数字化时代下档案管理思路研究

方婧

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）04-104-02

摘 要 在数字化时代下，企业档案管理已经进入新的发展阶段，本文将深入了解数字化背景下档案管理的问题，先介绍数字化时代下档案管理的条件与现状，再对档案管理策略进行研究，最终提出了档案管理的支持保障措施，希望能对未来工作提供支持。

关键词 数字化时代 档案管理 云计算

档案管理在企业运营中发挥重要作用，能够为企业发展提供充足的数据支持，已经成为影响企业可持续发展水平的重要因素。在数字化时代下，很多新的技术、新方法已经被广泛应用到档案管理中，不仅提升档案管理工作质量，也提高档案运用效率，企业管理层以及工作人员能够通过档案查询到想要的数据，使档案管理能够更好地服务于企业。

一、数字化时代下档案管理工作的现状与条件

（一）档案管理现状

数字化档案管理的主要优势，就是提高了档案资源检索的效率，并且与传统的纸质档案相比，数字化档案管理过程更加简单，能避免档案出现损毁、丢失等情况，减少各类档案管理问题发生。

但有研究认为，目前企业档案管理的现状远远跟不上时代发展要求，长期以来档案工作依然处于被动状态，工作模式陈旧且缺乏活力[1]。以职工档案管理为例，职工档案是劳动和社会保障工作的基础，在维护员工合法权益中发挥着重要作用，也是政府部门落实相关政策、化解矛盾的关键，有助于维护社会稳定；档案中会详细记录员工在企业中所享受的各种待遇，并记录员工参与社会保障情况。所以从员工的角度来看，档案管理已经成为保障自身合法权益的关键，但是在档案管理中，职工档案管理一直容易被忽视。除此之外，职工档案日益呈现出复杂化的特征，不仅关注职工的职业发展以及工资审批晋级情况，也关包含“五险一金”以及各种补助的发放等。因为档案管理工作日益复杂化，档案管理工作人员可能会因为失误操作而出现问题，增加档案管理工作难度。除此之外，部分工作人员因为缺乏专业知识，也会造成档案管理效率低。

（二）数字化档案管理的条件

1.数字化工具不断发展提供了必要的技术条件。目前随着现代科学技术的发展，数字化技术水平进一步提高，从20世纪90年代开始，我国办公开始朝着计算机化发展，并且移动终端以及大数据、云计算等技术的出现，都进一步推动了档案管理工作变革。在这种情况下，企业的档案管理逐渐实现了电算化、无纸化，档案存储的方式更加多样化，除了传统的纸质存储、磁盘存储与光盘存储外，目前快速发展的云存储技术进一步，并且相关通信技术、电子技术越来越稳定，使数字化工具成为档案管理的突破口[2]。

2.人才支持取得满意效果。数字化作为一种现代技术，与传统技术相比具有更高的操作难度。而针对这种技术变革，各单位的人才培养已经初见成效，高校所培养的兼具网络技术与档案管理的人才数量增加，并且现有员工通过再学习，也增强了自己对数字化技术的掌握能力。因此，良好的人力资源支持为提高数字化档案管理水平奠定了基础，这已经成为未来档案管理工作顺利开展的关键。

二、档案数字化管理策略研究

（一）明确档案数字化核心内容

与传统的档案管理模式相比，数字化档案管理工作更加复杂，所以为了能够进一步提高工作质量，工作人员需要细化工作细节，重点内容包括：1.强化档案整理。此阶段要严格按照《纸质档案数字化技术规范》的相关标注规范目录内容，并做好拆卷装订以及分区扫描等工作，将各种档案做好登记，这是数字化管理的基础。2.目录建库。按照通用数据格式，通过XML文档进行数据交换，期间可以按照《档案著录规则》的要求做好著录，形成目录数据库。同时工作人员要做好质量检查，降低质量问题发生率。本环节的主要目的，是了解档案内容与形式，确保数字档案信息的准确性。3.档案扫描。工作人员按照档案字迹的清晰度以及后期档案运用要求，设置档案扫描的分辨率以及亮度等，确定扫描色彩模式，并在扫描之后进行登记；注意检查扫描页数是否与整理时的页数是否相同，若发现不一致，则需要检查出现差异的原因。4.图像处理。在档案中经常涉及大量的图像，在数字化处理中，工作人员需要做好图像处理，包括裁边、拼接以及去污等，这种方法不仅能够显著减少图像的存储空间，也能让图像更加清晰，增强档案服务能力。5.图像存储。在档案扫描结束后，工作人员可按照档案管理要求确定存储格式，不仅要确保图像具有良好的清晰度，也要尽量减少档案的存储空间，目前常见的存储格式包括CEB、PDF、JPEG等几种形式。6.数据挂接。数据挂接能够对档案的全文数据以及目录数据等进行处理，一般在图像扫描结束之后，将已经扫描好的图像与对应的目录做挂接处理，确保档案目录能够与文件之间建立联系，此时在输入数据库的档案号之后技能及时查阅到关键数据[3]。7.对数据的验收。工作人员应该针对档案目录数据库以及图像文件等进行检查验收，一般情况下验收是由档案所在部门以及档案管理人员双方配合的基础上完成等。通过采用随机抽样调查法，一般全宗档案数字化的合格率超过97%，就可以认为数字化建设取得预期效果。8.数据备份。当发现全宗档案的合格率合格后，就可以对相关档案进行备份，备份一般采用离线的方式进行，并在备份之后做好异地保存，这样才能降低档案风险。9.成果管理。在保证档案数字化成果安全、有效、完整的基础上，工作人员应该尽可能地保证各类档案的高效检索，以充分发挥档案自身的价值。

