高校档案馆归口管理档案、文物及陈列品资产现象研究*

（西南大学档案馆 重庆 400715）

档案理论研究可以面向问题，解释现象，提炼总结为理论；理论研究应该厘清问题，解决困惑，指导和坚定实践工作的方向。在高校档案工作高速和多样发展的当下，有很多新现象、新发展、新探索，需要我们思考并研究。其中就有高校档案馆参与资产管理的现象，如果没有合理支撑，将产生是否越位、应该管理什么、应该怎么管理、是否继续管理等不同疑虑。因此有必要加以研究，揭示现象后面的规律，不盲从存在即合理，发现可能的问题，指明选择的途径。

1 档案馆归口档案、文物及陈列品资产管理的现象与案例

高校档案馆在档案行业的发展潮流中快速向前，其面向的对象也在丰富，学生档案、口述档案、实物档案、名人档案等逐渐进入视野并已经成为很多高校档案馆议事内容。随着档案馆参与校史编研、展览、出版、宣传、教育等，对于资源基础有了新认识，于是作为校史资源建设的内容，校史资料、实物、陈列品的征集利用也在成为常态，在兰台人看来，这是档案工作合理而且迫切的发展。

但是，发现近些年来，档案、文物和陈列品归口管理也逐渐成为部分档案馆职责范围，并从国有资产、固定资产管理的角度来赋予档案馆职责，还不是个别的现象，已经超出档案馆作为档案管理机构的对象范围和业务部门的职能性质（详见表1、表2），是一种值得关注、需要理性思考的现象。作为具体的管理措施，华南农大2016年5月、上海交大2015年4月、中国海洋大学2018年3月都在学校开展了文物和陈列品的资产清查盘点工作，可见是切实地在履行归口管理职责。

在笔者的不完全梳理中，至少有16所高校的国资管理文件中，档案馆有档案、文物及陈列品资产归口管理功能，部分业内著名的如南京大学档案馆、华南农大档案馆、复旦大学档案馆也有部分的职能。在职能的界定上，也对归口管理的单位范围、文物和陈列品类别、职责都做了比较清晰的描述。从时间上看，2014年到2019年赋予职责的比较集中。在归口管理的文物及陈列品上，已经不仅仅限于实物档案和校史文物，还有艺术品、古物、标本、捐赠品等的管理，上海交通大学的《上海交通大学文物与陈列品管理办法》（沪交内（档）[2015]2号）可为典范，做了很条理清晰的规定。值得注意的是，在做归口管理安排时，上述高校都同时将档案与文物及陈列品同时列为了国有资产（固定资产），归口档案馆管理。此外，四川大学、首都经贸大学、上海对外经贸大学、陕西中医药大学等20余所大学在学校固定资产管理制度中都明确将档案列为固定资产。

表1 高校档案馆归口管理文物与陈列品的范围、内容与职责（按拼音排序）

6西南大学档案馆（含校史馆、博物馆）学校文物及陈列品（指古玩、字画、纪念品、装饰品、展品、藏品等）及各种档案负责贯彻国家有关政策、法规，管理其职责范围内的资产，包括配置、使用、处置、评估、清查、信息报告、绩效考核及监督检查等资产管理各项工作。《关于印发国有资产管理相关制度的通知》（西校[2009]287号附件2《西南大学固定资产管理办法》）、《西南大学国有资产管理办法》（西校〔2019〕72号）7西南石油大学档案馆全校 档案、文物、陈列品和部分捐赠物品的归口管理1.针对所归口管理资产对象的特点，制定具体的管理办法及相关的实施细则，经学校审核批准后，负责组织实施和监督检查；2.负责所归口管理资产的安全、完整，充分发挥资产的使用效益；3.建立健全所归口管理资产的明细账目，组织开展相关的资产清查工作，确保资产的账账、账实相符；4.监督检查所归口管理资产的使用情况，做好资产新增、移交、验收、登记、调拨、处置、绩效评价等工作；5.向学校国资委报告所归口管理资产的重大异动事项，协同学校国资办完成资产评估、产权界定、产权登记和资产年报等工作。《西南石油大学国有资产管理办法》（西南石大国资〔2016〕1号））8中国海洋大学档案馆学校、校史馆档案、文物和陈列品及校史馆藏品（艺术品）贯彻执行国家有关国有资产管理法律法规、政策和学校有关规定，制定本部门国有资产管理实施细则、工作流程，对归口管理的各类资产实施具体管理。《关于印发《中国海洋大学国有资产管理办法》的通知》（海大国资字[2018]5号）

