民办高职院校档案数字化建设对策

梁仪娣

【摘要】传统的档案馆或档案室纸质档案查询已不能满足人们当前生活和社会发展的需求，于是档案领域也开始探索新方法。本文以民办高职院校档案数字化建设问题及对策为主题，以惠州经济职业技术学院档案数字化建设为例，探索档案数字化建设模式。

【关键词】民办高职院校;档案数字化;惠州经济职业技术学院

随着社会的发展，档案利用与日俱增，当今网络多媒体时代，数字信息改变着人们的认识方式和生活方式，获取信息的渠道已不再局限于纸质材料，档案馆或档案室传统纸质档案查询已不能满足人们当前生活的需求和社会发展的需要。本文以惠州经济职业技术学院档案数字化建设为例，探索档案数字化建设模式，通过档案管理系统网络化，录入、加工和采集数字信息，形成电子档案，实现档案全文检阅的查询模式，使档案更好地服务于学校行政管理、教育教学、科研开发，服务于师生员工学习生活，服务于社会经济发展。

惠州经济职业技术学院档案室储存着大量纸质档案、照片档案和电子档案，主要是纸质档案。纸质档案保存最详细、最精确。字迹材料主要是通过印章、墨汁、机制纸激光或碳粉等打印出来的。由于储存环境变化，或者是利用过程中磨损等因素，已造成部分纸质档案出现不同程度的破损。针对目前档案存在的普遍问题，该校档案员开始探索将传统纸质档案转化成电子档案，实现档案数字化，既保护了原始纸质档案，又使档案有限资源得以长久利用，提高工作效率。

一、档案数字化建设存在的普遍问题

（一）对档案数字化建设认识不强。目前，我国档案主要由纸质档案、实物档案、照片档案、胶片档案、录像档案、电子档案等几种形式组成。传统纸质档案保存最详细、最精确，把这些传统纸质档案转化成电子档案，通过网络管理系统传输，提供智能化信息检索，实现全文检阅，其过程是艰辛的，而民办高职院校想实现档案数字化，其过程更为艰辛。主要由以下因素造成：1.部分领导对档案数字化认识不够。由于领导对档案数字化认识不够，没有严格遵照国家的相关法规，对传统纸质档案进行数字化处理;个别库房因建设不合理、储存环境不达标、储存设备不完善、人员配备不足、工作设备落后等原因，造成档案数字化建设进展缓慢。2.部分档案工作人员对档案数字化认识不足。部分民办高职院校的档案工作人员文化素质较低，知识面较窄，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，对档案数字化建设的重要性认识不足，对档案保护知识也欠缺，严重制约了档案数字化建设工作的发展。

（二）档案保护经费投入不足。民办高职院校的经费主要来源于投资方，很多民办高职院校很难按照国家法规对档案保护经费进行规划，由于档案保护经费投入不足，造成档案库房建设不达标，档案储存设备不完善，档案工作人员培训力度不足，从而阻碍了档案数字化建设进程。

（三）缺乏数字档案宣传力度。目前，大部分高职院校档案查询是到档案馆或档案室现场查询，个别民办高院校院档案馆或档案室已把传统纸质档案转化成电子档案，但对档案数字化宣传力度不够，影响了数字档案的利用，也影响档案数字化建设的积极性。

（四）缺乏针对性数字档案保护措施。目前，我国档案保护工作主要按照传统的保护方法，以“八防”（防光、防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防有害气体）对档案进行保护，但部分民办高职院校档案库房没有做到“八防”，而且保护方法不科学，尤其是缺乏针对性数字档案保护措施。个别民办高职院校档案库房设置不科学，没有根据数字档案的介质不同，采用合理的科学保护方法，从而使档案在数字化建设中受到不同程度的损伤。

二、民办高职院校档案数字化建设的对策

新时代背景下，应做好民办高职院校档案数字化建设，探索档案数字化建设新途径，保护档案有限资源。本文以惠州经济职业技术学院档案数字化建设为例，探索一套适合民办高职院校档案数字化管理模式，让档案更好地服务于学校行政管理、服务于教育教学、服务于科研开发、服务于师生员工学习与生活，服务于社会发展。笔者以多年档案管理工作经验，归纳出以下几点做法：

（一）增强档案数字化建设重要性的意识。1.增强领导对档案数字化建设的重视力度。单位领导要增强档案数字化建设的重视力度，把档案工作纳入本单位工作规划，改善档案工作环境及档案储存环境，保障硬件、软件设施的投入，使其认识到档案数字化建设是档案工作的重要组成部分，档案数字化能提高工作效率。以评促进，以惠州经济职业技术学院档案室为例，该校档案室于2016年11月被评为广东省高等学校档案工作水平“省一级单位”。评估专家对该校档案室进行评定，肯定了该校传统纸质档案归档规范，纸质档案保管科学合理，但档案数字化建设力度不够。随着学校的不断发展，档案利用激增，其工作量很大。学校领导听取专家组分析意见，对档案数字化建设有了全新的认识，增强了档案数字化工作的重视力度，决定把档案数字化建设工作纳入本单位的工作规划，促进档案数字化建设进程。2.增强档案工作人员的培训力度。单位应加强对档案人员的培训力度，使其认识到档案数字化是档案工作中的重要组成部分，要勇于接受新观念和先进的管理设备及科学技术，增强档案数字化意识，不断探索档案数字化建设的新方法，提高工作效率，使数字档案更好地为社会服务。以惠州经济职业技术学院为例，该校档案员积极参加上级部门组织的业务培训。同时，定期对校内各职能部门的兼职档案员开展业务培训，使档案业务培訓工作成为常态化工作。

