促进医院人事档案利用的思考

张晴

【摘要】对于医院来说，要想在众多的医院中赢得一席之地，就应该加强对医院内部人事档案的管理，并充分发挥人事档案的资源优势，从而为医院的发展选拔和使用人才提供可靠的材料，最终促进医院的可持续发展。

【关键词】医院;人事档案管理;人力资源

人事档案是人们在生活、工作、社会实践中的真实记录，是用人单位开展人事管理所形成的。在现代社会中，争夺人才资源逐渐激烈，对于社会人才市场而言，人才流动是其健康发展的源动力，推动着社会不断前进与发展。根据我国目前形势进行分析，人力资源包含三个部分：人员管理、人员培训、人员聘用，有效且科学的方式有助于岗位中工作人员积极且自主开展工作，保证任务能够高效完成，并促使其潜能得到充分发挥，为企业战略规划目标实现贡献力量。医疗机构十分渴望高层次人才，在医院人事档案管理过程中，发挥主导作用的是人事部门，由专门人员统一管理医院人事档案。人事档案的科学合理管理，为人才寻找、识别、培养与使用提供了可资借鉴的有效途径。科学有效地管理医院的人事档案，有助于人才的开发和利用。

一、医院人事档案管理中存在的问题

（一）对人事档案管理工作不重视。一直以来，许多医院没有意识到人事档案管理工作对整个医院发展的重要意义，再加上在日常的工作中，不经常用到人事档案，从而导致相关管理人员不能及时对人事档案中的信息进行及时的更新与修正，导致一些个人新获得的证书、工作人员的业绩等信息无法得到有效的更新。医院在对人才进行利用和识别的过程中，不能从职员个人现有的档案信息中提取能够反映其工作经历以及技术情况的内容，最终影响医院各项工作的正常开展。此外，由于医院对其内部的人事档案管理工作重视度不高，从而使其很少将时间与精力放在对人事档案管理模式的创新上，这样不仅使得人事档案管理工作因缺少有效的章程而降低工作效率，还会在一定程度上影响医院人事档案管理水平的提高。

（二）人事档案管理人员的管理能力较弱。在许多医院，由于人员的紧缺，所以对于人事档案管理这样的工作而言，医院经常会让一些后勤管理人员负责，甚至还有一些医院的人事档案管理人员身兼数职，在具体的工作中，一方面，其缺乏相关的管理经验，没有受过专业的管理工作培训，不懂得如何对人事档案进行合理的管理，从而影响管理效率;另一方面，兼职管理人员工作任务繁重，根本无暇顾及人事档案管理工作的创新，更不用说对档案内容进行核查与补录等，其在档案管理上只是简单地接收材料、保存材料，并没有意识到人事档案的变更性，这样在很大程度上阻碍了医院人事档案管理工作的创新与发展。

（三）人事档案管理方式落后。当前，很多医疗单位人事档案管理方式比较落后，多采用传统的手工管理，不仅缺少人事档案备份，同时也缺少人事档案成长管理，对人事档案管理十分不利。

（四）人事档案内容不完整、不全面。医院人事档案内容十分老旧，无法满足医院的综合性人才需求。档案对个人技术能力的客观描述较少，反映人才综合素质的资料也较少，很多人对医院表示档案无用，出现大量弃档现象。对此表明人事资源管理单位对档案管理十分不到位，未能够及时归档工作评价等材料。

二、优化医院人事档案管理的策略

（一）强化对人事档案管理工作的重视，提高档案的可操作性。针对医院对人事档案管理工作重视度不高这一问题，我们应该强化对人事档案管理工作的重视，在认识到人事档案资料相关功能的同时，对现有陈旧的管理方式进行创新，使人事档案满足医院对人力资源的要求。要想使医院的人事档案管理工作更为顺畅，应该对人事档案的内容进行补充，添加与医院人力资源分配有关的内容，如，详细介绍职员的业务能力、诊治水平、学历职称，以及在学习与工作中获得的相关惩奖等关键性的信息，突出人事档案的真实性与可靠性。此外，还应该增强档案管理人员对档案的保护意识，在管理中防止出现档案遗失的情况。

（二）建立健全人事档案的各项规章制度，促进医院可持续发展。要想优化医院人事档案管理工作，还应该从管理制度入手，建立健全各项规章制度，使人事档案管理工作有规可循，这样才能够在确保人事档案管理工作符合要求的同时，促进医院的可持续发展。首先，应该建立监督机制，加强对相关管理人员工作的监督。现阶段，许多医院人事档案管理中存在档案信息随意被操作以及弃档的现象，这都是因为档案管理工作监督机制不健全而造成的。对此，国家相关管理部门应该成立第三方机构，如档案管理小组，对医院的人事档案管理工作进行定期或不定期检查，并对违反《档案法》相关制度的医院予以处罚，这样才能够督促其较好地进行人事档案管理工作。其次，完善人事档案管理体制机制，促进人事资源的合理配置与有效流动。在医院人事档案管理中，相关人员应该利用信息技术将人才档案中的内容录入数据库中，并对个人能力进行综合评估后，对其工作进行调整，在确保医院各部门之间人才有序流动的同时，促成良性的人才流动循环，从而在为医院构建人才队伍以及合理配置人力资源提供依据的同时，让每一位职员都能够在合适的岗位上发挥自己的优势，最终促进医院的可持续健康发展。

（三）提高人事档案管理工作人员的素质，实现信息化管理模式。人事档案相关管理人员的素质决定着人事档案管理工作的效率。对此，在具体的工作中，医院应该加强对人事档案管理人员的管理，并监督其加强学习，积极地拓宽知识，在转变管理观念的同时，掌握现代化的管理方式。如，人事档案管理人员应该利用现代化信息技术，构建信息化的管理模式，创建人事档案管理系统，让每一个部门在系统中对自己部门所有职员的信息进行编辑、统计与汇总的同时，共享人事档案信息，从而提高人事档案的利用率。此外，还应该加强与各部门的协调与沟通，增强自身的服务意识，将原来坐等职员上门报告的方式转变为主动服务，这样才能够高效地获取各种信息，从而更好地为醫院的人力资源管理服务。

三、结语

改革医院的人事档案管理不仅能够促进医院内部人才资源得到有效的利用，还能够为医院的可持续发展提供坚强的后盾。但是，在这一过程中，我们要认识到医院人事档案管理的改革是一个漫长的过程，我们一定要弄清现阶段医院人事档案管理中存在的问题，并采取科学合理的手段来完善医院人事档案资料内容、创新内部监督和管理机制，促使医院人事档案管理更趋于全面化和科学化，以便于医院领导层人员合理利用人才，促进医院的可持续健康发展。

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