表2 其他有归口管理职责的高校档案馆（按拼音排序）

2 档案馆归口档案、文物及陈列品资产管理的特点

查阅相关制度，我们可以梳理出一些档案、文物及陈列品资产管理的特征：

1.都是作为固定资产管理。这在相关标准中也可以找到依据，如《固定资产分类与代码》（GB/T14885-2010）：4010100—4010299文物；4020100—4020199陈列品；5010401—5019900档案；《教育部关于发布教育行业标准《高等学校固定资产分类与代码》的通知》（教高函[2019]2号）：4010000100100000—4029900100203000文物及陈列品（含标本模型）；5010401110401000—5019900110500000档案；2.归为资产，主要是性质认定，不是考虑起点单位价值。如海南大学规定“图书、档案、文物及陈列品不论价值大小都按固定资产管理”；3.无计提折旧。如《西南石油大学国有资产管理办法》（西南石大国资〔2016〕1号）规定“学校对除下列各项资产以外的其他固定资产计提折旧：文物和陈列品；图书、档案；动植物”；4.属非经营性资产；5.受更多维度制约。处置该类资产不但需要遵守固定资产管理规范，还需要符合档案、文物及陈列品管理法规、制度和程序，尤其是文物要根据文物级别上报相关文物管理部门；6.是全流程管理。如仅从制度条文来看，西南石油大学档案馆需要开展“资产新增、移交、验收、登记、调拨、处置、绩效评价”；7.既要对自己部门的档案、文物及陈列品资产具体管理，还要根据授权赋责范围对其他部门同类资产宏观管理。有的高校还特别强调了建立资产档案管理制度，如《湖北中医药大学固定使用管理实施细则》（2017年3月版）要求“单价达到20万元的大型设备，在验收时应进行技术测试和档案验收，设备说明书、随机资料和采购、验收相关资料送交学校档案馆保存，使用单位应留存相关资料的复印件，形成完整资料，妥善保存”。

3 现象的解析与理论思考

任何现象只是其或然状态，也有其关联的必然原因。在党和国家大力发展繁荣社会主义文化，坚持文化自信的大背景下，文化传承创新与国际文化交流成为高校的新职能，“文化育人”成为高校十大育人体系之一，高校文化传承的迫切性显著提高，高校面临文化传承创新的“接受困境、推进困境和可持续实施过程中的困境”[1]。作为解决举措，文化资源的统筹、保护、传播已经成为必要。在学校历史文化资源中发掘人文故事，传播人文精神，弘扬学术精神，传播大学文化，是必要举措。西南大学将要开展其渊源学校就已经确立的“文行忠信”教育，就是具体案例。在狠抓党风廉政、加强资产管理的背景下，《财政部关于开展2016年全国行政事业单位国有资产清查工作的通知》（财资[2016]2号）、《行政事业单位资产清查核实管理办法》（财资[2016]1号）出台，教育部财务司以教财司函[2016]88号文件转发执行，推动了归口管理。在此环境中，理性认识的深化和高校档案馆自身发展是直接因素：

