基于友好协商原则的座位管理系统研究

戴云云 肖相金

摘要：该文对高校图书馆座位管理的现状进行了调研，分析了图书馆座位利用的基本规律，基于简单公平的原则，提出了基于“友好协商”原则座位管理的基本思路。该文是提高图书馆座位管理利用率和提升图书馆服务能力的创新性探索，也是将社交平台与图书馆读者服务结合的一次实践，为图书馆引进更多社会化软件提高读者服务质量提供了参考。

关键词：座位管理;友好协商;图书馆;微信

随着社会对创新人才的需求越来越紧迫，高校图书馆除文献、资料、图书传递职能以外，还承担着一部分教学职能，已成为高校的第二课堂。图书馆学习环境的不断改善，吸引了越来越多读者来馆学习，图书馆座位的“紧俏”和如何高效利用座位资源，成为图书馆的管理难题。一些图书馆引入座位管理系统，这在一定程度上提升了座位的利用效率，缓解了座位管理上出现的问题，但在实际使用过程中，这些系统依然存在着一些不足。本文探讨的基于友好协商原则的座位管理系统，是在尽量不影响读者座位使用原有习惯的前提下，以友好公平的原则，提高图书馆座位利用率，从而提升图书馆服务能力与水平。

一、图书馆座位管理现状

本研究通过高校图书馆门户网站、搜索引擎、微信及电话在线咨询等途径，对江西省32所本科院校座位管理情况进行了调研，调查结果显示，江西省37.5%以上的本科高校图书馆已经使用或正在建设座位管理系统。这些高校中使用的座位管理系统基本上都是“预约—签到”模式。部分系统预约时，读者可通过系统实时查看各区域座位的利用情况，根据喜好和需求选择座位。也有的管理系统不支持预约，只能现场选座。在签到方式上，有些系统采用刷卡机或者门禁闸机刷卡方式签到，另一些座位管理系统则以扫描二维码的方式签到。最近两年，出现了基于Beacon技术蓝牙签到模式。在管理软件上，当前应用较早的座位管理系统基本上是需要下载和安装专门APP，这样读者使用起来不够方便快捷。

图书馆引入和使用相应的软件系统来管理座位，以此来提升座位的使用效率，收到了一定的成效，但也存在着一些问题。如未能充分考虑不同读者需求，或者不同时段而进行灵活的管理，其操作流程繁琐，给读者使用座位带来了不便，增加了读者的时间成本。为解决座位管理中的这些困难与矛盾，本文提出了一套基于友好协商原则、公平可靠、规则简单、管理灵活的座位管理系统，以此来全面提升图书馆服务的效率和效能。

二、基于“友好协商”原则座位管理系统的设计

（一）座位需求的基本规律

笔者从事图书馆座位管理相关工作多年，发现在普通的二本高校中，只有少数读者经常到图书馆学习并使用座位。通过对某高校图书馆2017-2019年入馆数据的分析（如表1）发现，经常到馆的读者所占的比例大约为20%，基本符合帕累托原则（Pareto Principle）。帕累托原则，也称“二八定律”、关键少数法则（Vital Few Rule）、不重要多数法则（Trivial Many Rule），广泛应用于社会学和管理学等各个领域，帕累托法则可以表述为事件80%的影响来源于20%的原因。

图书馆在进行座位管理时，20%经常到馆的读者固然是图书馆的重点服务对象，但同时也要保证其他80%读者的正常权益。对于经常到馆学习的读者更容易接受并遵守座位管理规定，以此来保证他们的座位需求，但对于不太经常到馆的读者可能不愿意为了偶尔到馆而去了解座位管理规定、安装APP或者预约座位等。

图书馆座位的利用也并不是一直都处于高峰期或者座位紧张期，如在临近期末考试或者有其他特殊需求时座位才处于紧张状态。根据帕累托法则，也可以认为图书馆座位只有20%的时间内处于紧张期，80%的时间内是处于充裕状态。在图书馆各个座位的利用上，也基本遵循帕累托法则，即大约20%的座位位置是“热门”的，最受读者欢迎的，如有电源的座位、光线好的座位等，这些读者眼中的“热门位置”也是容易发生争执和矛盾的重要因素。

