电力档案管理中存在的问题及措施

郑丽霞

摘要：电力档案类别多、复杂，管理难度大，为了更好地服务电力企业创新发展，本文分析了电力档案管理中的问题，并针对存在的问题提出了相应的对策。

关键词：电力工程;档案资料;管理;问题;措施

引言

电力企业档案是企业的一种无形资产，其在电力事业的发展中发挥着极为重要的促进作用，是企业顺利运行的重要组成部分，为企业提供了重要信息，因此在电力企业管理中档案管理工作极为重要。新形势下，信息资源为企业更好参与社会生活和市场竞争提供了重要保障，在企业档案管理中应用和推广信息化，革新传统的档案管理模式，不断优化办公软件环境，实现企业档案管理效率和质量的有效提升。新时期电力企业档案管理信息化建设的开展，是企业正常运转的必然趋势。

1电力档案管理中存在的问题

1.1档案管理网络未落实到位

随着电力事业的发展，电网企业对档案管理也提出了新的更高的要求，制定了相关的管理制度，例如《电网公司档案工作评估办法》《电网公司档案管理办法》《电网公司档案管理工作规定》等。档案管理的地位也有所提高，建立了以企业领导为主管、档案管理部门负责人分管、档案员具体负责、兼职档案员协助管理的四级档案管理网络，然而这些并未落实到位。与主营业务相比，档案设施建设的投入依然较少，难以充分满足档案管理需要;并且企业领导对档案管理工作的重视程度不够，兼职档案员积极性不高、工作效率低等，反映出企业的档案管理意识不强，思想上不够重视。

1.2档案管理人员配置不足。电力档案类别，既有文书档案、合同档案、会计档案等通用类档案，也有基建档案、科研档案、设备档案等专业性很强的档案，而且电子档案应用越来越广，纸质档案并未退出档案管理范畴，这种情况对人员配置提出了更高的要求。然而现实情况是，档案管理人员不仅数量不足，许多人要身兼数职，并且档案管理人员专业素质参差不齐，不少人忙于收集、整理、分类、编目和排架等繁杂事务，很少有时间钻研业务和新技术，使得档案新技术应用、信息化管理有所欠缺。

2加强电力企业档案信息化建设的措施

2.1加快企业档案信息化标准规范建設

在档案信息化建设中，建立健全的档案信息化标准规范体系发挥着极为重要的作用。为了能够促使档案管理真正实现信息化，应严格遵照国家有关制度与标准，结合电力企业实际情况，建立健全完善的、可操作的规范与标准。首先，以高瞻远瞩的眼光进行科学规划，并用心考虑到企业实际情况及信息化建设标准，在企业发展规划中纳入企业档案信息化建设，对发展目标予以明确，在规范化、科学化的发展道路中纳入企业档案信息化建设。其次，要对档案信息化标准体系予以完善，在最短的时间内将电子文件归档制度、档案信息整合、采集以及安全管理等方面的标准制定出来，把现有的标准严格落到实处，对现有标准规范体系予以总结完善，将信息化建设中的技术标准统一，从而真正实现可持续利用数字档案资源，有效解决电力企业档案信息化建设所存在的不足，促使有限的资源得以充分、合理利用。

2.2加强档案信息数据安全管理

安全保存档案信息是档案归档整理的重要基础，数字化档案信息通畅是在计算机中存储，因此要加大计算机防火墙设置力度，避免感染病毒，使档案信息存储位置的安全性得到保证。特别是电力企业的诸多档案信息属于国际电网建设的保密性信息，电力企业必须对数据的使用权限以及安全级别予以确立，同时把档案信息化管理法规严格落到实处，在最短的时间内把内部档案数字化管理的混乱状态解决。把问责制度有效落到实处，针对归档错误行为，应及时将责任落到相关管理人员头上，以此使档案数据的安全得到保证[1]。

