在新形势下做好铁路企业档案管理工作的问题及对策分析

刘婧

【摘  要】随着科学技术的飞速进步和我国铁路行业的迅猛发展，对铁路企业档案管理工作提出了新的要求，原有的管理方式效率低下，不能匹配铁路行业的发展需要。因此，必须要加强在新形势下企业档案管理问题的分析，采取针对性的措施提高企业档案管理质量和管理效率，充分发挥铁路企业档案的作用和价值。

【关键词】新形势;铁路企业;档案管理

【Abstract】 With the rapid progress of science and technology and the rapid development of China's railway industry， new requirements have been put forward for the archives management of railway enterprises. The original management mode is inefficient and cannot meet the development needs of the railway industry. Therefore， it is necessary to strengthen the analysis of enterprise archives management under the new situation， take targeted measures to improve the quality and efficiency of enterprise archives management， and give full play to the role and value of railway enterprise archives.

【Keywords】new situation; railway enterprise; archives management

1 引言

档案作为铁路企业生产经营活动的记录者，对于企业的发展有着至关重要的意义。在新的发展形势之下，要想为铁路行业的持续稳定发展创造良好的环境，必须要加强对铁路企业档案的管理与运营，通过铁路企业档案的管理和分析为企业决策提供数据支持，实现企业的稳定发展。

2 当前铁路企业档案管理过程中存在的问题

2.1 缺乏专业高水平的企业档案管理人才

社会经济的飞速发展促进了我国交通运输行业的迅猛进步，我国铁路企业运输能力逐年提升，基础设施建设逐渐完善，面临着极大的发展机遇，但同时也给铁路企业的发展带来了一定的挑战。从目前来看，铁路企业档案管理人员普遍专业素养不足，文化知识水平不高，难以适应新时期对企业档案的管理需求。最近几年来，铁路企业的生产结构和生产布局发生了重大的调整和改革，各个铁路企业的基层部门也进行了相继合并和重组，这也大量增加了铁路企业的档案管理工作。但铁路行业并没有配备足够的档案管理人员参与档案整理与档案分析，导致很多档案难以发挥应有的作用和价值，影响档案管理工作的正常开展[1]。

2.2 缺乏对档案管理工作的重视

档案管理工作一直以来在铁路企业中没有得到足够的重视，很多领导人员对档案管理工作的认识存在一定的误区，认为档案管理工作只是简单的资料整理以及存储，并不能够给企业带来足够的经济利益，而忽视了相关档案管理活动，导致企业档案管理存在较大问题，档案资料不全，档案价值不清晰等。对于铁路企业来说，绝大多数的铁路企业认为档案管理工作可有可无，导致铁路企业内部普遍缺乏对档案管理工作的重视[2]。

2.3 铁路企业档案管理硬件设施不足

从当前来看，我国铁路项目建设正呈现逐年增长的状态，很多铁路企业正在大力开发新的项目和路线，这也在一定程度上对档案存储空间有着更高的要求，原有的档案管理工作所使用的库房空间无法满足日益增长的档案资料的要求。因此，必须要加快传统档案管理工作朝向电子信息化档案管理方向的转变，原有的纸质档案转变为声音形式、视频形式以及文字形式，通过电子化的方法进行存储、分析以及管理。但从实际情况来看，鐵路企业并没有提供专业可靠的电子设备系统进行档案管理工作的辅助，相关电子建设和信息建设的经费也有限，影响档案硬件设施的更新与优化[3]。

2.4 缺乏科学有效的管理制度

科学系统的企业档案管理制度是保证企业档案管理活动能够顺利有序推进的基础，但从铁路企业档案管理工作实际情况来看，普遍存在档案收集不规范、不科学的问题，这主要是由于缺乏制度化的管理程序以及行之有效的管理制度。员工的档案管理与收集行为不受到制度的约束，档案管理人员工作随意性和主观性较强，这在很大程度上影响档案管理的效率。其次，有的铁路企业职能部门和职能科室没有重视起文档的归档工作，移交时间过度拖延，导致档案人员正常工作被阻碍和拖延。铁路企业的员工对档案管理工作缺乏正确的认识，没有加大档案管理的宣传工作，影响档案管理活动的有序开展[4]。

