浅谈学校档案管理与工作效率的提升对策

戴云

【内容摘要】这些年，人们对教育的质量越来越重视，与此同时对档案管理与工作效率的提升非常关注。学校教育工作牵涉到方方面面，如果对其档案管理不够到位，甚至出现档案缺失等问题，那么对学校历史研究、学校教育发展历史研究等都会出现各种瑕疵。所以，本文首先对我国学校档案管理和工作效率提升过程中出现的问题进行揭示，然后结合工作实践对其策略进行探究，以期帮助学校管理好档案，并提高工作效率，从而为学校更好的发展提供文史档案研究作用。

【关键词】学校  素质教育  档案管理  工作效率  策略

档案不仅是信息的记录，还承载着历史发展内容，更对历史发展进行研究具有重要价值。学校作为我国普通教育的重要阵地，其发展过程是我国教育发展的重要印记。所以，学校的档案也一定呈现出了我国教育发展的历史，就其管理进行研究对我国教育的发展具有重要作用。特别是到了信息时代后，档案管理更可以促进教学质量的提高，可以提高校园文化的创建，从而不断推动我国学校的发展，甚至推动教育的发展。由此可见，对学校档案管理和工作效率的提升对策进行研究具有重要意义。

一、当前我國学校的档案管理和工作效率提升方面存在的不足

学校的档案管理关乎到学校教学质量的提升，关乎到校园文化的建设与提高，更关乎到我国教育的历史发展研究。所以，学校不仅要重视教育教学工作，更要重视学校档案管理工作。在素质教育理念下，我国学校的教育教学工作蒸蒸日上，然而在学校档案管理方面出现了诸多问题，导致其工作效率难以提升，影响了学校及教育的发展。综合起来，其不足之处主要表现在以下几个方面：

首先，工作人员的专业意识和专业能力不足。当前学校从事档案管理工作的人员，一部分是教师，一部分是校外的大学生。这两种人都不是专业的，也没有足够的专业意识和专业能力。例如，教师以教学为主，忽视档案管理。再如，大学生缺乏管理经验，管理能力有限。他们对档案的分类、整理等不甚了解，让学校的档案管理几乎流于形式。

其次，管理方法落后。信息时代的发展促进了网络技术在学校管理中的运用，但是学校档案管理仍以纸质档案管理为主，电子类档案的管理缺失严重。另外，在档案的归类、调取、查检等过程中，管理员仍利用传统的方式进行，极少利用网络技术进行。这不仅降低了档案管理的效率，也让陈旧的管理方法无法适应高效率、高要求、高质量的档案管理需求。有的学校之所以档案管理信息化程度不够，或管理系统、制度等不够健全，大多是因为学校的资金投入有限，毕竟学校最关键的工作是教学。

最后，协调能力不足。档案的管理并不是由哪一个工作人员或哪一个部门单独就能完成的，需要各方面人员、各科室协调进行。例如，教导处几乎每天都会产生新的档案，而这些档案大多没有及时的备份至档案管理处，导致档案管理和档案的进一步完善遇到问题。长时间如此，那么必然会让学校档案管理陷入混乱，必定会对教育和学校的发展产生阻碍。

二、有效提升我国学校档案管理工作效率的主要策略

档案管理工作既然对学校及教育的发展具有如此重要的作用，那么学校一定要重视档案管理工作，并且从以下几个方面提升其工作效率：

首先，要提高档案管理人员的专业素质。一方面，学校要引进专业的档案管理人员，确保其专业意识和专业能力。另一方面，学校可以安排本校的教师参加专业化学校档案管理培训，从而实现内部人员角色的转变。另外，教育行政管理部门要将档案管理工作作为学校岗位培训的内容，利用工作室、名师工作坊等方法形成研修专题，让管理员能得到更专业的培训。

其次，要引入计算机管理系统，实现信息化管理。现在每个行业都引入了计算机，对学校档案管理，也可以引入计算机管理系统，如OA系统、电子档案管理系统等，让学校档案管理实现信息化。这样一来，不仅提高了档案管理的信息化程度，更提高了学校档案管理的工作效率，为学校及教育的发展研究提供了更丰富、更系统的资料保障。

最后，各部门之间要相互协调。学校要对档案管理工作设计的各个科室的职责权限进行明确，确保相关工作能有效衔接，不会出现推迟、阻滞等现象，从而确保档案能及时更新。这样一来，不仅能让学校的档案管理更高效，而且能让档案及时补充和更新，让后续研究能利用到最新的“数据”，进而确保学校及教育的研究具有时代性。

结语

综上所述，教学档案作为我国教学研究和教学改革的重要依据，不仅能让以往成功的教学经验得到有效借鉴，从而让学校的教学策略得到改革与创新，还能让学校按照学生成绩讲学生的学习特点了解得更充分，继而为学生的学习采取更科学、更有效的措施。特别是在进行教育研究时，需要学校提供以往相关的数据，而学校档案管理及工作效率的提升就可以帮助这方面工作。所以，作为学校领导一定要重视学校档案管理工作，从而更全方位的促进学校及教育的发展。

【参考文献】

[1] 马静. 学校档案管理存在的问题和对策探讨[J]. 管理观察，2019（10）：127-128.

[2] 李敏. 浅谈档案管理现代化的现状与对策[J]. 办公室业务，2019（07）：71.

[3] 张存芬. 学校档案管理规范化的路径研究[J]. 才智，2019（03）：204.

（作者单位：甘肃省酒泉师范学校）