新形势下研究生招生信息化的思考与探索

刘小艳 黄静 陈铁军

摘   要：近年来，国内各高校都非常重视研究生招生信息化工作，陆续着手或已经开发了研究生招生管理信息系统。文章调研分析了目前各级研究生招生管理信息系统的应用现状与存在问题，梳理了信息化工作的总体框架和思路，并站在高校研究生招生管理部门的角度，对推进研究生招生管理信息系统建设提出了若干建议。

关键词：研究生招生信息化;研究生招生管理信息系统;招生环节;数据;安全

中图分类号：G643 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2020）13-0037-03

一、引言

研究生教育是培养高层次人才的主要途径，也是“双一流”建设背景下高校核心竞争力所在[1]。而研究生招生工作是研究生教育的入口，是研究生教育质量的基础，是提升高校竞争力和声誉的重要前提。近几年，全国硕士研究生报考人数呈现了逐年上升的态势。据教育部统计，2015年报考人数约165万，2020年在此基础上翻了一番有余，达到了约341万。随着硕士研究生招生规模的不断扩大，招生数据量和工作量成几何级数增加，加之公共卫生安全突发事件如2020年初的新型冠状病毒肺炎疫情的出现，对研究生招生信息化工作提出了更高要求，带来了新的挑战。如何建立全方位全过程覆盖招生环节的管理信息系统成为研究生招生工作人员思考与探索的重点。目前国内博士招生已陆续实行“申请—考核”制，硕士招生有全国统考和推荐免试两种方式，相对而言，硕士全国统考方式涉及的环节多且流程复杂，因此本文主要探讨硕士招生信息化及其管理信息系统的建设。

自2005年全国硕士研究生招生考试全部实行在中国研究生招生信息网（简称“中国研招网”）网上报名开始，研究生招生工作开启了信息化管理的征程，随即进入了成熟和持续发展阶段[2]。中国研招网相继推出了网上调剂系统，开放了网上下载打印准考证、报名时在线审核考生学历信息、录取数据在线审核等诸多功能;各高校也相继开发了自己的研究生招生管理信息系统。这些系统的出现大大提高了研究生招生工作的效率和精准度，也极大减轻了研究生招生相关人员的工作强度和心理压力，为研究生招生信息化工作开辟了新的局面。可以这么说，研究生招生信息化基本依赖于研究生招生管理信息系统的开发和使用。随着计算机网络技术和电子信息技术的快速发展，新的原理和技术不断涌现，一方面社会各方对招生过程中信息化的需求也越来越高，另一方面现有的信息化管理系统在不断实践中也暴露一些问题和不足，需要不断改进与完善。

二、研究生招生信息化管理系统的现状与问题

中国研招网研究生招生管理系统属于教育部统一管理的信息化系统，属于最高层级的管理系统，主要用户涉及教育部、各省级招办和各高校招办。目前该系统覆盖了报名、调剂、拟录取数据上报和审核等环节，由于全国各高校在考务、复试、成绩计算、录取等环节存在政策和操作上的差异性，该系统无法实现硕士研究生招生全过程覆盖[3]。

因此，自2005年至今，各高校根据自身的客观条件和招生政策相继开发了研究生招生管理信息系统，这属于第二层级的管理系统，主要用户是高校研招管理人员和院系研招工作人员。高校研招管理人员使用该系统主要实现：从中国研招网导出数据后进行报名资格筛查、现场确认、考务安排、复试、拟录取和入学报到等环节的数据处理，包括生成符合规则的数据上报教育部和各省级招办，传递给各院系和学籍管理等相关部门，以及发布相关信息等。院系研招工作人员使用该系统主要实现：查询报考本院系考生的信息，发布宣传、复试和调剂等信息，将复试成绩、拟录取数据等上报给学校招办等。

此外，随着近年来国家提倡加大专业型硕士的培养力度，各高校专业型硕士的招生计划人数和报考人数日趋增多，其中管理类相关专业中的“工商管理（MBA）、公共管理（MPA）、工程管理（MEM）”（简称为3M专业）增加尤为明显，导致这些专业的招生数据和工作量也相应增加。部分高校3M专业分批进行面试，通过了面试的考生且初试成绩过线后才有录取资格。这种招生组织形式不同于一般的招生组织形式，因此3M专业招生实行的是项目制招生管理，并且开发了各自的招生管理信息系统，这个属于第三层级的管理系统。从目前的调研情况来看，该系统主要供项目制招生管理人员使用，截止目前运行时间不长，能很好满足各项目的招生组织和实施过程中的信息处理。但各项目之间的管理系统运行相对独立，“各自为战”，与第二层级的管理系统没有统一的数据接口，数据主要靠人工传递。此外，在专业学位领域，日益强调培养的交叉性、贯通性，因此跨院系、跨学校采用项目制组织招生的方式或将成为日后专业学位招生的主流方式[4]，也就是说第三层级的管理系统可能会雨后春笋般涌现。

