单轨制趋势下档案信息系统与业务系统的整合连通与电子文件通行

2020-07-23瞿静

档案管理 2020年4期

瞿静

摘要：单轨制趋势下档案信息系统与业务系统中，档案与文件两种客体在采用一种运行模式的同时，档案管理者与文件管理者两种主体各自面临着不同的困境。在整合连通时需要打好整合的基础，理清连通逻辑;解除移交困局，寻求破解之道。实现电子文件共享则要依赖基于档案特性的共享意愿、预期和现实，基于规则的共享路径、方式、方法与实现和基于一定通行需求的强度与迫切程度。

关键词：单轨制;档案信息系统;业务系统;整合连通;资源共享

在电子文件“单套制”归档管理模式中，文件从生成到销毁或永久保存的整个生命周期中都不会出现非电子形式的文件类型，是一种纯粹的电子化运作模式，其实质就是电子文件“单轨制”运行管理模式。[1]在这种模式下，“我们需要全面部署电子文件管理和长期保存系统”[2]，这里所称的电子文件管理和长期保存系统，是指具有电子文件管理和归档保存功能的业务系统，或者是具有电子文件管理和归档保存功能的OA系统，还包括具有各级各類档案馆都能够接收电子文件的档案信息系统。也可以分别称之为档案信息系统和业务系统。

1 档案信息系统和业务系统

1.1 两种客体一种运行模式。无论文件与档案之间的联系怎样紧密，两者不是同一物。“档案——记事的工具，文件——办事的工具”[3]，其管理上分属档案管理者和文件管理者两个不同的主体。两个主体虽然管理的客体不同，但两者的系统的运行模式却是相同的“系统自循环[4]”。这种“系统自循环”最大的特点就是“前后不照，新旧不容”[5]，比如上面提到的档案信息管理，只是指“开展档案业务所使用的档案信息管理系统、档案信息服务系统和档案办公系统等三类信息管理系统”。没有提及文件管理功能，甚至都没有提及文件接收系统或功能。同样上面所提到的业务系统，强调的是“达成定位所需要的业务环节”，并未提及业务之外的环节。这种尽在各自业务层面的自循环系统，都不是“电子文件管理和长期保存系统”，也就无法达成单轨制电子文件管理的目标。

1.2 两种主体各自面临着一个相似的困境。两个主体采用同一种“系统自循环”模式，缘自各自的业务边界与业务流程。要打破这种“系统自循环”，实现电子文件管理和长期保存，两个主体各自面临着一个相似的困境。表面现象是部门职责各异、内部办公与对外业务各成系统、文件与档案管理自成体系，等等。究其根源，一是缘自业务边界阻隔。长期以来，各级行政管理机构的档案管理主要关注点在文书档案上，即对外宏观管理与机构内部事务管理形成的档案。机构业务管理工作形成的档案，大都自成体系，另外自行管理。与机构的办公系统、文书档案管理系统并行。这就造成高层业务主管机构有多少种业务，就有多少种业务系统。二是业务流程不衔接。指的是文件管理与档案管理业务流程不衔接。这种不衔接的症结在于，文书处理部门立卷制度在机构内设文件管理部门与档案管理部门不分设的市县两级及乡镇基层始终没有得到真正落实。文书处理部门立卷是指“由办文的机构来立卷”[6]“而归档制度的中心和实质就是文书处理部门立卷制度”[7]。1956年，在周恩来总理的主持下起草颁布了《关于加强国家档案工作的决定》，确立并开始在全国范围内推广文书处理部门立卷制度。遗憾的是，几十年过去，“在基层实际工作中，这一制度很大程度上是停留于一种口号，根本就没有得到真正落实”[8]。卷改件之后，立卷没有了，但文件归档之责并未回归文件处理部门，仍然滞留在档案管理部门。

这就一方面造成原本到归档才结束的办文过程，没有走到底就提前结束，久而久之，养成了文件处理人员“办完了事”的习惯，进而忘记甚至不知有“归档”之责任。在办公系统设计时忽略，遗忘了“归档”功能。另一方面又造成原本应当从接收档案开始的档案管理过程，提前至文件阅卷归档开始，长此以往，档案管理人员、档案管理机构直接立卷成为常态，进而发展到档案馆直接去为进馆机构整理档案。这样就造成文件处理与档案管理之间出现了一个既相连，又不相接的接合部，使文件管理系统与档案管理系统两个系统中间形成了一段空白。

2 整合连通

2.1 整合的基础。业务系统整合是指基于业务分析和技术分析的成果，对同类业务服务的系统进行整合[9]。其整合的基础，一是整合的对象属于同类业务;二是以条为主，便于上下贯通;三是在上下纵向贯通的同时实现同级横向连通。