3 在新形势下做好铁路企业档案管理工作的相关对策

3.1 加强档案管理工作的宣传

铁路企业档案管理人员必须要结合当前铁路企业的发展现状以及铁路企业未来的发展方向合理地开展档案管理工作，加强档案管理作用的宣传，使得企业普通员工都能够认识到档案管理的重要意义，组织档案管理工作人员学习《档案法》，加强各级领导对档案管理工作的重视，并通过档案资料和档案图片等形式开展企业文化和企业历史的展览活动，进一步加强企业领导者和企业职工对档案知识的了解，为档案管理工作的顺利推进创造良好的环境。

3.2 提高铁路企业档案管理人员的综合素养

铁路企业档案管理工作对管理人员的专业素养有着一定的要求，需要铁路企业员工既具备专业的档案管理工作经验，还能够利用先进的电子信息技术开展档案的高效管理工作。铁路企业一方面需要对专业高水平的档案管理人员进行招聘，充实铁路企业的档案管理队伍，帮助铁路企业全面提升档案管理工作质量;另一方面还需要对工作人员的行为进行进一步的规范与约束，档案管理工作相对来说环节较多，涉及的信息内容比较繁杂。如果档案管理人员没有认真遵循流程和规定进行工作，很容易出现错误和问题，影响档案管理效率和公司的正常决策。因此，必须要严格执行铁路部门对档案信息管理的要求，加强对档案整理和档案信息存储的审核，使得档案管理工作能够规范有序开展。另外，还需要加强对现有档案管理工作人员的培养，使得档案管理人员能够更好地掌握档案业务，可以运用先进的科学技术手段全面提升档案管理效率，减少失误情况的发生，为铁路企业的持续稳定发展提供良好的档案支持。

3.3 做好档案的管理与控制

首先，在进行铁路档案管理工作中，需要对材料收集、材料归档以及材料分析等相关工作进行具体的规定，制定行之有效的收集制度和归档制度，严格按照文件材料的类别进行分类和归档，标明文件材料的相关信息，创新收集手段，可以通过登门寻求以及事前监控、收发文件等方式，加大对信息资料的收集与审核，遵循档案的形成规律，不断扩大档案的收集范围。同时，档案的存储和管理也可以通过多种形式来开展，不仅需要保存铁路企业的纸质载体档案，还需要收集相关录音、照片、视频等具有保存价值的档案材料，对档案整理工作进行进一步的规范，按照规定和管理要求进行整理，合理排列案件和组卷，按照规定进行档案资料的目录设置以及整理修订，改善档案保存的物质条件和环境，做好档案管理空间的防潮、防火、防虫措施。

3.4 加强铁路企业档案管理工作的硬件设施建设

铁路企业相关领导人需要认识到档案管理工作的重要意义，并加大硬件设施建设方面的资金投入，了解到铁路企业的档案资料是不可再生的，是对于铁路企业发展至关重要的资源。首先，铁路企业需要加大档案用具和用品的资金投入，购买专业可靠的设备进行档案的管理，使得档案资料能够得到充分的保护，避免档案资料在后续使用过程中出现损毁形象。其次，还需要加强基础设施的建设，建立起专门用于放置档案的箱柜和库房，并做好消防措施，为档案管理工作创造良好的空间。另外，还需要通过应用专业的企业档案管理软件对企业档案管理工作进行优化和升级，解决传统以人力为主的管理方式的效率低下和错误频率高的问题，有效提升铁路企业档案的管理质量，缩短企业档案管理时间，实现档案信息检索、输入以及应用的现代化，从而可以更加准确、迅速、方便地进行档案信息资料的定位以及收集。铁路企业档案管理工作人员需要結合常规性档案材料的种类以及要求进行针对性管理，加强对铁路企业档案信息资源的动态了解，明确铁路企业档案的深层需求，全方位地对铁路企业档案信息资源进行开发与管理，转变原有的档案管理服务态度，将被动的事后服务转变为超前的、主动的服务，提高企业管理人员的满意度。同时，还需要结合铁路企业档案管理工作的特点和规律，对检索手段进行进一步的丰富和完善。采取多载体、多形式以及多途径的检索模式，改变原有的检索速度慢、检索效率低的问题，提高企业档案管理效率。

【参考文献】

【1】邬贺铨.大数据时代的机遇与挑战[J].中国经贸，2018（6）：32.

【2】张文彦，武瑞原，于洁.大数据时代的图书馆初探[J].图书与情报，2018（6）：15-21.

【3】叶文玲.剖析铁路企业档案管理模式的改革创新[J].办公室业务，2018（13）：92-93.

【4】王青霞.关于铁路系统档案信息化建设的若干思考[J].中外企业家，2016（29）：203-204.