（二）设计原则

图书馆在进行座位管理设计时需要充分考虑座位的供需情况，在保证座位利用效率的同时，要兼顾公平性和便捷性。“友好协商”原则是指尽量不给读者使用座位增加额外的操作过程，只在座位紧张或使用有冲突时友好协商处理。读者选择座位遵循先到先得，若读者使用完离开，座位可直接供下一位读者选择;座位处于充裕状态时，即到馆读者人数少于座位数的情形下，读者可自由选择座位，不需要预约等额外操作;只有当座位使用存在冲突时，才需要借助管理系统进行协调管理。

（三）平台选择

当前，大多图书馆引入的座位管理系统，读者需要下载APP、在线注册之后才能进行预约并使用座位，这使得读者使用座位体验较差，尤其对那些偶尔才到馆学习的读者增添了较大障碍。因此，本系统将使用微信公众平台进行管理，减少了下载APP、注册等烦琐的环节。

微信已广泛应用于读者的移动设备中，基于微信平台开发座位管理系统，读者不需要重新下载安装专属APP，不多占用手机硬件资源，但又可实现专属APP的强大功能。同时，座位管理时若需要读者之间進行协商，可应用微信的即时通讯功能，在用户完成绑定之后，可能通过微信实时接收和反馈协商意见，具备了其它APP不具有的优势。

（四）系统设计

基于友好协商的座位管理系统的前提是尽量不影响读者使用图书馆座位的日常习惯，在座位不紧张时读者无需通过座位管理系统进行任何操作。只在座位紧张的情况下，或有读者已占座而暂时不使用时，才需要应用该管理系统。根据座位的实时情况，可以分为两种情形来处理：第一种是暂时离座（如图1），另一种是读者想使用他人“暂时离开”的座位（如图2）。图中，N1为读者暂时离开且无他人使用座位时保留时长，N2为读者暂时离开期间有其他读者要使用座位时的保留时长，N3为特殊时段读者离开时座位时的保留时长。

如图1所示，假设读者A暂时离开座位时，系统将为A保留座位N1时间，N1时间内该座位仍属于读者A。若在读者A暂时离开期间内，有读者B欲使用该座位，则读者A需在N2时间内返回座位，否则将释放座位，读者B可使用该座位。

如图2所示，读者B欲使用已被A占用的座位时，借助座位管理读者B与A进行友好协商，协商的信息通过微信传递，实现实时沟通。读者B扫码后，系统将询问A是否继续使用座位，A通过管理平台进行回复，若回复“否”则释放座位，B可使用该座位;若回复“是”，则A需要在N2时间内返回座位，否则座位释放，读者B可使用。

从以上流程可以看出，若座位未被他人占用（座位上没有私人物品），读者保留原来习惯，不需要其他操作直接使用座位。只有当读者暂时离开或使用他人已占用的座位时才需要应用管理系统，以友好协商的方式进行管理。同时，系统也对于某些特殊时段进行了设置，如吃饭时间等，允许座位保留更长时间，做到人性化管理。

三、结语

本文提出和设计的基于友好协商原则的座位管理系统，旨在尽量不改变读者使用习惯的前提下，提高座位的利用效率，提升图书馆服务能力，同时体现友好公平性。在综合分析了当前各图书馆座位管理系统应用现状后，根据座位利用的基本规律，提出了基于友好协商原则的建立在微信公众平台的座位管理系统。是微信作为新媒介应用于图书馆管理，解决图书馆实际问题的新尝试。

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作者简介：

戴云云（1980年-），女，漢族，江西南昌人，讲师，硕士，江西警察学院图书馆馆员。

肖相金（1984年-），男，汉族，江西赣州人，博士研究生，江西警察学院图书馆馆员。

课题项目：

本文系江西警察学院科研项目研究成果（项目编号：2016YB002）。