（二）做好数字化档案管理的前期准备

档案数字化建设是依靠信息技术，将传统档案通过录入、扫描等方法存储在数据库中，并依靠档案管理系统完成统一管理，所以为了确保整个档案管理工作的有效性，在数字化建设中应该做好前期准备工作，主要内容包括：1.前期调研。工作人员需要针对数字化档案对象进行调查，并了解档案管理的技术标准，这样才能全面提高档案管理能力。日常工作中，通过掌握数字化档案的年代、载体、全宗、数量等进行统计分析，判断在数字化建设中所需要的各种资源。形成制度标准，结合当前我国《纸质档案數字化规范》的相关内容形成数字化档案验收与考核的详细技术标准，并以该标准来指导后期工作。2.形成详细的数字化档案管理流程，例如编制档案数字化交接流程表、验收表等，划分数字化建设中的岗位责任，并构建保密制度。同时，档案数字化管理本身具有工作量大、周期长等特征，所以为了能够实现档案数字化建设的长效性，需要在现有人才队伍基础上构建数字化人才队伍，专门提供技术支持，解决档案数字化建设中各种可能出现的问题[4]。

（三）强化档案数字化信息加工能力

在数字化档案管理中，工作人员需要按照档案自身情况形成工作方案，不仅要明确数字化档案加工过程中各方的责任，还应该对数字化档案验收的相关内容加以明确，确定档案数字计划的内容、进度、责任以及向技术要求。同时，要确保档案管理资料的清晰准确，在数字化档案管理中，需要工作人员投入百分百的精力，逐一核对档案资料，避免出现档案信息失真或者不全面的问题。严格遵照档案数字化加工流程开展工作，以规章制度的形式明确档案管理的详细技术流程，并在工作后通过抽检等方法，审查整个档案管理过程，提高工作质量。

（四）做好数字化档案的后期维护

在档案数字化建设过程中，工作人员需要将数字化档案维护作为重点内容，主要工作包括：1.强化验收维护管理，充分发挥全体工作人员的主观能动性，建立验收小组，对数字化后的档案做抽查或者全检，按照合同内容验收，判断数字化档案的处理效果。2.在档案验收后，对全体工作人员进行数字化技术培训，结合本企业的实际情况以及其他兄弟企业的经验，预见数字化档案管理中可能出现的问题，采用專项管理的方法，增强工作人员抵抗风险的能力。3.努力构建特色服务，按照馆藏档案资源，结合档案数字化处理成果，形成若干个专题数据库，例如建厂资料档案、安全生产先锋档案、质量标准变迁档案等。4.档案的真正价值在于利用，而数字化技术无疑进一步简化了档案的运用过程，所以工作人员应该定期维护档案数据库，为档案的下载、运用提供技术支持。

三、档案数字化的支持保障策略

（一）强化宣传，培养数字化意识

企业必须将档案数字化建设作为未来工作的重点内容，并从人力资源、财力资源等几方面给予支持。在思想上，全体工作人员应该形成数字化意识，认识到数字化档案管理的优势，这样才能调动工作人员参与数字化档案建设的积极性。同时，企业应该提供再学习机会，使档案工作人员能够了解数字化档案建设的思路与方案，并通过安全技术等，提高信息管理的安全性。

（二）依托二维码技术优化数字化档案实施路径

二维码技术的出现，使数字化档案管理工作模式得到进一步发展，档案管理能力进一步增强。例如，企业管理层可以通过二维码直接扫码登录数字化档案数据库，完成浏览、下载等过程，此时系统会通过二维码记录登录信息，并监督其下载、浏览档案的过程。除此之外，针对企业中一些常见的档案信息，工作人员可以退出二维码，在员工在扫描之后能够获得下载的链接，减少其他员工反复请求的情况，提高档案管理工作效率。

（三）合理运用云计算技术

云计算技术的出现优化了数字化档案管理过程，通过云计算技术构建的数据平台，能够提供一个广域的档案管理环境。云计算技术最显著的优势，就是具有极大的信息容量，并且不受硬件因素的限制，在数字化档案管理中，工作人员可以直接将档案上传到“云端”，当员工对某类档案产生需求后，直接在云端分享档案即可。或者向员工发送针对某一类型的链接（有时间限制），员工可以自由通过链接下载特定类型的资料。

四、结语

档案数字化建设已经成为未来工作的主要发展方向，对于相关人员而言，未来工作中要进一步了解数字化技术的应用路径，并结合现有技术需求以及档案管理情况，完善数字化档案建设路径，使数字化档案可以成为推动企业发展的重要动力。

参考文献：

[1]吴艳群.浅论机关事业单位数字化档案管理工作[J].传播力研究，2019，3（36）：70.

[2]李琳.大数据时代国有企业档案数字化管理对策研究[J].武汉电力职业技术学院学报，2019，17（04）：50-52+56.

[3]尉宁.数字化交付与文档管理的关系研究[J].兰台内外，2019（35）：32-33.

[4]张秋丽.新时代下的档案管理创新探讨[J].兰台内外，2019（35）：34-35.