油田档案工程管理存在的问题与解决办法

宋当宏 陈越

摘要：油田的档案对于油田来说，是一笔宝贵的财富，但是由于我国的一些油田不重视档案管理工作，使得档案的保管和利用存在很大的问题，只有建立油田的档案保管制度，提高油田档案管理人员的责任心，才能让油田的档案更好的为油田的发展服务。

关键词：油田档案;管理;问题;解决方法

引言：

油田在生产经营的过程中，会形成各种档案，通过这些档案，可以看出油田的发展状况。油田的生产开发的过程中，会形成各种原始记录，这些原始记录，就是油田的档案。另外，油田档案还包含油田的人事档案，油田聘用的所有人的记录，都通过档案来记录，另外，油田有很多行政工作，这些行政工作也会形成一定的原始记录，积累下来，就是油田的行政档案。油田的档案对于油田来说，是一种有效的资源，因为油田的档案包含了油田勘探、开采的所有技术，而且油田企业如果想要进一步对油田进行勘探和开采，必须通过对档案的研究才能获取思路。

1油田的档案管理特征分析

油田的档案工作有很多内容，一般油田的档案在形成之后，必须通过保管人员的录入，才能被有效保管，档案的保管人员还要对档案进行编号，存储，除此之外，档案的管理人员还有一个重要的工作，就是对档案进行检索，这些检索是根据油田的技术人员的需要而进行的，技术人员为档案的管理人员提供一些关键词，然后档案人员就针对这些关键词，形成一定的档案检索报告，油田的技术人员再根据这些检索报告，对档案进行综合利用，档案对于油田的技术人员来说，是宝贵的财富，这些档案包含了油田勘探和开发的所有技术，技术人员通过对这些档案的综合利用，将使自己的技术更为娴熟，也为下一步的油田勘探和开采提供思路。油田的档案管理人员，还有一个重要的工作，就是将档案编写成汇编文献，有了这些汇编文献，油田的技术人员对这些档案進行利用将更为方便[1]。

2油田档案管理存在的问题

2.1档案的管理不规范

档案对于油田来说，是一种宝贵的财富，油田想要进一步发展，必须做好对油田档案的利用，因此，油田的档案必须经过规范管理，才能档案的利用更为方便。而很多油田，对于油田的档案管理认识不够深刻，认为档案管理是一项不重要的工作，因此，没有建立档案管理规定，档案不能按时入档，使得一些重要的档案因为入档不规范，导致丢失。因为没有规范的档案管理制度，很多人在借阅档案之后，不能按时归还，档案丢失成为常事。因为档案管理制度不规范，使得档案的管理人员责任心不强，经常是很长一段时间才开始整理档案，而且对于档案也不能按照档案的管理规定而入档、编号，使得档案的管理工作非常混乱[2]。

2.2没有做好档案的电子化管理

油田因为有悠久的发展历史，因此很多档案是纸质的，这些纸质文件，如果得不到妥善的保管，非常容易损坏，在信息化时代，档案的管理也应该是信息化的，应该将这些档案制作为电子档案，电子档案无论是保管还是检索，都非常方便，而且相对于纸质档案来说，不需要占据非常大的空间。但是一些油田因为对于档案管理投入的资金不足，很难将这些档案变为电子化档案，做不到档案的电子化，纸质档案保存一段时间后，会出现纸张发黄，而且还会因为借阅频繁，会导致一些页面的缺失，影响了档案的完整性。

2.3重保管而轻利用

众所周知，油田的档案包含了油田勘探和开采的所有技术，所有油田勘探和开采所使用的仪器、设备等的信息都在档案中，这些档案的最大价值，就在于技术人员对于这些档案的利用，而且因为技术人员的时间非常有限，必须由档案保管人员定期对一些关键词进行检索，作出检索报告，或者是将这些档案按照年代，编写成汇编，这些检索报告和汇编让技术人员利用档案将变得更为方便。但是一些油田对于档案管理并不重视，使得档案管理人员的责任心不足，他们认为自己的工作就是将档案入档，然后负责档案的借阅等工作，他们不会定期根据技术人员的需要作出档案的检索和汇编的编制，使得档案一经入档，就没有了价值，让档案的利用严重不足[3]。

3油田档案管理的有效方法

3.1建立规范的档案管理制度

油田档案应该提高对档案管理重视程度，建立规范的档案管理制度，档案的管理制度不但包含对档案的入档，还包含对档案的借阅，归还等制度，档案管制制度必须列出档案管理人员的责任，这样档案的管理人员就可以明确自己平时要干什么工作，也就不存在对档案管理不善的问题。

3.2加强对档案管理人员的培训

油田的档案管理人员应该是科班出身的档案专业的人员，而且考虑到油田档案管理的特殊性，要定期对档案管理人员进行培训，要让他们学习先进的档案管理方法，然后对现有的档案管理方法进行优化。

3.3做好纸质档案向电子档案的转换

电子档案相对于纸质档案来说，保管起来更为方便，而且也更方便检索和利用，而且还具有不容易损坏的特点，因此，要将油田一些老旧的纸质档案做好向电子档案的转换，只有这样，才能让档案的管理更为安全，也更容易实现档案的信息化管理。

3.4加强油田档案的利用

油田的档案包含了大量宝贵的资料，只有加强油田的档案的利用，才能有效提高油田勘探和开采的技术，因此，油田的档案管理人员必须配合油田的技术人员，做好油田档案的检索和文献编制工作，油田的技术人员向档案管理人员提出技术需求，档案的管理人员再根据这些需求定期为他们提供档案的检索服务，并且定期将一些档案编制称为汇编文献，有了这些支持，将使油田的档案使用起来更为方便。

4 结束语

综上所述，油田企业必须建立规范的档案管理制度，还要定期对档案人员进行培训，档案管理人员要将纸质档案建立称为电子化档案，还要配合油田的技术人员做好对油田档案的利用。

参考文献：

[1]刘作伟.加强油田档案利用的思考与探索[J].城建档案，2018（11）：31-32.

[2]李元萍.浅谈油田档案管理存在的问题和解决方法[J].办公室业务，2018（12）：154.

[3]褚宸利.浅议油田企业档案资料有效管理措施[J].现代国企研究，2018（10）：7.