新冠肺炎疫情防控期间公立医院档案管理工作探讨

龙东波　郭晓斐　李宁

新冠肺炎疫情发生以来，习近平总书记先后多次作出重要指示，对我国疫情防控工作提出明确要求[1]。各级档案部门认真学习、贯彻习近平总书记重要指示精神和国家的决策部署，统一思想认识，牢记初心使命，把疫情防控作为档案部门当前最重要、首要的工作。

一、背景

疫情就是命令，防控就是责任。新冠肺炎疫情爆发以来，各级档案部门按照国家统一部署，积極参与到疫情防控工作中，坚决服从各级党委政府的统一指挥、协调和调度，积极主动创新工作方法，为打赢疫情防控阻击战作出档案部门的贡献。

国际档案理事会联合国际信息专员会议于近日发表名为《新冠疫情昭示：危机时刻记录职责愈发重要不能停摆》的声明，得到了联合国教科文组织世界记忆和世界数据系统、文件管理者和行政管理者国际协会、国际数据科学委员会、研究数据联盟、数字保存联盟等国际组织的大力支持[2]。

二、各级档案部门在行动

1.国家高度重视

新冠肺炎疫情蔓延全球的严峻态势下，档案管理工作也面临着诸多问题。国家档案局于2月7日发出《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，为各级档案部门点亮指路明灯。

2.各级档案管理部门积极响应，抗疫行动在一线

各级档案部门在疫情防控工作中，主动作为、脚踏实地，自觉扛起责任，积极统筹开展疫情防控期间档案工作。各级档案部门坚决贯彻落实习近平总书记重要指示精神，充分发挥档案管理部门的先锋模范作用，积极投入到疫情防控工作之中，绷紧思想之弦，落实“战时机制”，为全力打好疫情阻击战提供档案服务，为医院各项工作开展、决策部署提供有力支撑。

各级档案局、档案馆积极发挥档案资政的重要作用，根据疫情防控工作实际需要，组织档案编研人员，深入挖掘馆藏档案资源，将党和政府应对疫病疫情、自然灾害等突发事件档案资料，特别是2003年抗击“非典”疫情的重要资料，汇编成参考材料，及时报各级领导参阅，为疫情防控职能部门提供重要参考。针对保障重大事项、疫情防控需开展查档业务的，各级档案部门响应国家号召，特事特办，在落实防控工作的同时，及时高效提供档案查阅利用服务。

3.抗击疫情过程中，档案发挥重要作用

疫情防控期间，各级档案部门为增强疫情防控工作的针对性、实效性，迅速反应，为新冠肺炎疫情防控提供重要资料支持。雷神山医院的快速建立、方舱医院的火速设立，充分显示出档案的重要作用，为疫情防控争取了宝贵时间。2003年“非典”档案发挥了重要的资政作用。

三、疫情防控期间中国医学科学院肿瘤医院档案管理实践

中国医学科学院肿瘤医院（下称医科院肿瘤医院）原名日坛医院，始建于1958年，1983年更名为中国医学科学院肿瘤医院肿瘤研究所，1996年通过三级甲等医院评审，成为我国第一批三级甲等医院。医科院肿瘤医院是国家肿瘤临床医学研究中心、国家肿瘤规范化诊治质控中心、国家食品药品监督管理局认证的国家药物临床研究中心所在地，全方位开展肿瘤相关基础研究和临床诊治的国家标志性肿瘤专科医院。拥有包括3名中国科学院院士、4名中国工程院院士在内的国内一流的专家团队，集医、教、研、防于一体，拥有5个国家级重点学科、3个国家临床重点专科、1个北京市重点学科。年均门诊量84万余人次，年均出院量5.3万余人次，年均手术量2万余台次[3]。

1.紧急响应，积极贯彻国家号召

医科院肿瘤医院档案管理部门，积极主动扛起防疫责任，精心组织，严密防控，将医院各项防控措施抓实、抓细、抓落地，提高档案部门疫情防控的科学性和有效性。加强档案室的日常检查和安全防护工作，确保档案人员防疫安全，确保档案实体及信息绝对安全。

医院档案管理部门紧急响应国家卫生健康委员会号召，以强烈的历史责任感积极贯彻《关于做好卫生健康系统新冠肺炎疫情防控工作文件资料收集记录工作的通知》精神，制定本院疫情防控工作资料收集工作规范，做好疫情防控文件资料收集记录工作，安排专人，按照档案管理相关规定，将具有保存价值的文件资料和实物进行收集、整理、归档。疫情防控期间的档案业务交流、一般性查档和信息公开等服务，在保证档案安全的前提下，可通过网络和电话等方式进行，尽量避免人员聚集，减少不必要的人员接触。

2.“应收尽收”，确保抗疫资料真实全面

疫情突发，我院作为医疗救护的先锋军，冲在医疗救护的第一线。充分利用现代通讯技术，灵活采用电话、办公网、微信、移动客户端、短信等适宜方式，加强对疫情防控材料收集归档工作的业务指导，积极将档案工作纳入防控工作的总体部署，做到疫情防控档案应收尽收、应归尽归。

根据国家卫生健康委档案归档工作要求，医科院肿瘤医院档案部门牵头各部门及时开展新冠肺炎疫情防控相关资料收集工作，将上级制度要求、医院医疗救治、应急处突、院感防控、门诊管理、护理管理、疫情防控、后勤保障、安全保密、科研教育、人员管理等全方位资料及时收集、适时归档。为医院的科学决策、处突应急等提供有力支撑。

