间的联系，促进信息资源的优化管理，更好地服务本单位的中心工作，并且这一管理符合科学发展观，将是档案信息资源利用服务的一个趋势。

三、结语

企业档案利用服务是企业档案工作的窗口，其工作成效在很大程度上影响企业档案部门及其工作人员的形象。档案利用服务能增强企业竞争力，推动企业自主创新，建设企业文化和满足企业知识管理的需要。档案利用工作要改变传统的利用模式，顺应时代需求，以人为本，拓展职能，深化服务，满足企业多层次、多样式的信息需求，使档案工作更好地为企业可持续发展服务。

【参考文献】

[1]宋立华.关于提升企业档案利用服务能力的几点思考[J].机电兵船档案，2018（04）：12-15.

[2]刘颖.对档案馆档案信息资源开发利用工作的几点认识[J].档案学术论文集，2016：444.