提高工程档案资料质量的有效策略

夏海金

(佛山市三水云东海新城开发投资有限公司，广东 佛山 528100)

1 建筑工程档案管理工作的重要性

每一个建筑工程所涉及到的施工程序、施工技术都较为复杂，只有细致地记录和保存施工活动的相关内容，才能保证项目工程顺利、有序开展。建筑工程施工往往会产生海量的数据资料，这些资料不仅可以直接体现活动的开展情况，而且可以为质量管控提供数据支持。作为施工企业，只有建立科学、完善的管理制度，将档案管理工作落到实处，才能真正提高企业内部管理控制的水平。

目前，国家针对建筑施工档案管理工作已经提出了相关要求，在开展工程建设施工的过程中，必须严格做好档案资料管理工作，否则可以认定为工程不合格。相关规范的提出和实施极大程度地提高了企业档案管理工作的严谨性和科学性。项目只有通过规范化、标准化、合理化的施工才能达到相应的质量控制标准，通过档案资料对工程施工过程进行记录，可以为后续的质量控制工作奠定基础。作为原始的施工资料，工程档案资料包含了项目的全部信息，不仅可以为实际施工提供指导，而且可以为后续检修工作提供依据[1]。

2 工程档案管理中存在的主要问题

2.1 工作人员档案管理意识不足

任何一个工程所涉及到的工程资料的数量都是庞大的，涵盖的内容也较为复杂，比如工程立项资料、设计文件、施工资料、验收文件等，导致工作人员面对巨大的工作量。在大多企业的内部，档案资料的管理工作由其他部门的工作人员兼职负责，这些工作人员档案管理意识不足，使得施工企业的档案管理工作开展效果并不理想[2]。另外，资料管理人员对资料保管工作不够重视，导致企业内部经常发生资料丢失的现象，项目竣工后不能及时向档案管理部门递交完整的工程档案资料，严重影响了资料归档工作的开展。大多施工企业在施工中更关注施工进度和施工质量，对施工资料的收集工作不够重视，导致工程资料的完整性得不到保证。比如在开展桩基础施工时没有对基础水泥进行抽样检查，导致基础水泥的检验报告缺失，影响整个工程资料的完整性。

2.2 建筑工程档案资料管理质量不高

工程档案资料不仅包含施工过程中的资料和竣工验收资料，而且包含施工准备资料、地质勘查资料、监理文件资料等。在开展工程资料管理工作的时候，企业往往只重视资料的收集，没有对其进行合理的整理，导致资料杂乱无章，影响档案的查阅和利用效率。另外，如果从事工程资料管理工作的工作人员责任心不足，可能出现资料丢失的情况，这类现象的产生严重影响了档案管理的完整性、真实性以及有效性。

2.3 缺乏专业的档案管理人才

企业为了节省人员开支，没有成立专门的档案资料管理部门，甚至没有招聘专业的档案管理人才。随着社会的不断发展和进步，虽然各个企业内部的档案管理模式正处于进步和创新的过程中，但是绝大多数的档案管理工作人员的专业性还有待提高。另外，在新时代背景下，工程资料管理工作已经逐渐向着信息化的方向发展，工程档案管理人员必须掌握相应的信息管理技术。

3 提高工程档案资料质量管理的措施

3.1 加大宣传，提高意识

档案管理工作最终都是由人完成的，人才是档案管理工作中最为重要的执行者，档案的收集、整理以及形成等各个环节都需要人的参与。而只有“人人都参与”的工作氛围才能推动企业档案管理工作良性发展。在工程项目的准备阶段应该明确档案管理工作的负责人，并且将工程文件资料的收集、整理、管理工作纳入到项目正常管理工作的过程中去，明确相关工作人员的岗位职责，保证档案管理工作和项目建设工作同时进行，将档案管理工作贯穿到项目工程建设的始末。同时，在企业内部加大宣传教育的力度，保证所有的工作人员都掌握档案资料的日常知识和档案法律法规内容，避免工程竣工后发生资料不完整、不准确的现象。

3.2 健全制度，落实责任

项目立项阶段应该按照相应的法律法规建立完善的资料管理标准，统一资料的编制要求和程序，明确各个单位的职责，严格控制资料报送和备案的过程，以提高工程档案的质量。另外，在开展项目施工的时候，档案主管部门也要行使相应的监督权力，切实保证工程档案的编制、管理质量。目前，国内很多单位就工程档案管理已经制定了相应的规定，比如《建设项目档案验收办法》等，这些规定的提出和实施极大程度提高了工程档案的准确性和完整性。

3.3 过程参与，同步管理

工程开展的每一个环节都会产生相应的档案信息，档案管理工作人员从项目筹备阶段就要参与进来，积极学习相应的知识和法规，严格按具体的要求对工程档案资料进行收集、整理、审查和检查，一旦发现档案资料存在“不完整、不规范、不统一”的问题，立即组织人员进行完善和解决，尽最大可能保证项目工程资料的系统性、完整性以及准确性。工程竣工验收阶段，档案管理人员需要准备好项目竣工验收资料，认真落实竣工资料的收集和立项开工、工程施工、工程验收工作同步进行的制度，从源头上提高工程档案资料的准确性。

3.4 借助新技术，创新管理

充分发挥信息技术的功能，促进档案管理工作不断向着信息化、数字化的方向发展，如图1所示。

图1 档案数字化管理

首先，企业的管理者必须正视现代技术在施工技术资料管理中的作用，并且积极将信息化管理思想、模式以及方法引入到本企业档案信息管理工作中来，加大投资力度，建立完善的电子文件资料库，提高档案管理工作的信息化和标准化水平[3]。从工程立项到工程竣工，每一个环节都会产生相应的工程档案资料，传统模式下档案资料的收集和整理由不同的单位或者部门负责完成，这种模式效率较低，而通过建设数字化网络平台，提高档案资料的共享度，不仅可以释放劳动力，而且提高了档案资料的管理效率。在建设信息平台时注意将档案管理信息系统作为中心，完善档案数据管理库，保证更好地完成档案资料的收集、归档和整理，建立信息查询连接，实现档案信息的动态化管理过程，提高档案信息服务的有效性和高效性。

3.5 加强培训，提高能力

档案管理工作人员的综合素质水平直接决定着档案管理工作开展的质量。近年来，随着城市建设速度的不断加快，关于项目档案资料管理的标准和规范相继出台，这些标准和规范的提出，给工程资料管理工作的开展提出了更高的要求，同时也给档案管理工作人员的综合素质水平提出了更高的要求。为了提高档案管理工作人员的专业技能水平，企业需要定期对其进行培训，引导他们熟练知晓并掌握相应的档案管理知识，真正成为企业档案管理骨干。另外，重视档案管理人员计算机能力的提升，引导他们转变传统的工作模式，发挥信息管理平台的作用，提高档案管理工作的规范化和科学化水平。

4 结束语

在新时代背景下，建筑行业的飞速发展给建筑企业的管理工作提出了更高的要求。作为企业管理工作的主要内容，工程档案资料管理工作的开展质量直接决定着建筑企业未来的发展。企业管理者必须重视工程档案资料管理，通过培训等方式提高档案管理工作人员的综合素质水平，建立完善的档案管理制度，充分发挥网络信息技术，提高工程档案管理工作的科学性、规范性和高效性。

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