3.完善制度建设，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平

医科院肿瘤医院一直积极响应国家要求，建立健全档案管理相关规章制度，严格按照国家卫生健康委员会、国家档案局、中国医学科学院等上级主管部门的要求，逐步完善医院档案管理制度建设，使档案管理相关各项工作“有法可依”。如医院档案管理部门将档案管理相关法律法规编制成册，供本单位档案管理员内部学习交流;每年定期开展档案相关工作培训;提高档案管理相关执行水平，进一步提高档案管理工作的科学化、制度化、规范化水平。

四、启示与展望

我国医药卫生体制改革的不断深化，公立医疗机构发展步伐逐步加快，这对公立医院的档案管理提出了更高要求。档案管理是衡量医院管理水平的重要标准之一，是医院工作的重要组成部分。做好档案管理工作是提升医院综合管理素质的重要途径之一，对促进医院借鉴经验、提高管理能力均具有重要意义。

1.加强宣传，提高对档案工作重视度

各级医疗机构应抓住“国际档案日”的宣传时机，充分宣传医院档案工作，利用多种宣传途径，如医院官网、微信、微博、滚动大屏幕等多种方式宣传档案的重要性，通过组织各类展览、图片展、院史馆等形式，传播档案文化，展示医院档案资源魅力，使大家认识到档案的珍贵价值，提高对档案工作的重视。为提高相关处室对档案管理工作的重视，可将部门档案管理工作执行情况作为职能部门绩效考核指标之一，提高部门领导的重视，从而推动医院档案管理工作的发展。

2.加强人才队伍建设，推进学科建设

人才是医院发展的重要助力。人才队伍建设是目前医疗机构面临的重要挑战之一。档案专业人才在医疗机构如何发挥专业作用，如何加强档案从业人员的培训，均需提上议程。在加强现有档案人员专业培训的同时，要有针对性地吸引档案管理专业人才，同时应与档案专业智库机构合作，听取其先进的档案管理经验和档案专业学科发展，补足短板，相信有了专业人才的加入，定能促进医院档案管理事业长期可持续发展。

3.健全预警响应机制，完善档案管理应急预案

人民安全是国家安全的基础和重要任务之一。公立医院要强化底线思维，增强忧患意识，时刻防范卫生健康领域重大风险。档案部门在此过程中要切实发挥资政功能，在健全预警响应机制、构建强大公共卫生体系、提升防控和救治能力等方面，档案均需充分发挥作用。

各级医疗机构应从此次疫情防控中汲取教训，自觉完善突发公共卫生事件时档案工作流程及制度，真正实现“档案的资政服务功能”。在贯彻执行档案管理相关制度的同时，应审时度势，建立《档案工作突发事件应急预案》等，以应对各类突发事件，及时开展档案工作。

4.加快档案信息化建设进程

档案信息化建设是大数据时代推进档案工作现代化的必然要求，也是实现档案事业不断发展的助推器。将档案信息长期保存战略融入我国信息化建設有利于档案事业可持续发展。数字化档案管理方式的出现使得原本的综合档案管理效率显著提升，同时也是实现综合档案资源化的前提[4]。美国、加拿大等发达国家的数字化图书馆建设我国的档案事业发展有重要借鉴意义。建议应从国家层面加大对档案信息化建设的重视，不断加强对档案信息化的重视，加大资金投入，提高管理水平与使用效率，提高对医疗机构各类档案的重视，推进医疗机构档案事业的长远发展。

5.提高安全意识，完善档案安全管理

档案安全问题始终备受各国、各部门关注，各国对其档案都高度重视[5]。中华人民共和国成立后，档案载体种类繁多，信息技术高速发展，在档案领域中广泛应用，在为档案管理工作提高效率的同时，档案安全受到严峻考验。档案安全已从只重实体档案逐渐发展为实体档案、数字档案并重。

新冠肺炎疫情突发，是对我国乃至全球各行各业严峻的考验。事实证明，我们应积极提高应急处突能力。医疗机构档案管理部门应重视此次考验，及时查漏补缺，落实责任，真抓实干，将各项工作做实做细，为疫情常态化防控工作做好充足准备，坚决打赢疫情防控阻击战。

参考文献：

[1] http：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202002/fd8abfed55c54443a8a71214fbe42e5d.shtml国家档案局-关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》.

[2] http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202005/5422fa5525e34ee48084a6970a34a413.shtml国家档案局-《危机时刻记录职责愈发重要不能停摆国际档案理事会等国际组织发表联合声明》.

[3] http：//www.cicams.ac.cn/Html/Hospitals/Main/Description.html 中国医学科学院肿瘤医院官网---院所介绍.

[4] 卢永平.数字化环境下的医院综合档案管理[J].办公室业务，2020（04）：122-123.

[5] 刘爽，周耀林.档案安全制度建设研究[J].中国档案，2017，0（8）：62-64.

基金项目：中国医学科学院北京协和医学院肿瘤医院管理研究课题专项基金（项目编号LC2017D10，课题名称：《中国医学科学院肿瘤医院档案精准化管理研究与实践》）

作者单位：国家癌症中心 国家肿瘤临床医学研究中心 中国医学科学院北京协和医学院肿瘤医院