上述三个层级招生管理信息系统的应用，大大提高了研究生招生工作的效率，為不同的群体提供了多样化且个性化的服务。但在不断实践和应用过程中也显现出了一些问题，例如：三个层级系统之间的数据接口并不统一，需要人工进行导入导出操作，工作量仍然较大，且存在一定的数据安全风险;中国研招网管理系统内置的标准库未实时更新，如不少高校经过合并后改了名称但高校标准信息库并未更新，导致上报拟录取数据时出现不必要的校验提示，增加了人工处理的工作量;高校管理系统的考务安排功能薄弱，大多高校的系统没有考务安排功能，有些高校虽然有但大多也是形同虚设，仍需招生管理人员线下进行数据处理后上传至系统;高校的管理系统还存在数据校验和审核功能薄弱、数据深度统计和挖掘功能薄弱、在线培训功能缺乏等问题;项目的管理系统存在招生工作人员流动性大带来的信息安全风险等。

三、推进研究生招生管理信息化建设的基本思路和若干建议

研究生招生管理信息化建设是一项非常复杂的系统工程，涉及的管理部门众多。笔者在深入调研分析研究生招生管理信息系统现状和问题的基础上，针对不同层级的研招管理部门梳理出了信息化建设的总体思路，那就是：

首先，教育部研招管理部门应该抓大放小，应着重研究评估招生全过程信息化的风险和可行性，为推进信息化工作制订相关政策和管理规定，如将目前的“现场确认”改为在线操作完成，在部分高校试点推行在线复试等，同时为全过程信息化提供有力的法律保障以保证顺利实施。

其次，高校研招管理部门作为组织和实施招生工作的主体，具有“承上启下”的特性，即管理职能层级处在教育部和院系之间，是信息化工作的主要承担者和关键部门，应致力于构建“高效、便捷、完善、科学”的全方位全过程覆盖招生环节的管理信息系统，以提高研究生招生工作效率、优化研究生招生工作流程和为决策层提供真实有效的依据。

最后，院系和项目制招生管理主体应积极配合学校研招管理部门进行信息化建设，提出可行性方案和建设性意见。如需自身开发管理信息系统，则必须与学校目前的管理系统使用统一的数据接口，实现无缝连接。

基于上述思路，笔者站在高校研招管理部门层级，认为要构建“高效、便捷、科学、安全”的全方位全过程覆盖招生环节的管理信息系统，必须认真切实做好以下几个方面的工作。

1.“走出去”调研，明确信息化建设目标，确定系统设计需求

研究生招生信息化最核心的目标就是确保研究生招生信息的精准管理，为不同群体提供高质量和多样性的服务。这就决定了要构建满足该目标的研究生招生信息化管理系统，高校研招管理部门就必须牵头组织“走出去”调研。首先，必须以多种形式深入各类用户（如校研招管理人员、院系研招工作人员、招生导师和考生等）进行认真细致的调研，厘清各类角色的需求，形成系统设计需求的第一手资料;再次，以方便灵活的形式深入调研几所近期开发了研究生招生管理信息系统的高校，了解系统的开发经验、运行现状、存在的问题和改进的方案等，获得宝贵的第二手资料;最后，还需向教育部和省级研招管理部门了解改革趋势和政策动态，开发的系统应考虑将来的升级和兼容，这是系统获得持久生命力的所在。

2.统筹资源，充分沟通，为信息化建设保驾护航

研究生招生涉及的环节和部门众多，加强有效沟通交流是信息化建设的关键。在进行充分调研后，高校研招管理部门应召集和组织各方面人员，如更高决策管理者和教育管理、招生管理、计算机技术、信息安全等方面的专家，还有技术开发团队等进行统一规划和细致探讨，以获得足够的资金保障和确定分布实施的阶段。

