浅议房屋管理数字档案室的建设

文/王侃

近年来得益于信息技术的进步，网络化、无纸化办公已成为新的办事模式。政府部门大力发展电子政务服务，企业在市场中大力推广电子商务，既方便了政府、企业与市民百姓的日常工作、学习和生活，又极大地提高了全社会的办事效率，提升了城市精细化管理的水平，随之也产生了大量的数字文件。为应对这一新情况，2016年，经市委、市政府同意，《上海市档案事业发展“十三五”规划》正式印发，明确到2020年底上海40%的市级机关档案室建成数字档案室，50%的市级机关向市档案馆移交电子档案或档案数字副本，同时要求全市各单位加强数字档案室建设的组织领导，积极创造资金、技术等有利条件，切实完成“十三五”数字档案室的创建任务，提升上海档案信息化建设的发展水平。由此可见，完善数字档案的建设、管理与利用，已经是包括房屋管理档案部门在内的所有档案管理者必须正视的挑战。

一、我国数字档案室的建设与特点

自2004年青岛市档案局出台《青岛市机关数字档案室建设标准》以后，全国部分地区、部分部门也先后进行了有益的数字档案室建设的探索与实践。2013年，上海市档案局提出了全市数字化档案室建设的目标：以先进的信息化技术为手段，以“文档一体化管理”为原则，以电子文件归档管理为重点，兼顾传统载体，开发和应用符合实际的规范的档案管理信息系统，逐步实现档案资源数字化、档案管理自动化、信息传递网络化。2014年国家档案局制定的《数字档案室建设指南》明确了数字化档案室的定义和建设的原则，在基础设施、应用系统、数字档案资源以及保障体系等四个方面，对全国数字档案室的建设提出了极为详细的要求。

相较传统的档案部门，数字档案室具有以下三大鲜明的特性：

1.档案资源数字化。档案部门对在电子政务和电子商务活动中产生的新增电子文件，包括文本文件、图像文件、视频文件等，运用统一的数字形式加以收集、整理、加工、存储，既规范了电子档案保存的技术标准，又压缩了存储空间。同时，通过对经数字化加工过的纸质、照片、音像等传统载体的档案进行一并管理和规范，使传统档案的元数据以数字化形式得到更完整的保存，起到丰富数字档案资源及完好保存档案实体的作用。

2.信息传递网络化。数字档案室因网而产生，因网而发展。依托网络信息技术，档案部门与管理部门等机构的数字档案可以更便捷的收集、管理和移交，可提高档案部门的工作效率。同时，查询与利用档案的用户，也能通过网络快速地获取自己需要的档案信息，从而加快档案信息交流与反馈的速度，提高档案的利用效率。

3.档案利用知识化。借助数字信息技术的应用，可以打破档案信息原有载体之间的物理隔离，将分散于文书档案、照片档案、音像档案中的信息有机组织起来，形成特定的知识集合，实现由档案查询向知识提供的转变，促进档案的利用。

二、房屋管理档案部门的数字化实践

房屋管理档案，是政府行业管理部门在参与房屋管理各类活动中产生的具有法律凭证价值和参考价值的各种原始记录，涉及房屋建设、交易、登记、抵押、使用、维修、征收等各个过程，其中房屋交易、住房保障和房屋征收等相关信息是极为重要的民生档案。适应时代发展的需要，管理好各类房屋管理档案，使之更好地服务于社会、服务于民生，提高房屋管理档案的整体利用效率，也是房屋管理档案部门孜孜以求的目标。

2010年，上海房屋档案的管理部门为制定全市房屋管理档案的发展规划，曾对全市市区两级房管系统实体档案的状态作过一次较为全面的调研。据统计，截至2010年底，全市房管系统专业实体档案(含征收档案、房产登记档案、物业管理档案、保障性住房档案)总量约为1200万卷。

上海市住房保障和房屋管理部门在制定《上海市房管系统档案事业发展“十二五”规划》时提出，“十二五”期间，全市房屋管理档案部门要以“统一标准，规范管理，共享资源，深化利用”为核心目标，稳步推进档案资源数字化、信息建设标准化、信息服务网络化，实现上海市房管档案信息资源的高度共享和利用。从上海市进一步减化政府部门办事流程、优化营商环境、开启办事只跑一次的“一网通办”模式以来，电子政务服务得到了大面积的推广与应用，全市房屋管理部门也为之出台了诸多有针对性的便民办事政策，大量的事务性工作可以通过网络迅速解决。

由于这种无纸化办公的发展趋势，实现档案数字化管理已迫在眉睫。目前，市房屋管理档案部门的档案管理系统，与国家档案局和上海市档案局最新出台的关于数字档案室和电子档案管理系统的建设标准存在不小的差距。对照国家及上海市对于数字档案室在基础设施、系统功能、数据标准、档案管理、安全保护等方面的要求，现有档案管理系统存在明显不足。另外，档案系统还没有形成与在线文件实现自动转换的运行机制，档案归档工作仍以手工录入为主。为适应大数据电子政务的需要，近两三年来上海市区两级房屋管理机构的档案部门也在不断探索数字档案室的建设，如长宁、崇明等区房屋管理档案部门在样板档案室的创建过程中成功地开展了数字档案室建设的实践。市住建委也在积极申报上海市示范数字档案室建设的试点，借以推动上海市住房和城乡建设管理委员会数字档案室的建设走向规范化、信息化、数字化。

