基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究

冯莹

【摘要】传统的文书档案管理方式难以达到社会发展的实际需求，为了让文书档案管理工作能够更加适应现代化社会的发展需求，需要加强文书档案管理方式的创新，以结合现代信息化技术，不断优化创新管理模式，充分利用信息化背景的优势，以加强文书档案管理，提高管理的效果。

【关键词】信息化;文书档案;问题;策略

在信息化的时代背景下，为了有效带动社会经济的发展，需要全面加强数据的收集、存储、处理、分析工作，从而为企事业单位的发展提供有效参考。在文书档案管理过程中，借助信息化的技术以充分利用信息技术的优势，提升文书档案管理的安全性、有效性和科学性。在实际的应用过程中，以结合企事业单位的日常业务，不断优化创新文书档案管理的格局和形式，同时结合企事业单位发展趋势以加强管理模式的创新和发展，从而让企事业单位能够实现现代化的管理，尽可能节约其文书档案管理成本，提高工作效率。

一、文书档案管理中存在的问题

随着社会经济体制的不断转换，在企事业单位发展过程中忽略了文书档案管理工作，没有充分意识到加强文书档案管理工作对于企事业单位所带来的间接经济效益。有很多企事业单位在实际的管理中缺乏对文书档案管理的资金投入和人力投入，缺乏自上而下的管理体系。由于缺乏科学合理的管理体系，从而使得文书档案管理工作与企业的实际发展状况相背离，相应的部门难以充分结合起来，而分散的文书档案管理难以达到实际的应用需求。再加上缺乏专业的档案管理人员，在文书档案管理过程中，现有的人员难以结合时代发展，以全面加强文书档案管理的创新发展，现有人员的管理知识、管理思维和业务素养都有待进一步提高。另外一个最主要的问题则是在现阶段的企事业单位文书档案管理工作开展过程中，整体呈现信息化程度低的现象，还缺乏科学合理的统一规划标准。在大部分企事业单位发展过程中，仍旧沿用传统的文书档案管理模式，缺乏文书档案信息化管理方面的资金投入，人才匮乏，技术欠缺，使得企事业单位的文书档案管理工作难以落到实处。

二、文书档案信息化管理的价值

在文书档案管理工作开展过程中，借助信息化的管理方式以进一步规范文书档案管理的流程，在加强资料收集、信息处理、数据保存、科学存档等一系列操作的同时，将相应的信息进行有效的转化和衔接，从而加强各部门之间的联系，使得相应的部门和平台能够实现数据共享，全面提高企事业单位的工作效率，以实现全方位综合性的文书档案管理。通过信息化的文书档案管理，以全面提高文书档案管理的效能，降低文书档案管理难度的同时，以更加有效的、全覆盖的管理，全面提高文书档案管理的质量和效率，从而提升文书档案本身的价值。借助信息技术以加强文书档案管理工作，从而加强访问人员、访问人数、访问网络的控制，通过密钥来保护文书档案的安全性，有效避免信息泄露的现象发生。通过信息化的管理，以充分发挥文书档案的价值，使得文书档案的查阅可以实现信息化的检索，提高信息查询的效率。

三、加强文书档案信息化管理的措施

（一）强化认识，创新理念。在信息化的时代背景下，为了全面加强文书档案管理的创新工作，则需要结合信息化技术，充分认识到信息化管理的优势，从而结合企事业单位的实际发展，科学合理地应用信息化的手段，不断优化创新文书档案，从而将信息化技术应用到文书档案管理中，全面提高文书档案的价值。在文书档案管理工作开展的过程中，则要求相应的管理者能够积极学习，结合时代发展，不断优化更新自身的知识体系，同时能够结合企事业单位的实际发展需求，不断创新文化档案管理的理念和工作模式。提高文书档案管理的站位，将其与企事业单位的实际发展紧密结合在一起，借助先进的指导思想，全面加强文书档案管理工作。

（二）完善体系，加强实践。为了保障信息化技术在文书档案管理中的应用效果，在企事业单位文书档案信息化建设中，还需要结合事业单位的实际发展状况，以结合实际情况完善相应的管理体系，并制定文书档案信息化管理的相关标准和要求，从而充分借助数字化档案管理的优势，建立科学有效的文书档案管理体系，全面加强文书档案资料控制工作。这就要求相应的管理者在实际的工作过程中，结合企事业单位的实际发展状况以及各项经济活动，构建完善的文书档案管理体系。在体系建设的过程中，要保障文书档案管理的真实性、有效性和完整性。结合文书档案管理的载体，制定相应的标准和档案要求。在实际的工作过程中，还需要结合企事业单位文书档案管理的目的，加强实践，明确加强文书档案管理的根本目的和意义，从而加大成本投入，全面提高文书档案管理的质量。

（三）引進人才，强化队伍。高素质的文书档案管理队伍是企业文书档案管理实现信息化的基本保障。因而在企事业单位文书档案信息化建设的过程中，还需要全面加强对管理人员的培训工作，通过有效的培训，让相应的管理人员能够积极学习，充分了解信息技术的优势，从而在管理过程中借助信息技术不断完善文书档案管理的相关工作，提高其工作效率，加强文书档案的信息处理和汇总。在培训的过程中，还需要全面增强档案管理人员的创新意识和信息管理思维，通过有效的引导和针对性的训练，让相应的管理人员能够掌握基本的文书档案管理办法，学会应用信息技术来操作，旨在提高文书档案管理人员的综合素养，从而让企事业单位的文书档案管理工作能够实现信息化、规范化和标准化。

（四）打造平台，强化管理。健全的文书档案管理制度是实现文书档案管理现代化的基础。因而在现阶段的企事业单位文书档案信息化建设过程中，需要加强管理制度的制定，使得文书档案管理工作能够更加科学合理地进行。在制度建设的过程中，要科学合理地分配责任，完善相应的领导体制和监督体系，从而提高文书档案管理的实效性。打造信息化的文书档案管理平台，通过多元化的管理方式，使得企事业单位的文书档案管理工作能够更加适应信息时代的发展。因而在文书档案信息化平台建设的过程中，首先要建立相应的文书档案加工系统，在做好基本的信息收集工作时，以借助精密的文书档案存管系统加强文书档案管理工作，为了保障文书档案能够及时调取，随时查阅，在信息化平台建设的过程中还需要增加系统的查阅和处理功能，以此减轻文书档案管理人员的工作压力。在实际的应用过程当中，还需要保证文书档案管理人员掌握基本的资料分类整理能力，以强化文书档案的管理工作。

四、结语

总之，在文书档案管理工作开展的过程中，借助信息化技术能够有效提高其管理的效果，以充分利用现代化资源，加强制度建设，使得企事业单位的文书档案管理工作能够更加高效稳定。这就需要企事业单位能够加强人员培训，加强制度建设，以结合信息时代不断优化文书档案管理的方式方法，从而带动企业发展。

【参考文献】

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