事业单位档案管理信息化建设研究

王茜茹 田欣

【摘要】将事业单位的档案管理工作与信息建设工作系统有机地融合起来意义重大。本文结合这一话题展开相关的探讨：首先明确了事业单位做好档案管理信息化建设的价值所在，其次详细明确了现阶段广大事业单位在强化档案管理工作过程中存在的不足之处。具体改善意见肯定是在深刻剖析存在问题的基础上展开的。

【關键词】事业单位;档案管理;信息化;建设;问题;水平

档案管理是保存企业原有文件的重要手段，当然对于广大事业单位来讲也是如此。事业单位在开展档案管理工作的时候应该一改传统管理手段，强调新型管理模式的应用。而新型管理模式必须强调信息技术的应用，先进的信息手段以及技术实现无纸化信息资源朝着信息化的方向转变，数据库一旦建立肯定涉及全体层面的，同时目录数据库也是为了相关工作高效展开而设置的。事业单位的档案管理工作应该结合实际情况选择工作模式，不能过分依赖于信息化技术手段。应该与传统管理手段有机结合起来，保障整体的管理效率才是根本目的。

一、目标研究工作与信息化管理工作融合的意义

对于档案相关材料展开专业化的管理，应该关注与信息管理工作之间的默契配合。事业单位在整个社会大环境中扮演着重要角色，所发挥的作用也是其他组织无法替代的。为此，事业单位方方面面的工作都应该高效展开，只有这样，每一项公共事业工作才得以有条不紊地开展下去，当然档案管理工作肯定包含在内。事业单位档案管理努力朝着信息化管理的方向前进，与社会事业的和谐稳定发展需求相符合，同时也符合广大人民群众日益增长的物质文化需求。事业单位的档案管理工作记录着社会的进步和发展，当然也承载着历史的实施，是保障整个社会大环境和谐稳定发展的关键。强化目标研究工作的信息化建设符合档案管理工作本身的发展要求。要知道这个社会本身的发展速度飞快，我国的社会主义市场经济又迎来了快速发展的好时机，所以在这个发展的过程中，档案管理工作展开凸显了目标意义，事业单位的各项工作都应该在稳定的状态下有条不紊地开展，那么如何保持稳定则是重点思考的问题，档案管理是保障稳定的关键条件之一。原始材料必须得以良好保存，各类相关材料也应该得到高效利用，而这一切工作的实现都需要借助档案管理工作来实现，信息化时代的到来，推动事业单位工作的提升，事业单位应该格外关注档案管理工作，关注信息化建设水平。自身的工作效率全方位展开，传统的管理将很多时间浪费在这方面，而实现信息化建设则节省了很多时间。

二、目标建设工作展开面临的两大任务

（一）实现目录数据库系统以及全文数据库系统的建设和完善。目录数据库系统的建设工作相当重要，在建设过程中还应该进一步强调全文数据库系统的建设，这是保障管理水准稳步提升的法宝。当务之急是强化档案数据库建设，计算机检索系统软件得到有效应用。建设初期加速实现事业单位现代档案管理、入库等等;另外，应用频率高的档案资源信息化进程有必要进一步推进。

（二）电子文件的存档工作有很多技巧可言。借助电子化管理实现电子文件的存档，有很多工作技巧需要广泛关注。在信息时代，事业单位享受到电子办公系统带来的好处，对应的档案管理信息化也越来越深入。各类电子文件的数量很多，当然在管理过程中应该保障文档的全面性，否则就失去了管理的价值。电子档案的安全性得以强化，实现电子档案的全方位保护。

三、目标研究工作展开环节困难重重

（一）信息建设工作没有及时有效地更新。档案管理信息化建设平台的更新速度必须跟上发展的需要。当前来看，很多事业单位在建设自身的档案管理系统时虽然表面上看着积极，但是实际工作重视程度不足，很多设置更新不到位，部分职员的资料没有得到及时的更新，导致与其相关的很多工作受到不同程度的干扰。

（二）信息化建设平台的利用效率需要在现有的基础上提升。整体利用效率不高失去了平台建设的价值。很多事业单位展开档案管理信息化建设的目的就是提升效率，节省开支，但是就当前建设现状来看，明显存在利用率不到位的情况，而这恰好是事业单位档案管理信息化平台建设过程中的瓶颈。

（三）相关管理者的综合业务水准不到位。事业单位强化档案管理信息化建设离不开相关工作人员的积极配合与支持。当前很多事业单位开展自身档案管理信息化建设的过程中缺乏专业化建设，人员素质明显与发展需要不匹配。

四、目标研究工作的展开路径

（一）强化软硬件的建设力度。首先做好软硬件的建设力度。这样事业单位档案管理信息化建设才能够有条不紊地推进，硬件要求逐步提升，与之对应的配套设施也应该愈发完善。基础设施完善，档案系统的维护等等都离不开资金支持，所以资金投入也应该到位，广大事业单位将档案信息化建设纳入自身的发展计划中，完善对应的管理对策，此外其他部门也应该对应档案信息化建设充分关注和支持，这样档案管理信息化建设工作才得以高效展开。

（二）促进档案管理标准以及规范的完善。档案管理标准以及相关规范应该在现有的基础上进一步完善，保障后续的管理工作水平得以提升，广大事业单位结合自身实际制定完善的规范标准。首先，应该有明确的档案管理标准，针对档案相关的信息展开规范完整的管理，及时更新档案资料，保障相关信息检索的精准性。其次，明确目标的基础上完善管理制度，借鉴其他单位在档案管理方面的经验，完善自身的档案管理数据库。

（三）对应培训工作的强化展开，为后续管理工作铺平道路。广大事业单位愈发关注信息化档案管理工作的开展情况，而任何一个细节工作在展开的时候都需要人为配合。为此一定要关注档案管理人员的培训工作。提升他们的责任意识，增强工作积极性。一方面事业单位引进信息技术专业的人才以及档案管理专业人才，并且有一套完整的管理方案，资源档案管理队伍结构进一步优化，发挥引入人才的带动优势，例如专家讲座，集体培训等等都是行之有效的方法，总之，促进档案管理队伍的结构不断优化、人员的综合素质不断提升是关键。

（四）档案信息化安全管理水平提升。事业单位在开展档案管理信息化建设的时候必须要保障档案信息资料的安全性，这就需要加强档案信息化管理的安全管理水平，应该从以下几点紧抓：首先，防止人为操作失误，防治网络病毒，设备故障等原因带来的隐患。其次，做好保密工作，制定对应的防护对策，全面加强档案信息安全管理，将信息管理系统的稳定程度提升。此外，事业单位还应该强化工作人员的安全意识，做好相关的宣传工作，减少人为因素引发的安全故障。

五、结语

从以上分析不难看出，事业单位开展档案管理工作是必需的，而在这样的时代背景下，强调信息化建设也是必须的。但是两大主体在融合方面存在不小的问题，导致信息化水平没有高效利用到事业单位档案管理中，这些问题都是亟待解决的，事业单位应该给予广泛关注，强化分析，真正实现档案管理信息化建设的高效性。

【参考文献】

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