浅议医院档案管理新模式——人事档案代理

李晓琨

【摘要】受医疗健康领域改革的影响，各个医院对人事档案管理工作内容进行了相应的调整。医院日常工作最主要的特点就是高风险、人员流动大、工作性质特殊、专业性要求高等，传统的医院人事档案管理主要由医护人员完成，但是这种管理模式在实际操作中有着较大的弊端，无法保证人事档案管理的准确性。为了创新管理模式，提升管理效率，各个医院对人事管理方式进行了改革。本文通过对人事档案代理的优势进行分析，提出医院实行人事代理机构与医院人事档案管理相结合这一管理模式存在的问题，并提出改善问题的对策。

【关键词】医院;人事档案代理;管理新模式

随着各行各业之间联系的增强，各个行业在工作中的融合性也越来越强，为了提升非本专业工作内容的专业性，部分单位会与具有专业能力的机构、组织进行合作。医院的主要工作以救治伤病为主，因此，为了保证人事档案管理的高质量，医院可以聘请代理机构进行人事档案管理，这一管理模式既保证了人事档案管理工作的稳定性、正确性、专业性，还减轻了医护人员的工作压力。但是，这种新的管理模式在实际工作中还是存在着一些问题，为了促进医院与人事代理机构在人事档案管理方面的配合，本文将结合相关工作经验进行分析。

一、人事档案代理的优势

（一）提升档案管理的专业性。医院传统的人事档案管理工作主要由专门的医护人员进行，这种管理模式虽然能够节省档案管理的成本，但是，由于缺乏专业的管理技术，再加上医院人员流动量逐日增多，医护人员在进行档案管理时无法准确地完成管理工作，时常会出现管理漏洞，从而会导致医院内外部人员档案搜集不全面、管理体系不健全、管理方向出现较大偏差等。因此，在对医院的人事档案进行管理时，医院可以聘请专业的人事代理机构进行档案管理工作。人事档案代理机构在工作中会借助专业的管理方式对医院的编内、编外人员进行细致划分、建档、管理等，能够改善因编制不完善而造成的各科室人员分配不均、严重缺乏医护人员的问题。此外，专业的人事档案代理机构还能有效解决近年来医院新兴人才缺失的问题，该机构可以通过更加专业的方式录用符合医院发展需求的专业人才，从而提升医院的综合医疗水平。

（二）保证档案管理的全面性。由于医院编制制度的特殊性，一部分医护人员在医院编制中属于编外人员，比如，外派学习的医护人员、外聘的医护人员等。传统的医院人事档案管理对这类人员的划分不够细致，一般情况下，会将这部分人员暂时移出人事档案管理的范围。但是，这种管理模式会加大后期管理工作的复杂性，还会因管理不善等问题造成档案缺失，这不利于保证人事档案的完整性。因此，在医院人事档案管理工作中加入专业的代理机构进行管理就可以很好地解决这一问题。代理机构会对医护人员进行详细的划分和管理，并对外派学习、外聘的人员进行专业管理，并在管理过程中对该类人员的实际情况进行调查、分析。此外，具有专业技术的医疗人员也可以借助人事代理机构进行应聘等，有利于扩大医院人才招收的范围。

二、人事档案代理在医院运行中的问题

目前，医院在聘请人事代理机构进行人事档案管理时还存在着一些问题：

（一）代理机构无法获取全面的资料。由于医院工作环境的特殊性和档案资料的保密性，代理机构在进行人事档案内容的搜集时，无法保证档案资料的时效性和完整性，尤其是对于一些长期处于空档期的人员进行资料搜集时，代理机构无法保证搜集资料的准确性。再加上医院人员流动量大，代理机构在进行人员资料搜集时需要定期对资料进行更新，这不仅会增大代理机构的搜集工作量，还会增加医院的人事档案管理成本，影响到医院内部正常的医疗工作进度。此外，不全面的资料不利于代理机构进行人事资料系统的建立，会影响医院对人员的正常管理，造成医护人员的无效工作。