3.1 档案馆文化职能的定位

档案记录人类探索自然和社会的历程，承载人类记忆，凝聚传承文化成果，是原生性的文化资源。有学者指出“档案的文化属性是档案馆文化功能的源泉”[2]，既然档案馆的业务对象具有文化属性,档案馆就是自带文化性的。“档案馆本质上是一种文化存在,它汇集了具有重要文化内容的档案,反映了人类文化的发展”[3],因此档案馆需要更多的文化自觉。从中央、地方档案馆来看，《中华人民共和国档案法》明确规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构”。从教育部27号令对高校档案馆的要求看，也需要“利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能”，“有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。”可见，在国家职能体系中，档案馆是被赋予了鲜明的文化色彩。作为文化机构，归口管理同为历史文化资源的档案、文物和陈列品也是顺理成章的。

3.2 档案与文物及陈列品的交融性

档案、文物及陈列品、图书资源，在实践中都有交叉重叠的部分。比如著名大师出版的专著，可以是档案、校史馆陈列品、纪念性博物馆的文物，还是独特的图书资源。《中华人民共和国文物保护法》（2017年版）列明的“历史上各时代重要实物、艺术品、文献、手稿、图书资料、代表性实物等可移动文物”，如果是学校管理，那么很可能具体分布在图书馆、校史馆、博物馆、档案馆等部门，但是作为历史文化资源，既要保护又要尊重原有管理权限。博物馆“是指以教育、研究和欣赏为目的，收藏、保护并向公众展示人类活动和自然环境的见证物，经登记管理机关依法登记的非营利组织”(《博物馆条例》国务院令第659号），从性质设定来看，有更强的业务性，管理职能相对淡化，高校博物馆的登记认证还受独立法人资格限制。高校档案馆则具有“综合规划学校档案工作”、“负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料”职能。因此进行归口管理时，在高校的管理机构中，除了博物馆，从管理对象的性质上最接近文物及陈列品的，就是档案馆。在利用上，档案法及其实施办法对此情况都有具体规定，保证了各方面的利用并发挥最大效用，“既是文物、图书资料又是档案的，档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。”（中华人民共和国档案法实施办法(2017年版)

3.3 高校档、史、博一体化发展模式与趋势

在档案、校史、文博各馆文化资源的交叉和文化功能的部分契合下，在理论方面，已经发出实行“大档案”管理，整合相关资源和功能的声音，“作为学校机关工作一个组成部分的档案馆，在存储史料这一主要功能下，可以大胆地探索，档案馆可以办成文物馆、校史馆、博物馆和成果室，甚至可以办成史料学术研究中心。”[4]在现实中，高校已经涌现出档案馆、校史馆一体化，甚至是档案馆、校史馆、博物馆一体的现象与趋势。据笔者梳理统计，前者有60余所，如北京外国语大学档案馆校史馆、重庆邮电大学档案馆（含校史馆）、武汉大学档案馆（含校史馆），后者有近30所，如湖北大学档案馆（博物馆、校史馆）、南京大学档案馆（含档案馆、校史馆、展览馆、拉贝与国际安全区纪念馆、赛珍珠纪念馆）、上海交通大学档案馆（党史校史研究室）（含档案馆、校史博物馆、董浩云航运博物馆）。在这样的机构条件下，统筹档案、文物及陈列品资源，开展归口管理名正言顺。

3.4 档案资产属性的确认

档案资产属性研究在20世纪90年代就已经提出，从王新立提出“企业档案就是企业一种不可替代的、实实在在的固定资产”[5]，到王小云提出“档案资产的本质是经济资源”、“档案资产通过‘产权’获得法律认可”[6]，是一个逐步明确和深化的过程，到2010年国家标准《固定资产分类与代码》（ GB/T 14885-2010）及2019年《教育部关于发布教育行业标准《高等学校固定资产分类与代码》的通知》（教高函[2019]2号），都正式列入档案资产，将纸质、声像、照片、底图、缩微胶片、电子、实物、其他档案资料、其他图书、档案均列入了档案固定资产，具有全面的覆盖性。可以说从理论到标准都确认了档案的固定资产属性。而各个高校在国资或者固定资产管理文件中列入档案固定资产并归口档案馆管理，可以说是实践中的确认和落实。因此，从档案馆自身文化机构定位到档案与文化性场馆的一体化发展这一自身因素，从档案与文化及陈列品交叉契合这一管理对象特性，到档案资产属性的理论与制度的成熟，所有综合因素引领高校档案馆归口管理档案、文物及陈列品成为合乎逻辑、适应发展的结果。

