基于共享模式下应付核算业务风险的防控

陈洁

摘要：共享服务是致力于企业专业化、规范化的业务核算，为战略财务和业务财务提供数据支持和分析服务。应付核算业务主要包括物资采购、项目成本、经营费用应付挂账及清账，在核算的最前沿，存在多种核算风险，对带来机遇的同时面对的挑战也是极为严峻的。因此规避风险，是优化共享事业发展的有效途径，就需要共享财务人员融会贯通，有高度的责任感，规范核算。在财务数据与业务实质关联性、事前分析和管理决策等方面进行研判，提升对异常数据的有效识别和处理能力。积极创新，优化流程，推动标准化工作的落地，赋予系统更高的“逻辑思维能力”，让更多的自动化智能化参与到业务流程与工作管理。

关键词：应付;核算;风险;防范;自动化智能化

财务共享为企业提供的服务基于会计科目和业务场景，重点涵盖了重复性、交易量比较高、易于标准化的交易性流程，主要包括总账报表、应收核算、应付核算、成本核算、资产核算、资金结算、费用报销、凭证档案八大业务大类，每一大类中又细化了二至四级的子流程。

一、应付核算业务风险点解析

（一）应付核算业务涉及的系统交互多，初审时业务类型出错的风险。

按照《股份工单财会〔2016〕113号》文件要求，不通过费用报销系统处理的业务外，对公挂账业务全部纳入费用报销系统管理。未纳入的业务在共享运营系统进行挂账。随着对费用报销系统及合同履约系统集成的优化，部分企业关联交易、订单业务实现线上审批，共享初审时就需要对业务类型进行甄别。关联交易、非关联方的订单业务如果业务类型选择错误，会在费用报销系统成为滞留单据，无法进行下一步操作。而应选择“普通单据”的业务，选择错误会集成到共享运营系统，无法在费用报销系统自动生成对应的支付单据，影响后期资金的支付。影响时效，增加企业工作量。

（二）发票遗失用复印件入账及电子发票的重复打印，存在重复报销的风险

对提供复印件把关不严，相关事项的说明及审批手续不完善，同一笔费用以原件及复印件多次进行报销，并支付款项。电子发票可自行下载多次打印，同时电子PDF文件，可以通过计算机进行电子文件修改，修改后再进行打印报销，存在重复报销及真伪难辨的问题。

（三）频繁使用一次性供应商的风险

根据中石化集团公司对供应商的管理规定，对于长期业务往来的企业要求实行标准供应商管理，对偶尔发生业务且金额较小的往来单位的可以按照“一次性供应商”进行挂账。通过标准供应商的管理，可以确切掌握与其交易情况以及征信等信息，规范物资采购行为，进行准确安全的资金支付，实现物流、信息流和现金流的“三流合一”。部分企业不重视标准供应商管理，不规范使用一次性供应商进行结算。无法对供应商资质进行审查，无法准确掌握与其的业务往来，存在转挂、虚挂往来及错付、误付资金等风险。

二、对策和建议

（一）优化“业务场景”提报

从提高业务提报准确率，减轻企业提报工作量的思路出发，对系统提升，减轻企业提报工作量，开发“业务场景”提报，将专业财务语言转化为平民化语言，通过选择经济业务发生场景实现业务提报，减少系统间交互，并实现自动带出辅助核算和标准附件信息，真正实现无障碍提报。

（二）提升财务人员素质

目前共享财务人员基本功不够扎实，对业务理解不够深入，一方面需要专业知识的充电，加强会计基础知识、共享应用系统及业务操作培训，形成制定标准、查找差距、补能力缺项、考核评价的闭环管理。另一方面需要注重业务实质，积累经验。在平时工作中做到仔细查看业务的附件细节，追根溯源，弄清业务实质;举一反三，真实客观反映经济业务。同时按照共享服务对人才强企的要求，搭建培养多层次的人才，推动人员素质能力提升，同时形成两分四部的案例库，进一步规范会计核算，减少和防范内审外查风险。

（三）规范一次性供应商管理，

共享核算人员要严格把关，对供应商进行核实，已经申请标准供应商，必须按照规定执行，如符合申请标准供应商条件的，要求企业履行申请手续。共享端一方面要与服务企业进行沟通，争取企业的配合和理解，另一方面坚持原则，不符合使用一次性供应商的一律不予入账，做到有礼有节的坚守底线。从而规范供应商管理，规避风险。

（四）取消电子发票打印件的报销 ，系统自动解析发票

对费用报销系统功能提升，无需打印纸质电子发票，只需提供电子发票PDF原件。通过上传电子发票，系统自动解析，并发送“国家税务总局全国增值税发票查验平台”系统进行发票真伪验证，再由增值税系统进行发票重复性使用的验证。引入电子发票影像，形成电子化数据，加快业务流转，为财务业务自动化提供支撑。

（五）严格对遗失发票的处理手续

国家税务总局公告2020年第1号文件规定：纳税人丢失已开具增值税专用发票或机动车销售统一发票的发票联，可凭相应发票的抵扣联复印件，作为记账凭证。但对于企业遗失发票事项应严格按照规范履行手续，取得原开具单位盖有公章的证明，注明丢失发票的号码、金额和内容。经办人签章对真实性的承诺。业务经办部门的领导、会计机构负责人的核实批准。财务人员在入账前在账务系统查询，再次确认该笔费用是否已入账，从而防范重复入账的风险。

三、应付核算业务的优化及提升

应付核算业务由于對人为判断的依赖性较强，故自动化、智能化程度不高。根据近几年来业务运行，不断摸索业务优化的切入点。

（一）采购到付款端到端的业务流程再造

目前财务共享的业务单元和组织架构是基于会计科目和业务场景构建的，上线初期，这种模式保证了共享业务快速、有效衔接，但随着业务规模的不断扩大和稳定，这种分工导致企业业务重复提报，共享内部工作不均衡等问题凸显。对应付核算业务来说从采购到付款，采购到成本分摊端到端的全业务流程再造势在必行，优化业务专业化布局，将与应付核算有相关性的业务集中处理，提高内部运营效率，简化企业端交互界面，有效提升用户体验度。

（二）开发整装业务RPA

持续开发业务前端物装模块系统推送的订单业务智能机器人，让机器人代替人工制单，提高精准度，减轻核算压力，释放出更多的人力资源提供高端的增值服务。

（三）推动业务标准化的落地

业务标准化是提升共享运营质量效率的基础性和关键性工作，目前共享公司已经初步完成了业务全覆盖的板块级标准化处理模板及流程图。下一步将业务场景与处理流程有机融合，统一辅助核算和核算标准，并将标准化成果应用于智能辅助机器人项目，以辅助规范操作、智能业务提醒、业务操作实时监控为目标，搭建业务标准库。同时将共享端的业务标准，延伸到对企业的场景化提报，实现一体标准化。

四、结语

财务共享服务建设是技术驱动的管理变革，是一个持续优化的过程，高度依赖于业务标准化和流程规范化，提升自动化建设，才能真正实现风险防范，强化共享服务效果。

参考文献：

[1]中国石化集团（股份）会计手册.2018-01-01.

[2]冯志强.论财务共享服务管理模式与应用管理[J].科技信息，2013（22）.

[3]陈海燕.财务会计核算风险与风险管控建议分析及讨论[J].时代经融，2016（29）：174.