2.3提高档案管理工作人员的能力素质。提高档案管理工作信息化建设，能够促进档案管理工作效率的提升，但是主要还是需要管理工作人员来进行档案管理工作。所以提升档案管理工作水平，还应该要加强档案管理工作人员队伍的建设。在进行档案管理的过程中，可以采用老员工带新员工的方式，提高档案管理工作人员的工作能力。特别是电力企业这种大型企业中，一般档案管理人员的工龄比较高，具有几年或者是十几年的档案管理经验，所以通过这些老员工，能够有效地提高新员工的档案管理能力，更好地开展档案管理工作，同时老员工带新员工，还能够促进档案管理工作团队和谐氛围的营造，提高档案管理工作人员之间的团结合作意识。电力企业应该要定期地对档案管理工作人员进行档案管理知识培训工作，提高档案管理工作人员对于当前新知识的了解程度以及最近的管理方式，从而不断地提升自身档案管理能力，提高档案管理知识的储备量，能够与时俱进，从而更好地开展档案管理工作。同时还应该要加强档案管理人员对于先进技术的掌握程度，要提高对于先进设备的了解，能够熟练操作相关的设备，电力企业还应该要积极引入高素质、高水平的档案管理人员，从而不断地提升档案管理人员的整体水平。

2.4推行流程管理，规范档案工作

长期以来，档案工作人员习惯了“移交、接收”的模式，业务部门有什么资料移交，就接收这些资料，结果常常出现相同类别的档案，内容却大相径庭，无形中给档案管理增加不少难度，所以档案管理也要进行规范管理，建立标准化管理体系，加强档案的监督、考核与验收工作，构筑大档案格局。利用ARIS流程管理平台梳理和优化档案管理流程，例如电力建设项目通过确定项目建设时间节点（典型如里程碑节点），总结提炼归档节点，并将其作为ARIS系统事件，这样各个节点的项目参与者任务要求也明确了，由此产生任务表单，岗位、流程、任务一一对应起来，使归档移交负责人、归档内容、归档时间、归档形式、档案接收人、档案验收标准就非常清楚了，并通过流程图清晰地显现出来[2]。

2.5加大力度继续宣传

《档案法》及《实施办法》《档案法》与《档案法实施办法》是指导各行各业档案管理的基本准则，同时也是保证企业档案管理工作向科学化、统一化方向发展的重要依据，电力企业档案管理工作要想得到有效创新，就需要积极宣传两项办法，同时结合电力企业自身改革和发展特点，从制度方面入手，贯彻于落实两项档案管理基本办法[3]。

2.6利用办公自动化，形成完整的档案信息化管理系统

随着我国信息化技术的不断发展和广泛应用，信息化文书档案工作在实施的过程中，应该充分的利用办公自动化，如打印机、复印机等等。对文书档案利用办公自动化进行优化加工，并且借助先进的网络技术构建完整的信息管理系统，实现对文书档案的管理工作，不断提升信息化文书档案管理的工作效率和质量[4]。

结束语

文书档案管理工作是事业单位最重要的部分之一，事业单位要加强对文书档案管理工作的认识，加强管理意识，为事业单位的信息和资料提供有力的信息保障。这就需要在工作的过程中，事业单位领导首先要高度的重视，加快观念的转变，加快文书档案信息化工作，搭建科学的文书档案管理信息平台，为文书档案的开发利用奠定良好的基础。

参考文献：

[1]王若熙.文书档案管理信息化建设初探[J].信息记录材料，2019，20（12）：62-63.

[2]周珺.新时期电力企业下如何做好档案管理的保密工作[J].营销界，2019（48）：241+243.

[3]廖秀梅.电力企业档案数字化质量与安全保障研究[J].企业改革与管理，2019（22）：18+21.

[4]孙焱，范忠军，孙艺冰，陈俊廷，王雪婷，张玉林.电力企业干部人事档案一体化管理实践[J].中国档案，2019（11）：58-59.