（二）加强档案数字化建设经费投入。依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》，各单位应将档案管理工作纳入本单位工作规划，并严格按照国家相关法规对档案保护经费进行投入核算，使档案保护经费投入到位。建立合理科学的档案库房，使档案在库房达标、设备完善、环境合适的条件下储存，延长其寿命，使档案有限资源更好地为社会服务。以惠州经济职业技术学院为例，该校在决定做好档案数字化建设时，把档案数字化建设工作纳入学校整体工作规划。学校档案工作人员把档案数字化建设统筹经费材料提交该校党政联席会议审核。大量库存纸质档案转化成数字档案，工作量大，需要配足人力，合理分配加班时间。硬件、软件设备设施得以完善，需要购置内存充足的电脑、快速扫描仪、网络档案管理系统、档案管理专门服务器等设备。经费得以保障，档案数字化建设开展顺利。

（三）健全档案管理制度。各单位档案馆、档案室必须結合本单位工作实际，健全档案管理制度。例如：惠州经济职业技术学院档案室对档案管理制度进修订，目前，已健全了《惠州经济职业技术学院档案库房管理制度》《惠州经济职业技术学院档案人员工作职责》《惠州经济职业技术学院档案查借阅制度》《惠州经济职业技术学院档案保密制度》《惠州经济职业技术学院档案工作规范》《惠州经济职业技术学院实体档案分类方案》《惠州经济职业技术学院信息安全制度》，尤其是电子档案的加工、采集、上传、储存、查阅等环节严格按照《信息安全制度》进行处理。

（四）做好档案信息安全保护工作。档案馆、档案室进行档案数字化建设，必须严格执行《信息安全制度》。以惠州经济职业技术学院档案室为例，该校档案管理系统（网络版）必须联接专门管理档案服务器。服务器由档案管理员和网络管理员共同监控，所有电子档案设有权限。档案库房楼道装有监控系统，保证档案信息安全。对于查阅电子档案，必须经过档案管理员严格审批，如果需查询重要资料，必须由主管档案领导审批。同时，做好档案信息安全工作，还要做好电子档案异地备份，发现问题及时处理，以确保档案信息安全。

（五）数字档案储存环境。档案库房环境对档案安全保护极其重要，关系到档案的寿命与存亡。根据《广东省机关档案综合管理升级考核标准》要求，档案保管场所必须做到整洁、防尘、防盗、防火、防光、防高温、防潮、防霉、防虫等，已超出传统的“八防”要求。档案库房建设要科学合理。根据档案介质不同，对档案进行分类存放。档案介质不同，储存设备要求也不同，对储存环境不一样。例如：纸质档案必须使用国家档案局标准的无酸专用纸档案盒存放，储存在标准的档案专用柜或密集架;照片档案要用具有防护膜的照片档案册存放，并储存在温湿度合适的档案柜或防磁柜;而电子档案应由光盘、磁盘、移动硬盘等设备储存，存放在远离磁场，干净的防磁电子文件柜。因此，档案管理员应根据档案类别、介质不同，对档案进行分开储存，做好档案保护的日常工作。在传统档案保护方法的基础上，探索数字档案保护新途径，采取针对性保护措施。

（六）探索档案数字化建设新途径。笔者认为做好档案数字化工作，需要档案工作人员不断探索，勇于创新、开发档案资源，因地制宜地采取有效措施进行数字化建设，提高档案利用价值，使档案有限资源更好地为人类和社会服务。惠州经济职业技术学院除遵照上面做法以外，为了做好保密措施，整个档案数字化建设过程均由档案员完成，既做好保密工作，又节省成本。毕竟民办高职院校经费比较紧张。该校结合实际，采取有效措施进行数字化建设。下面是该校档案数字化建设的几点新做法：首先，档案员对历年档案查阅情况进行分析，根据档案利用率和档案重要性，选择性地逐步进行数字化处理，即对利用率高和重要的档案，先进行数字化处理，再对利用率相对低的档案，逐步进行数字化处理，扎实高效有步骤地推进档案数字化建设。其次，设备设施做到一步到位，把库存纸质档案分解、扫描、加工、采集，形成电子版，上传到档案管理系统（网络版），实现全文检阅，再进行权限处理。每一卷纸质档案采集完成后，重新装订，重入库房，均由本单位档案员完成。虽然工作量大，但起到保密作用。最后，做到汇编与档案共存。根据档案的重要性和利用情况，提取档案精华，采集相关信息进行研究，开发档案信息资源，进行汇编，以便查询利用。因此，电子档案与汇编共存，能大大提高工作效率，利用方便，更好地服务于学校行政管理、教育教学、科研开发，服务于师生学习与生活，服务于社会发展。

三、结束语

民办高职院校想做好档案数字化工作，需要领导支持，档案员要不断探索与创新，结合本校档案实际，采取有效措施，进行档案数字化建设，提高工作效率，使档案资源更好地服务于学校行政管理、教育教学、科研开发，服务于师生员工学习与生活，服务于社会发展。

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