具体而言，就是要本着实用性和科学性的原则，依次确定系统设计需求等级和需求之间的关联性，对于系统必需的基本功能要首先实现并测试通过后，再依次开发后续功能，保证信息化建设有步骤、有计划地稳定推进。

3.规范工作流程，推进文件标准化，实现“承上启下”

研究生招生工作具有时效性和政策性等特点，各流程依据的政策、需要发布的文件和生成的数据均相对固定。高校研招管理人员应投入专门的时间和精力规范招生工作流程，将文件制定统一的标准，更重要的还要统一数据结构和接口，实现与上下游管理系统的无缝对接，即“承上启下”[5]。所谓“承上”，就是要与上级管理部门（教育部和省招办）的数据完全对接，上游的数据无需任何人工改动即可转入;所谓“启下”，就是要与全校信息系统的数据采用统一的编码规则，存储和处理的数据通用，确保本系统生成的数据能顺利进入院系、学籍、后勤、医疗和档案等相关管理部门的信息系统。

将上述政策、流程、数据结构和标准经过充分验证和与技术开发人员细致沟通后，通过逻辑设计内置于管理系统系统。这样不仅可以免除重复劳动，减轻研招工作人员的工作负担，更重要的是减小失误，确保每一步工作都有据可循。当然，在规范化和标准化的同时，也要考虑到一些可能出现的变化，如由于考试改革，教育部管理信息系统数据上传下载表结构有一些微调，因此系统应具有一定的兼容性和拓展性。

4.“查漏补缺”，实现研究生招生全过程的信息化覆盖

研究生招生环节包括发布专业目录和招生计划、报名、初试、复试和录取等，这些环节中有些还没有实现信息化处理。比如，报名环节中的“现场确认”，需要考生携带相关材料去报考点办理，自2004年起清华大学依靠信息系统实现在线办理，考生足不出户就完成全部报名手续，方便了考生也节约了成本，这个做法值得在全国推广;还有，初试环节中涉及的数据处理目前主要是依靠人工来完成，如筛查不准考、排考场和自命题管理等，这些工作比较繁琐且不允许半点差错，人工处理的风险较高，这部分工作亟需依赖信息系统处理;再有，目前的复试是现场复试，在经历了2003年的非典和2020年的新冠肺炎疫情后，在线复试可能成为一种新兴的方式，当然也需要依赖信息系统的支持方可实现;还有智能咨询、在线培训等也是招生信息化工作中很重要的部分。

当然，研究生招生环节全信息化覆盖尚依赖于招生政策改革，任重道远，不可一蹴而就。

5.提升安全意识，最大限度保证数据信息的安全

信息服务离不开信息安全。高校研究生招生管理信息系统的安全服务主要面向研招管理人员，涉及的对象包括数据、操作日志和各级用户权限。大量的考生个人信息和相关衍生信息（考场信息、成绩信息等）既要求准确保密，又不能被恶意攻击更改。一旦泄密或被更改，不仅会影响考生的前途和高校的声誉，还会引起社会对于研究生招生的公平性质疑。因此高校在大力推进信息化系统建设的同时，应从技术和制度两个层面确保合理利用信息，最大限度保证数据信息的安全。

四、结束语

目前，我国研究生教育处于重内涵式发展的阶段，面对研究生報考人数的激增，通过研究生招生信息化建设提高研究生招生效率和提升研究生选拔质量，是推进研究生教育内涵式发展的重要途径。高校作为招生的主要承担者，应根据教育部及学校现有的招生政策和招生制度，从“走出去”调研着手，积极沟通，加强交流，本着实用性和科学性的原则，确定信息化系统设计需求和分布实施阶段，积极推进研究生招生管理系统建设，逐步实现招生全过程信息化覆盖。

参考文献：

[1]肖艳，张兆强.“双一流”背景下研究生招生管理信息系统设计与应用分析[J].中国管理信息化，2019，22（19）：216-219.

[2]王任模，黄静.新时期研究生招生信息化的思考[J].黑龙江教育（高教研究与评估），2013（4）：68-70.

[3]王曙光，张阳武，张晓庆.全日制硕士研究生招生管理系统设计与开发[J].教育信息技术，2014（2）：64-67.

[4]陈铁军，杨帆.博士生招生“申请-考核”制下信息化新挑战及应对[J].中国教育信息化，2019（21）：28-31.

[5]孙连京.研究生招生管理信息化建设探讨[J].文教资料，2015（1）：105-106.

（编辑：王晓明）