（二）不利于医院日常的人员管理。由于医院人员的编制性质不同，医院在对各个类型的医护人员建档初期往往只是简单地定义该人员的工作性质。人事代理机构在进行资料搜集和档案建立的过程中，无法准确区分该人员的主要工作范围和工作能力，这就会产生错误的档案数据。再加上医院不同时期内有不同专业的外派人员和外聘人员，这类工作人员长期处于空档期，医院对该类人员缺乏档案管理的意识，因此，人事代理机构在对该类人员进行划分、管理时就会出现缺乏现时资料的情况。综合以上这几种医院人事档案管理问题，人事代理机构很难拟定出全面的人事档案管理系统，再加上大多数时间内，医院人员的档案由代理机构保管，医院不能随时随地查看人事档案。因此，医院在对人员进行管理、工作安排时，容易出现管理不当等问题，会影响到医院的正常工作进度。

三、医院人事档案管理与代理机构相适应的对策

为了解决上述问题，提升医院的人员管理效率，加速人事代理机构制定出合适的医院人事档案管理系统，医院及人事代理机构就可以借助以下对策：

（一）提升档案搜集效率，规范代理机构职权范围。在档案管理的过程中，最重要的工作内容之一就是搜集人员档案的详细信息。由于医院工作环境中存在大量隐私资料，为了保证人员档案内容搜集工作的正常进行，也为了保证医院隐私资料的完整性，医院可以給人事代理机构规划出一个有效的档案搜集范围和职权行使范围。让人事代理机构在有效的范围内进行详细的资料搜集，并在职权范围内获取更多、更具有时效性的档案资料。这种档案内容搜集模式能够帮助档案代理机构提高资料搜集效率，保证搜集资料的完整性和时效性。同时，档案代理机构在对特殊人员进行档案资料搜集时，也能在最大程度上扩大搜集范围，从而保证档案资料的准确性、有效性。

（二）完善管理制度，增加管理条例。由于人事代理机构对医院内部的工作环境不了解，再加上医院的主要人员中存在一部分具有特殊性质的人员，为了降低医院的档案管理风险，提升人事代理机构的工作效率。有关部门应该结合实际工作环境和工作要求，完善人事代理机构的档案管理制度，保证该机构在工作过程中的合法性和规范性。同时，有关部门还可以通过增加管理条例，保证医院与人事代理机构之间资料转移工作的有效性，资料内容的合法性，从根本上保证医院和人事代理机构的利益，避免特殊资料管理过程中出现不必要的矛盾，推动医疗机构与人事代理机构之间的友好合作，从而提升医院的人事档案管理工作的效率。

（三）引入信息技术，健全管理系统。受到计算机技术普及的影响，各个行业在进行档案、资料管理时会借助信息技术的帮助，建立一个专用的档案数据库。这种档案管理方式不仅能够保证档案资料的隐秘性、准确性等，还能在最短时间内完成医院与人事代理机构之间的档案转移，有利于医院对人员档案的日常使用和人事代理机构对人员档案的日常管理。此外，人事代理机构在对医院人员资料进行规划、分析后，还可以通过计算机技术建立一个完整的档案管理系统，并设置档案更改、调动权限，从而提升对医院人事档案的管理效率，同时还能在最大程度上保证医护人员的资料安全，方便医院内部有关人员对医院工作人员档案的修正和调动。这种借助信息技术进行档案管理的方式，能够在最大程度内实现医院与人事代理机构之间的合作共赢，完善医院的人才管理内容，扩大人才招收范围。

四、结语

医院在人员档案管理方面加强与人事代理机构的合作，能够从根本上解决医院人员管理混乱，人员配置不合理的问题。医院在日常工作中人员流动量极大，医护人员内外体制编制混乱，效率低下的人事档案管理不仅不能解决这一问题，还会因为人员档案缺失等问题，造成医院内部人力资源分配不均的情况，不利于医院的正常工作。因此，在医院人事档案管理中融合人事代理机构的辅助，就能从较为专业的角度解决这些问题，还能提升医院的工作效率，发挥出医院的人才优势，建立起更加专业的人才队伍，推动我国医疗事业的发展。

【参考文献】

[1]王丽丽.医院人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J].管理观察，2017，27（4）：92.

[2]胡世堂.医院人事档案管理的数字化实现过程[J].环球市场信息导报，2017（21）：54.