网络时代背景下档案管理服务模式创新初探

李恒利

【摘要】网络信息技术日新月异，对人们的生活方式以及工作方式产生了巨大的影响，“网络”“信息”已经成为各个领域发展的关键要素。档案作为一种极为重要的信息资源，更应该借助网络信息技术的优势，从而发挥档案资源的真正价值。基于此，本文以网络时代为研究背景，对档案管理服务模式创新进行探讨。

【关键词】网络时代;档案管理;服务模式

随着网络信息技术的快速发展，传统档案管理服务模式已经无法满足现阶段各类用户的使用需求，特别是档案数量逐年增多，单一的档案管理服务模式面临着淘汰。网络时代背景下的档案管理服务模式，要从用户实际需求入手，进而为广大用户提供更加精准、全面的档案信息服务，不仅可以对档案管理服务模式进行改革与优化，而且还可以帮助用户节省时间。基于此，研究网络时代背景下档案管理服务模式的创新具有一定的现实意义。结合笔者的专业知识以及实践经验，对网络时代背景下的档案管理服务模式创新策略提出见解。

一、以在线服务为切入点，推动服务模式创新

基于网络信息时代的需求，档案管理服务应当树立创新服务的理念，从各个层面入手进行服务改进与创新，其关键是要对网络时代背景下用户的实际需求进行调查与掌握，进而对服务模式进行更新。传统档案管理服务工作主要由人工完成，例如，资料档案查询、归类等工作环节均由人手工完成，整个过程难免会有一些不足，这是因为人工所能提供的服務是极其有限的，虽然在以往的时期可以满足相关需求，但是在网络时代则无法满足用户的需求，体现在时间与空间上的限制，这些因素的存在不利于档案管理服务的发展。

因此，档案管理服务人员需要对自身工作模式进行转变，构建以网络信息技术为载体的服务模式，为广大用户提供在线信息服务，确保用户能够基于实际需求而及时享受到档案管理服务;与此同时，依托在线服务，还可以根据客户的反馈，有针对性地制作专题性网页，从而完善相关服务功能。此外，考虑到网络信息技术更新很快，加之客户的需求也会随之变化，所以在线服务需要及时更新，并充分利用数据库、邮件、移动客户端等等载体，与用户之间建立起更加快捷的交流与服务渠道，在拉近用户与档案管理服务之间距离的基础上，可提升服务效率以及降低人工成本。

二、注重档案管理服务的纵向深化

网络时代背景下，用户的需求变化很快，其中最为重要的是网络信息技术赋予的自主服务，用户可以通过档案管理服务人员所提供的信息实现自主筛选，并对信息所涉及到的所有领域进行全面考量，从这一点来讲，要求档案管理服务工作人员要具有一定的知识储备，并注重档案管理服务的纵向深化，尽可能为用户提供全方位、多领域的信息服务。传统档案管理服务模式所提供的服务比较单一化，能够涉及的领域有限，效率不高，从而导致应用者错失最佳使用时间。在网络时代背景下，档案管理服务体系需从内到外进行全面改革，需要将传统的档案文件、信息检索等进行全面整合，并构建一个全方位、多领域的信息化服务平台，根据用户在文件方面的搜索、查询、阅读等方面的需求提供协同服务。一方面，能够让档案信息实现一定程度的开发，从而为更多人提供良好服务;另一方面，有利于强化档案管理服务人员的服务意识，最大限度保障档案管理服务与时俱进。

三、信息共享式档案管理服务模式的实现

建立档案信息资源的互联网共享模式，为用户提供针对性服务。在网络时代背景下，各种信息资源几乎时时刻刻都在更新，对于档案管理服务工作来讲，必须要充分结合自身的实际需求，主动积极与相关部门取得信息资源的合作，力求构建信息共享模式，让档案信息服务系统能够实现全方位、宽领域的服务。与此同时，结合不同档案信息的特点，对服务模式进行优化，让一些常用的档案信息资源实现全网共享，这样方可开辟一条崭新的服务捷径，从而提升档案管理服务的效率。

四、建立有效的档案管理信息服务反馈机制

网络时代背景下，倘若要保障档案管理信息服务的有效性，那么则必须要结合环境变化、用户需求等因素进行相应的调整。基于此，建议档案部门依托网络信息技术建立服务反馈机制。“反馈”是将一个管理服务系统的信息传达给用户，而用户会根据自身对系统的使用体验进行反馈，例如，系统反应速度、信息资源是否全面、客户用户态度质量等。相关数据人员通过客户“反馈”的信息与数据进行分析，可为档案管理服务模式进行调整提供基本依据，从而对档案管理服务模式进行完善与转变，让用户获得更好的体验。

五、建立专业化的档案管理服务人才团队

无论是传统的档案管理服务模式，还是网络时代背景下的信息服务模式，其服务效率的关键首先是人，其次是相关的软硬件基础设置等等。因此，一个专业化的档案管理服务人才团队将有利于提升服务效率与质量，所以着手构建一个专业能力强以及经验丰富的档案管理服务人才团队极为重要。

（一）档案管理服务人员要认识到网络时代对档案管理服务提出的具体要求。一方面是用户需求的变化，另一方面是档案服务模式的变化，主要是以网络信息技术为载体，构建全新的服务系统，从而实现在线服务。因此，要求档案管理服务人员转变自身的档案管理服务意识。随着网络信息技术的发展，各类信息呈爆炸式增长，尤其是信息传递速度越来越快，各种各样的档案资源鱼龙混杂，这就要求服务方面进行改善，也就是说传统的“坐等上门”的档案服务理念已经不适合网络时代的需求。对于用户来讲，通常会按照自身需求而希望档案管理服务人员提供及时的具有实际指导意义的专业服务。因此，要求档案管理服务人员要树立“以用户为本”的意识，紧紧围绕用户的实际需求，从而为其提供专项性、个性化服务，力求满足每一位用户的需求。

（二）充分利用网络平台，加强档案管理服务工作人员与用户之间的交流。具体是应用现代即时通信设备等，通过沟通与交流，从而及时掌握每一位用户的档案信息实际需求，并基于其实际情况为其快速提供专业指导。在这个过程中，还要求档案管理服务人员必须保持认真、细心的态度，关于用户提出的意见与建议，需要认真记录、执行，倘若有异议，则应当及时提出解决方案，从而提升服务效率与质量。

（三）加强档案管理服务工作人员的专业知识培训工作，以提升档案管理服务工作人员的整体素质水平。网络时代背景下，档案信息资源以及相关的技术、服务等方面均变化很快，因此需要通过必要的培训来提升服务人员的专业素养，例如，可开展专家型讲座，从而将网络技术、现代信息技术等引入档案信息服务工作体系之中，目的是让档案管理服务人员能够对信息资源进行有效应用，进而为广大用户提供更好的服务。

综上所述，对档案管理服务模式进行创新，要与网络时代发展的特点以及用户的需求进行充分结合，充分考虑到档案管理服务工作的实际情况，从而将网络信息技术适当引入档案管理服务体系之中，以在线服务为切入点，推动服务模式的创新，注重纵向深化、共享模式、反馈机制以及人员培训，进而将档案管理服务打造成为与时俱进的服务体系，这样才能满足不同用户的多样化需求，有利于推动我国档案管理服务工作实现健康发展。

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