三、房屋管理数字档案室建设的建议

笔者认为，房屋管理部门开展数字档案室的建设，应当按照国家档案局提出的“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，从既要适应将来房屋管理数字档案的发展又要兼顾满足实际需求的角度出发，统筹规划，分步实施。

1.争取资金保障。房屋管理数字档案室的建设,是项着眼现在面向未来的重大工程。前期的开发建设涉及大量的人力、物力和财力，其中资金的保证与持续，是建成房屋管理数字档案室的关键。这就亟须在各级主管部门的积极支持下，在建设房屋管理数字档案室之前，做好调研工作，掌握建设需求，科学地测算建设资金和项目建成后维持房屋管理数字档案室所需的费用，做到适度超前，满足房屋管理数字档案室的建设与运行维护的需要，使房屋管理数字档案室的建设与运行真正体现实效，不流于形式，充分发挥其功能与作用。

2.规范建设技术标准。数字档案室的建设，对于房屋管理行业来说是全新的事物。建设和运行过程中难免会遇到些意想不到的情况与问题，需要制定执行统一的技术标准与规范。2019年，上海市就“一网通办”政务服务中的电子文件归档管理出台了管理技术规范，对归档流程、数据组织、归档格式和归档接口提出了明确的要求。从统筹房屋管理数字档案的管理、方便政府与社会查询利用出发，借鉴国家与地方出台的相关标准，充分研究房屋管理的特性，制定统一的房屋管理数字档案室技术标准。以此为基础，规范房屋管理系统数字档案室的建设与今后的维护。

3.开发优化应用系统。房屋管理档案部门，应当利用现有的各项优势条件，充分参考数字档案文件的特点，将数字档案室的建设积极融入管理部门的信息系统中，实现电子公文信息与数字档案的有效转化，涵盖档案接收、档案整理、档案保管、档案利用、档案鉴定与处置、档案统计、档案移交与销毁、档案备份与迁移、系统管理等技术内容。这样既能方便快捷地保存归档，又能实现从文件到档案的全程一体化信息管理。对于目前暂时没有条件实现文档一体化的房屋管理部门，档案部门可以在保证电子文件真实性、完整性、可用性和安全性的前提下，通过开发具有档案归档功能的嵌入模块，实现与数字档案室系统的对接。

4.建立健全档案信息资源。房屋管理数字档案室的出现，为房屋管理专业档案的管理提供了一个新的高效平台。数字档案室的出现，可以使档案的整理工作更加细化，从而使档案信息形成特定主题的知识汇集，大大方便档案的查询利用。此外，房屋管理电子档案室的建设，还有可能整合分布于不同单位与部门的数字档案资源，在将来形成档案管理的数字化平台。这样，一方面可以有效缓解现在大量产生的增量档案与有限库房之间的矛盾，缓解库房容量的压力，另一方面便于搭建区域电子档案信息共享平台，实现房屋管理档案资源的共享，极大地缩短使用者搜索档案的时间，从而使档案利用更加高效便捷。

5.提供个性化档案服务。政府机关、企事业单位以及市民百姓对于档案的需求不尽相同，个性化特征鲜明。数字档案室的出现，可以使房屋管理档案部门借助数字档案室查询平台，对不同类型的档案利用者行为进行长期不间断的跟踪，记录其查看的内容、搜索的关键词，从而通过后台数据分析，掌握不同用户利用档案的习惯与偏好，使档案工作改变传统的服务模式，变被动服务为主动服务，围绕特定用户的需求，在法律法规允许的范围内，主动提供他们希望得到的档案信息，发挥房屋管理档案部门的社会作用。

6.完善安全保障体系。数字档案室的优势虽然明显，但是其档案信息的安全性也是极为重要的，尤其在网络时代下。为此，首先要通过合理的规范要求来保证数字档案元数据的完整，其次要通过网络的安全来保证数字档案数据的真实性，最后要运用可靠的数字档案管理系统作有效防范，并适时实行重要档案异地异质备份保存，落实数据备份，全方位无死角地保证档案信息的真正安全。

7.培养引进新型人才。数字档案室的出现，是档案管理工作顺应时代发展的必然，但在实践过程中，各档案管理部门在机构设置、人员配备、设备设施上存在差异，尤其是人员的储备。以房屋管理档案部门为例，具有档案专业知识的管理人员数量已经很少了，既有档案专业背景又懂计算机信息技术的优秀人才更是缺乏，若想要适应档案信息化的需要，就必须采取“两条腿走路”的方式，一方面积极引进熟悉房屋管理业务、懂档案管理、精通信息技术的优秀人才，另一方面要加强现有档案员工的技能培训，优化档案从业人员的知识结构和运用信息技术的技能，积极应对，改变现有档案人员知识结构较为薄弱的状况，补足管理数字档案能力的短板，以适应未来房屋管理行业中开展数字档案室建设的需求。

得益于当代信息技术的普及与运用，在各级政府减化办事流程、优化营商环境的大背景之下，势必会产生大量电子文件，需要有与之相应的数字档案室对其加以数字化管理。当然，为确保数字档案真实完整、安全可靠、长期可用，以适应在大数据时代档案管理工作的要求，房屋管理数字档案室的建设还有许多路要走，房屋管理档案部门应以此为契机，推动房屋管理系统数字档案室的建设逐步走向规范化、信息化、数字化。