4 归口管理对高校档案馆的影响分析

从上述分析，我们可以看出，高校档案馆归口管理档案、文物和陈列品现象中，相对传统的运行，呈现出了几点新迹象：

第一，从工作对象上看，增加文物和陈列品，确认和强化文化功能。档案馆传统的管理对象是档案，有些有部分校史业务，包括面向自己所管理的场馆如校史馆内的陈列品。如果面向学校和校内各部门管理，则是一次很大的扩展。文物管理从业务对象、行业领域来说都是跨界的，其法规制度、管理的流程、利用方式都有区别，所以在社会公共文化管理领域，档案局馆与文物局（博物馆）是不同体系的。当然，这些历史文化资源的归口管理使文化资源的集聚、保护、传承、传播有了更便利的渠道和平台，有利于文化效应的发挥。第二，从管理角色上看，是作为国资管理的归口部门，协助为主。在笔者所关注到的高校国资管理体制设计中，文物和陈列品作为国资管理体系中的特殊构成，档案馆的定位都是分类归口部门，是在学校（校长或主管副校长）、国有资产管理委员会（领导小组或监督小组）领导决策，国有资产管理职能部门（国资处、设备处等）综合管理之下的分类协助管理，对资产所在单位的日常使用管理进行归口监督，所以是配合执行为主。第三，从性质上，行政管理职能更为突出。作为档案业务部门，监督、检查、调查处理、绩效评估等行政职能仍然比较淡化。在国资管理体系中，比如内蒙古农业大学赋予的“监督国有资产使用情况”、安徽大学要求“负责采购立项、合同履行及项目验收管理”，有鲜明的行政管理色彩，运用得当，可以加强档案和文物及陈列品的管理。第四，从工作方式上，统筹监督方式为主。从各学校对管理职能的描述中，可以概况出共同的职能要点：制定制度、清查登记、监督评估、统筹购置、参与处置等，呈现出较强的宏观性和统筹性，监管意味浓烈，是追踪情况和保持距离的监管。这与当下党风政纪愈发严明的大环境是分不开的，也与文物及陈列品的文化优雅而又高度可观的经济价值密不可分，这有助于保护学校历史积淀。第五，从管控效果上，全程化管理和多维体系制约，监管更为严明。过去档案馆单纯管理档案，在档案管理体系中运行，具有相对独立性。归口管理后还需遵照文物管理制度和体制。在国资管理体系中，按照制度条文的规定，档案馆归口管理档案、文物和陈列品资产，对国资部门负责，接受学校国资管理委员会领导，指导国资使用单位，属于在上有领导，在下有指导的位置，处在国资全生命周期的链条中间，各个环节都互为影响，而且资产的配置、处置、效益评估都是互相反馈制约的。所以归口管理后档案馆将至少同时处于档案、文物、国资三个管理体系中，其过程将更公开，管理状况将更为透明，监管将更严明。过去档案、文物及陈列品更关注安全性，未来在学校层面加入评估机制之后，如何更好发挥这些文化资源、资产的效益是需要考验管理水平和智慧的。

5 结语

高校档案馆在合理发展文博职能，在归口档案、文物及陈列品文化资源管理中，注入文博、资产管理角色，是重新定位自身，选择科学合理的发展路径，实现可持续发展的路径，将成为一种趋势性和模式。高校档案馆应该在保护文化、研究文化、传承和传播文化探索中，在建设和发挥档案馆文化职能的思维下，根据本校情况，积极探索实现文化职能的模式与路径，并且对自身角色和履职方式进行调适。