办公室档案管理科学化优化策略

摘    要：办公室档案工作的开展对于单位各项工作的开展都具有重要作用和影响，单位要想实现各项工作的正常推进，就需要做好档案的科学化管理，一方面便于及时查询，另一方面就整个工作历程予以系统化整理。本文就办公室档案管理的科学化优化路径进行探索，希望可以为办公室档案管理的更好开展提供借鉴。

关键词：办公室档案;科学化管理;管理优化

引言：办公室是一个单位的重要部门，其与各个部门相衔接，并将领导管理层的精神传达给各个部门。这都让办公室档案的重要性不言而喻，很多档案是领导管理层的精神宗旨，亦或者各个部门的重要报告，甚至很多档案都具有极高的机密性。这就要求办公室档案需要进行科学化的管理，只有切实保证其管理的高效性、科学性，才能让办公室档案得到更好保护，才能实现办公室档案的高效利用，才能从根本上为单位的发展提供助力和支撑。

一、办公室档案科学化管理的重要性

办公室档案科学化管理不仅是档案使用之要求，也是单位各项工作开展之根基，无论对于单位来说，还是对于办公室档案工作的开展来说都具有重要作用。首先，从整体角度来说，办公室档案是单位总体发展轨迹之呈现，是单位历史发展之缩影和记录，只有做好办公室档案的科学化管理，才能对单位的历史和发展予以清晰记录，才能对本单位的情况予以清晰了解，这样才能为单位的未来发展提供坚实参考和依据。其次，办公室档案的科学化管理对于提高工作效率具有重要作用和影响，通过办公室档案的科学管理能够减少其中存在的查询不利、信息不明的情况，能够就其中信息的指导性予以归纳总结，让档案中的内容给予各个部门以思想指引和工作指导，这都为单位各部门的工作开展提供坚实基础，能够让各部门沿着既定目标前进，极大程度提高了工作效率和质量。此外，通过办公室档案的科学管理，还能够就单位的重要文件以妥善保存，能够就文件资料予以全面保护，尤其在电子档案建立之后，更是让办公室档案的管理工作变得快捷，让文件资源通过电子化的方式呈现，防止档案受到破坏，保障文件资料的安全。

二、办公室档案管理科学化优化策略

办公室档案管理科学化是档案管理之要求，更是单位发展之需要，是单位各项工作开展，以及单位进行发展、方针制定的重要基础。这就需要不断探索更好的办公室档案管理科学化优化策略，实现办公室档案的科学管理，让办公室档案发挥真正作用，实现办公室档案的科学利用。

（一）建立管理制度

办公室档案在管理过程中可能会将各种各样的档案纳入到管理范畴之中，通过管理制度的构建能够对不同档案的管理和使用情况予以区别，并做到管理有效。首先，制度的构建要综合考虑不同的档案管理情况，比如文书档案、人事档案、电子声像档案、财务档案等，都需要分门别类进行管理制度的建设，这样才能让不同使用频次的档案结合相应制度来进行管理，达到高效管理目的。其次，制度建设过程中要建立相应的反馈机制，让一线档案使用人员能够就档案使用过程中存在的问题予以及时反馈，并就其中制度的不妥之处进行及时纠正。如单位档案可以进行机密等级设定，机密等级较高的档案仅允许部门负责人借阅，必要情况下还要求其签订“保密协议”，避免档案内容外泄，以达到相应等级的机密要求，实现档案的机密管理。

（二）引入信息技术

科学技术和网络技术的引入让档案管理呈现出新的发展态势，让办公室档案管理与信息技术结合在一起，则能够让办公室档案得到更好管理。首先，办公室要注重将纸质档案转换成为电子档案，做好纸质档案的信息录入和信息核对，保证信息的正确、准确收集。其次，办公室档案要注重对电子版的档案进行密码设置，必要情况下还需要对密码进行繁琐性设置，这样可以对电子档案进行更为有效的保护。再次，需要就电子版档案进行安全环境的营造，比如做好设置防火墙来防止黑客的网络攻击，定期或者不定期的进行计算机网络系统病毒查杀，实现电子版档案安全环境建设。从纸质版档案管理向着电子版档案管理需要一个过程，这其中需要相应人员的思想转变，也需要做好系统工作的深入开展，做好两者的系统衔接，这样才能实现档案的更好管理。

（三）强化责任落实

为了保证办公室档案的管理科学化，需要做好责任的落实，只有让具体人担负具体的档案管理责任，才能让工作人员以极富责任心的心态来进行档案管理，才能保证档案的管理工作落到实处。首先，办公室领导要对档案管理予以高度重视，从领导层给予档案管理以重视心态的渗透，才能让档案管理人员认识到自己工作的重要性，让档案管理人员从心底对自己的档案管理工作以重视。其次，办公室档案管理工作的开展要进行具体人员的安排，并对其工作内容予以明确和明晰，让其了解工作内容和工作责任，对于工作中出现问题的人员也需要进行相应的处罚，以达到警示的作用，保证档案管理责任落到实处。此外，办公室档案的管理还需要做好人才的培养和引进，一方面要注重提高门槛引进专业化人才，另一方面还要注重对在岗人员进行专业培训，提升管理人员的专业性。

三、结论

办公室档案管理与单位各项工作的开展都具有极为紧密的关系，更关系着单位的发展和方向选择。为了更好迎接时代要求，加大档案管理质量，相关人员更加需要结合不同单位的特殊性以及特点，从单位实际情况出发，做好办公室档案的管理，并引入科学化的管理理念实现办公室档案管理质量的提升，注重管理制度的建设，加强信息技术的引用，引进专业性人才，提高管理人员专业能力，才能让办公室的档案管理越来越好，才能实现办公室档案管理的科学化。

参考文献：

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[4]张慧.浅谈信息时代办公室档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2019（16）：116.

作者简介：张春良，（1973-）男，通辽市，本科，职称：助理馆员（档案），研究方向：档案工作各方面，单位：通辽市福利彩票发行管理中心。