不同业务系统的信息系统整合“是指在局域网的环境下，把各种应用系统、数据资源和互联网资源统一集成到通用平台之下;系统用户通过该平台可同时访问企业内部不同的应用系统，根据每个用户使用特点和角色的不同，形成统一的权限管理和安全管理;并通过对事件和消息的处理传输把用户有机地联系在一起”[10]。其整合的基础，一是整合对象属于更大系统的组成部分，系统之间存在高相关性以及共享彼此信息的需求;二是以层为主，便于同级沟通;三是可以在同级横向沟通的同时，实现纵向连通。

2.2 连通的逻辑。系统互联机制，就是指将区域合作联盟之间的资源库或系统平台连通起来[11]，连通的基本逻辑是通过系统互联，实现数据通达。在系统互联层面，强调的不是将不同层级的业务系统整合在一个层级更高的平台上，也不是将不同的业务系统整合到一个更大的平台上，而是强调不同平台、不同系统间通过各自以连通为目的所设置的接口，实现连接。进而实现数据在不同平台、不同系统间的顺畅流通。与系统整合关注的是系统层不同，连通关注的是数据层。

3 移交困局及其破解

3.1 移交困局

3.1.1 不向独立法人档案馆移交。不向档案馆移交是指机构办公与业务系统生成的文件，办理完毕后只向机构内设的档案机构（档案室、非独立法人档案馆）移交。这种移交实质上只是在机构内部文件在不同部门之间的转移，属于“点状自循环”[12]+“文件自循环”[13]。

一方面，这种孤立的，横不到边（同级多部门没有同步实施“单套制”）、纵不到底（同系统各层级没有同时实施“单套制”）的试点结果，其有效性和可复制性就值得怀疑。[14]同时，这种循环从电子文件起草到归档利用只在“自己”的OA系统中运行，不向使用“自己”OA或IMS系统以外的机构，包括档案保管机构“移交”。[15]这样的单轨制，是否有成效，同样值得怀疑。另一方面，这两种情况下需要解决的只是“连通”问题，只需要在机构系统中增加归档功能或完善档案管理功能即可。要点是一一解决系统称谓与系统内数据字段名上的不同这样的小问题。比如在文件管理系统中称为“标题”的字段，在档案管理系统中则称为“题名”字段等。

3.1.2 向系統内独立法人档案馆移交。向系统内档案馆移交是指机构办公与业务系统生成的文件，办理完毕后只向机构内设的档案机构移交，再由内设的档案机构定时向系统内独立法人档案馆（专业）移交，简单地说，就是向专门、专业档案馆移交。这种向系统内独立法人档案馆（专业）移交，属于“系统自循环”[16]。这种移交，实质上是同一系统内两个相对独立的业务系统间的“整合”问题。

3.1.3 向系统外独立法人档案馆移交。向系统外独立法人档案馆移交是指机构办公与业务系统生成的文件，办理完毕后先向机构内设的档案机构移交，再由内设的档案机构定时向系统外独立法人档案馆移交，实质上就是向综合档案馆移交。这种移交困难最大，目前亦无成功的持续性试验。从某种意义上看，这种向系统外独立法人档案馆移交才是电子文件“单轨制”遇到的最大挑战。因为归档单位采用单轨制保留的电子文件，在本单位保存数年向档案馆移交时，由于系统或文件格式不兼容，档案馆无法打开或读取时，如果处理？日后无法打开就等于事实上的灭失。

3.2 破解之道。首先，理顺文件管理与档案管理的关系。让文件归档工作回归文件管理流程，在各级各类业务系统中普遍设置档案管理模块。

其次，将系统内独立法人档案馆（机构）纳入系统平台。让同平台内不同单位、不同系统能够与系统内独立法人档案馆（机构）实现无缝对接。

最后，尽快启动横到边、纵到底的立体综合性电子文件“单轨制”实验。重点验证综合档案馆电子文件进馆核验与重现。完成电子文件“单轨制”运行的最后一公里。

*本文系2019年度河南省档案科技项目《电子文件“单套制”趋势对市县综合档案馆档案接收的影响与对策研究》（项目编号：2019-R-03）的阶段成果。

参考文献：

[1]管先海，何思源，武梦雅.电子文件归档管理模式探究[J].档案管理，2017（06）：37-41.

[2]冯惠玲.走向单轨制电子文件管理[J].档案学研究，2019（01）：88-94.

[3]吴雁平.论档案、文件、图书、情报的共性与区别[J].中国档案研究，2018（01）：12-29.

[4] [5] [12][13][14][15][16]吴雁平，刘东斌.电子文件“单套制”归档宜称“单轨制”归档辨析——对电子文件“单套制”归档管理趋势的探讨[J].档案，2019（08）：4-9.

[6]常竟.谈文书处理部门立卷[J].档案工作，1980（02）：19-20.

[7]吴宝康.曾三档案学思想的若干研究和认识[J].上海档案工作，1992（02）：24-26.

[8]周毅.信息技术运用与文件管理流程的重组[J].档案学通讯，2001（01）：19-22.