档案规范与信息化管理

白沚瑿

摘要：近年来，随着社会的不断发展，我国企业在各个方面都在加速发展，尤其是在档案规范和信息化管理上，更是有了很大的提高。因为企业的档案规范和信息化管理是企业发展的重要资源，关乎企业的整个生产要素和工作状况，只有加强对企业的档案管理，重视企业的档案规范，才能有效确保企业的良好发展。本文主要结合企业加强档案规范和管理的重要性，提出了一些档案规范和信息化管理的办法。

关键词：企业档案;规范;信息化;管理

随着我国信息化技术的不断进步，在我国新的市场环境下，针对企业的档案管理现状和管理方式提出了新的要求，要求企业紧跟时代的步伐，采用现代的信息化技术对我国企业档案进行规范和管理，提高管理的严格性，保证我国企业档案信息的保密性以及完整性。当然，现代的信息化技术不仅能够提高我国企业档案的规范化和信息管理化，还有助于我国档案管理效率提高和管理水平的提高，因此我国企业应当积极采用信息化技术进行档案规范合管理。

1 企业进行档案管理工作信息化的重要性

应用现代化的管理理论和思想以及方法、设备、技术对企业的档案工作实行科学的管理，从而提高企业档案管理工作的效率，为企业的收益提供保障，从而更好的适应社会经济、技术发展、社会政治、文化科学等需求，并使得企业可以在用较少人力、物力、财力的情况下，获得较高经济效益。而企业实行现代化的信息技术进行档案的管理和规范，对于企业来说有很多益处，对于企业的发展也是十分有利，另外企业进行档案管理工作信息化的重要性也有很多，主要包括：推动企业数字化技术，企业的档案管理进行信息化会使企业在应用信息化技术的同时，激发数字化技术，从而推动了数字化技术的发展、还有助于提高企业档案管理的效率，信息化技术可以使企业通过网络电子设备进行档案信息的检索，从而提高企业档案管理的效率。所以对于企业来说，应该积极地采用信息化技术对企业的档案进行管理。下面是对企业进行档案管理工作信息化重要性的详细介绍。

1.1推动了数字化技术的发展

对于企业而言，企业的档案管理进行信息化会使企业在应用信息化技术的同时，应用很多网络的数字化技术，并且在应用信息化技术的同时，会使数字信息化技术在应用信息化的同时发挥其最大的作用，从而激发数字化技术，推动数字化技术的发展。因此对于企业而言，为了更好的促进企业档案规范化管理，需要积极的应用信息化管理技术。

1.2有助于提高企业档案管理的效率

对于企业来说，要想获得更高的经济效益，就必须缩短消耗，并且需要提高效率，使企业可以在低消耗、低财力、低物力的前提下进行档案管理工作，为企业节约更多的成本和时间，从而提高企业的收益，另外企业在发展的过程中需要积极的应用档案信息化技术可以使企业通过网络电子设备进行档案信息的检索，使用网络进行检索可以加快搜索效率，有助于提高企业档案管理的效率。因此企业在对档案進行规范和管理的时候要积极的使用现代信息化技术，为企业谋取更多的经济效益，促进企业今后的发展。

2 档案规范和信息化管理的办法

企业采用信息化对企业的档案进行管理，可以为企业的档案信息化系统建立提供比较明确的方向，并且为企业的业务活动提供明确的信息流向规范和多样化的表单制作，从而为企业的信息利用提供更加灵活多样的工作平台，使企业的档案与文件管理可以在实践上有一个质的飞跃，使企业获得更多的顾客支持，为今后企业的发展发现指明道路，所以为了更好的实现这些问题，需要企业在对档案进行规范化和信息化管理的时候采用合适的措施。

经研究发现，档案规范和信息化管理的办法主要包括：首先，坚持信息化技术与管理并存，信息化技术是新时代的新技术，在如今的企业发展中，进行档案规范和信息化管理的时候，将档案管理与信息化技术相互结合，进行档案信息的检索和整理，对于企业的经济效益十分有益;其次，加强对信息化技术管理的领导，任何企业进行任何项目的发展都离不开正确的领导，因此要想使企业的档案管理更加的有效，就需要加强对信息化管理的领导;再者，要建立健全的档案管理和规范制度，企业在发展的时候离不开健全的管理制度，因此企业在进行档案规范和信息化管理的时候药品建立健全的管理和规范制度，保证企业的管理能够合理有效。

2.1 坚持信息化技术与管理并存

在企业的档案规范和信息化管理的过程中，要坚持信息化技术与管理的并存，因为信息化技术要想得到较好的使用离不开管理，要想进行更加有效的管理同样也离不开信息化技术，对于企业档案管理所用的信息化技术来说，其是新时代的新技术，在如今的企业发展中，只有有效的利用信息化技术，并且在进行档案规范和信息化管理的时候，将档案管理与信息化技术相互结合，进行档案信息的检索和整理，才能提高企业检索和整理的效率，为企业留出更多的时间进行其他项目的发展，这对于企业的经济效益十分有益。

2.2 加强对信息化管理的领导

加强对信息化技术管理的领导，也是企业档案信息化管理和规范化所不可缺少的一个内容，因为任何企业进行任何项目的发展都离不开正确的领导，因此要想使企业的档案管理和规范更加的合理有效，就需要加强对企业信息化管理的领导。

2.3 建立健全的档案管理和规范制度

为保证企业档案规范化和信息化管理的有效进行，需要建立健全的档案管理和规范制度，而企业在发展的时候离不开健全的管理制度，因此企业在进行档案规范和信息化管理的时候要建立健全的管理和规范制度，以此来保证企业的管理能够合理有效。

3 总结

综上所述，近年来，在我国经济不断发展的前提下，很多企业为了更好的顺应时代的发展，不断的对自己的档案进行规范，并采用信息化技术对档案进行管理，使得管理进程不断的走向标准化，为企业的发展奠定了优良的基础，另外规范化的工作也使得企业的档案管理基础水平得到了很大的提高，而信息化技术的使用，使得企业初步建立起了计算机检索体系，为企业的计算机化管理也打下了坚实的基础，从而使得企业档案管理体系不断的优化，为人民提供了更好的服务，也为企业提供了更好的发展道路。

参考文献：

[1]冉雪莲.档案规范化与信息化管理[J].新商务周刊，2019，（23）：46.

[2]韩彦林.档案管理规范流程与信息化建设探究[J].卷宗，2019，（27）：81.

[3]阮晓红，童耘夫.试论档案信息化建设与规范化管理[J].卷宗，2019，9（3）：25.

（作者单位：云南电网有限责任公司红河个旧供电局）