加强招标投标活动档案管理工作之我见

姚琳

1 招投标活动档案管理的概念与意义

1.1 招投标活动档案是招标机构开展业务工作的基本条件。招投标活动从立项开始，到招投标活动结束的各个环节形成的一系列具有保存价值的文字与声像材料，不仅真实地记录了招投标活动的全过程，还反映出了招投标活动质量的高低，也是维护招投标活动历史面貌的一项重要的基础性工作。招投标活动的业务档案是相关人员决策的依据，是工作查考的凭证，是经验总结的参考，也是招投标活动不可再生的宝贵财富。

1.2 招投标活动档案是衡量招标机构管理水平的重要标志。招投标活动档案详细记载了招投标活动过程各个环节的大量信息，它的有效管理不仅是保证招投标活动顺利进行的基础，同时也是保证本单位其他工作顺利开展的基础。招投标活动档案收集是否齐全完整、分类是否科学有序、检索是否方便有效、管理是否有章可循，成为招投标工作机构工作的重要内容，也是衡量投标工作机构工作规范化管理水平的重要标志之一。

1.3 招投标活动档案是检验招投标活动是否依法合规的依据。我国招投标活动有专门的机构进行管理，有相关的法律、法规及规章必须遵守，有严格的程序需要遵循。招投标活动档案就像一面镜子，把一个项目从招标、投标、开标、评标直至定标的过程完整地再现出来。通过档案，真正促使招标代理机构在招投标活动中做到程序合法、步骤合规、过程合理、结果公开，经得起上级和社会检查和检验。

1.4 招投标活动档案是维护招投标活动公正、遏止腐败的重要保证。随着社会法治观念的增强，依法招投标制真正将招投标活动的公开、公平、公正、诚实信用原则做到了贯彻落实。在招投标活动过程中，如果出现问题或者有人提出质疑时，真实完整的档案就能彰显其法律意义，为法律的举证提供有力证据，既可保护国家利益、社会公共利益和招标投标活动当事人的合法权益，又可避免将招标机构拖入不必要的争端中，真正创造出公平竞争的市场环境。

2 当前招投标活动档案管理存在问题

2.1 缺乏档案意识。笔者接触了很多招标机构，发现最主要的问题还是招标机构的领导者缺乏档案意识，尤其是属于私营企业性质的招标代理公司的领导者缺乏对招投标档案工作在项目管理中的地位和作用上的正确认识。很多私营的招标代理机构更多关注的是项目的数量、金额和运行，利润与盈利，以及扩大规模等环节，对于招投标档案管理工作却很少关注，不愿意把工作重心放到档案工作上。[1]

2.2 缺乏管理制度。很多招标代理机构成立启动后，缺乏完善的管理制度，尤其缺乏档案管理制度。这些情况的存在，使档案安全保管和档案利用受到较严重的影响，既不能反映每个项目的全面真实情况，也影响了企业的规范管理。

2.3 缺乏专业人员。据笔者了解，许多招标代理机构追求利益最大化，没有配备专门的档案管理人员管理档案。即便有也是兼职多，工作量大，业务水平低、专业能力差等。还有些招标机构人员流动大，岗位更换频繁，从而影响档案工作。

3 完善招投标活动档案管理的对策

3.1 调查研究，制订方案。档案部门要调查研究，依法把招標机构档案工作纳入监督指导范围，要结合有关规定拿出具体的标准和意见，为档案工作人员尽快掌握招投标档案的整理打好基础，将招标机构档案管理工作落到实处。

3.2 集中培训，持证上岗。培训的内容应该有以下四个方面：一是档案法律、法规及规章的学习;二是档案职业操守的学习;三是档案基本知识的学习;四是招投标活动档案归档及整理的学习。参加培训并通过考核的人员要发放培训结业证书，作为持证上岗的依据。

3.3 执法检查，落实整改。档案执法检查是一柄尚方宝剑，档案部门要学会使用它、利用它，让它真正发挥其应有的作用。如果招标机构有违反档案法律、法规的做法，必须严厉查处，用法律、法规来约束、规范他们的行为。要通过执法检查，发现档案管理中出现的问题并落实整改。

3.4 业务行政管理部门责无旁贷，管理到位

3.4.1 严格考核，奖罚分明。各级行政管理部门会采用定期检查或抽查的方式对招标机构的招投标工作进行考核，重点多是招投标活动的审批、程序、步骤、时间、招标文件、公告等是否合规方面。今后还应该将招投标活动档案的收集是否齐全完整、档案的整理是否符合标准、档案的管理是否达到要求、人员是否持证上岗等列入考核的内容，并将考核结果划分等级进行通报或暂停工作，以此激励做好档案工作的积极性，推动档案工作的开展。

3.4.2 以点带面，形式多样。为了收到事半功倍的效果，各级业务行政管理部门除了其他行之有效的方法外，还可以结合采用典型引路、分步实施、现场观摩、分类推进、以点带面、全面推开等形式，推广档案工作执行优秀的招标机构的先进经验，让大家以标杆为榜样，尽快地学习和掌握档案管理的好方法、好做法。

3.4.3 履行职责，齐抓共管。要抓好招标机构的档案工作，仅靠某一个部门是不行的，需要各相关部门条块结合、形成合力、协调配合、齐抓共管。比如，行政管理部门在检查、考核招标机构工作时，就可邀请档案部门共同参与。共同制订文件、共同拟订标准、共同执行检查，共同进行考核，分工协作，整体联动，并形成制度。

3.5 各类招标代理机构自查自纠，标准到位

3.5.1 自查领导档案意识。在经过宣传、培训、指导、检查、考核后，招标代理机构领导者首先要自我反省、自我检查一下自己对档案工作的重视程度。笔者认为，只有领导者发自内心地认识到档案管理的重要性，认识到档案是单位发展的宝贵财富，认识到做好档案工作既是权利也是义务，是自身发展的客观需要，并从档案中受益，从档案里尝到甜头，就会舍得投入，主动改善档案管理条件，增强做好单位档案工作的自觉性和积极性，很多问题就会迎刃而解。[2]

3.5.2 自查档案管理制度。没有规矩，不成方圆。大到国家建设，小到公司经营，都离不开规章制度的支持和保障。制度规定了需要共同遵守的办事规程或行动准则。不同的行业，不同的部门，不同的岗位都有其具体的做事准则，目的都是使各项工作按计划按要求达到预计目标。因此，招标机构必须建立、健全档案管理制度，人人遵守，自觉维护，用制度规范所有人员的行为，并严格落实，用制度保证档案工作的顺利进行。

3.5.3 自查档案上岗人员。专业的人员做专业的事，这是常识，因此，一要为档案工作岗位配备具有一定文化知识和专业水平、又有责任心的档案管理人员。[3]上岗前要选派他们参加档案业务部门举办的培训班，让他们熟悉、了解档案法律法规和规章，知法守法、以身作则;学习、掌握档案业务知识的技能，熟练操作、独当一面。二要适当提高他们的待遇，关心他们的工作、生活和学习，调动他们的工作积极性，用优渥的待遇留住人才，保持人员相对稳定，从而更好地推动档案工作的顺利开展。

参考文献：

[1]潘文霞，汪才华.浅谈招标采购中的一些常见误区[J].中国工程咨询，2014（06）：78-80.

[2]任汉中.话说档案那些事（三）：闲聊档案意识[J].档案管理，2018（06）：80-81.

[3]沈晓月.从供求关系视角看当前高校德育[J].安徽文学（下半月），2015（11）：132-133.

（作者单位：洛阳芬瑞商贸有限公司 来稿日期：2020-02-25）