新时期如何把握中职学校档案管理工作的关键环节

马静

【摘要】作为中职学校日常工作的重要组成部分，档案管理工作直接影响中职学校的正常运行。基于此，本文围绕新时期中职学校档案管理工作面临的挑战和关键环节开展研究，深入探讨新时期中职学校档案管理工作的发展方向，希望研究内容能够给相关从业人员以启发。

【关键词】新时期;中职学校;档案管理工作

档案管理手段落后、行之有效的档案管理制度缺乏、档案管理人员的专业化技能薄弱均属于新时期中职学校档案管理工作面临的挑战。为尽可能应对相关挑战，提升中职学校档案管理工作水平，本文围绕新时期如何把握好中职学校档案管理工作关键环节展开具体研究。

一、新时期中职学校档案管理工作面临的挑战

（一）档案管理手段落后。结合实际调研可以发现，档案管理手段落后属于中职学校档案管理工作存在的普遍性问题，未能合理利用互联网、信息系统开展档案管理便属于其中的典型情况，档案管理手段长期未更新的情况也较为常见。深入分析可以发现，很多档案管理人员缺乏互联网运用技能、忽视互联网优势，人工收集信息、手工整理信息仍属于中职学校档案管理工作的主流，这种情况下，档案管理工作的效率和质量往往会受到较多负面影响，相关错误的出现几率也会大幅提升，这显然无法较好适应新时期中职学校的发展需要。

（二）行之有效的档案管理制度缺乏。由于很多中职学校领导忽视档案管理工作，档案管理健康持续发展的重要性往往无法得到正确认识，档案管理制度在实用性方面很容易出现不足，更新滞后的档案管理制度也会影响其有效性。结合实际调研可以发现，如档案管理制度更新滞后，档案管理工作可能失去方向和标准，管理效果自然会受到影响，无法基于互联网发展更新档案管理制度便属于其中的代表，这类挑战需要得到相关从业人员的重视。

（三）档案管理人员的专业技能薄弱。是否拥有较高专业技能的档案管理人才，直接影响中职学校档案管理水平，专业技能较高的档案管理人员能够熟练、合理地运用互联网，顺应时代发展趋势的档案管理工作自然能够由此展开。但结合实际情况可以发现，很多中职学校缺乏优秀的档案管理人才，部分中职学校甚至存在退休老教师负责档案管理工作的情况，这很容易导致档案管理工作与时代脱节，无法科学运用互联网、档案管理软件等问题很可能因此出现，中职学校档案管理工作因此受到负面影响必须引起关注。此外，中职学校档案管理系统的更新滞后也往往会影响档案管理工作的高水平开展，档案管理效率也可能随之下降，由此催生的挑战同样不容忽视。

二、新时期中职学校档案管理工作的关键环节

（一）规范档案日常管理。基于工作实践，笔者认为新时期中职学校档案管理工作的关键环节之一是档案日常管理的规范。笔者从事中职学校档案管理工作已有30余年，并长期负责学校的文件收发工作，基于日事日毕、严肃认真的工作习惯，笔者近年来开展了档案日常管理的规范化探索。规范化的档案日常管理工作主要围绕每日开展的综合档案室巡视、库房安全检查、温湿度记录展开，每周进行的档案安全抽检、卫生清洁也属于规范化管理的关键，档案保管安全可由此得到保障。而在每个春季学期，笔者将集中开展收集、整理、归档工作，统一管理学校文件材料，亲自完成文书、电子、照片、实物等门类档案的规范化归档、入库、上架，并指导相关科室的年度立卷归档工作。笔者还会每年定期开展《全宗介绍》《组织机构沿革》《大事记》等材料的编撰，不定期编撰《玉溪体校任职资格文件集》等汇编资料，档案信息由此得到了有效利用。同时，笔者单位还实现了全部档案目录计算机检索和文书、教学类档案原文查询，这属于近年来开展的档案信息化管理探索取得的成果。2019年7月，笔者所在中职学校通过档案工作规范化管理示范单位认定，档案规范化管理水平的提升可由此得到证明。

（二）健全档案日常管理。档案日常管理的健全同样属于新时期中职学校档案管理工作的关键环节，笔者在多年的中职学校档案管理工作中，曾组织开展两次学校档案管理工作制度的制订和修订，档案管理工作因此做到有据可依、有章可循、开展扎实、运作规范，且能够较好地适应互联网等新时代发展趋势。为保证档案管理工作较好利用互联网技术并满足电子档案建设需要，笔者曾负责制定《电子文件归档管理制度》。2019年，为适应新时期档案管理工作发生的变化，开展满足“五星级”标准的档案工作，笔者基于新的标准要求对档案收集、归档、整理、鉴定销毁、保密、利用、统计、库房管理等方面制度进行了制定修订，并新制定了电子档案管理制度、电子档案备份制度、数码照片档案管理制度、档案接收移交制度等，这类制度的制定贴合实际且严格遵循了规范化原则，这也是笔者所在单位能够通过档案工作规范化管理示范单位认定的原因之一。

（三）基于新时期优化档案管理。基于上文提及的具体工作实践，本文认为新时期档案管理优化应围绕档案管理手段、档案管理系统、档案管理人员三方面展开。1.档案管理手段优化。基于新时期档案管理工作升级需要，中职学校的档案管理手段优化需保证领导能够认识到基于互联网的档案管理优势，并基于这种认识积极开展相关培训，保证档案管理人员的意识、技能可随时代发展而更新，有效提升档案管理水平。在具体实践中，应逐步建立起传统与现代相互融合的档案管理模式，该模式需贯穿中职学校档案信息收集、整理、归档等全环节，具体的档案管理手段也需要随之针对性优化。只有做到統一思想、提高认识、细化分析、多层优化，档案管理工作才能够更好服务于中职学校运行与发展。2.档案管理系统优化。档案管理系统直接关系着中职学校档案管理水平，因此中职学校需基于实际情况针对性建设或引进档案管理系统，不应盲目使用上级部门统一规定的档案系统，而是需要针对性优化和完善系统。在档案管理系统的优化过程中，信息化的档案管理数据库建设不容忽视，通过数字化处理档案资料、统一存放档案，即可实现档案的信息共用、资料共享，中职学校的档案利用效率将大幅提升。具体的档案管理系统优化必须结合新时期变化和中职学校实际，这样才能够最大程度提升档案管理的有效性。3.档案管理人员优化。档案管理人员优化指的是提升其专业化技能，本文建议中职学校基于专业化技能考核进行档案管理人员招聘，保证档案管理人员具备高水平的档案管理专业知识和技能，且能够同时拥有较强的计算机操作技能，这样才能够基于先进的思维意识更好利用互联网开展档案管理工作。对于中职学校现有档案管理人员，需定期开展专业化技术培训和技能考核，以此优化思想意识、提升综合技能，配合定期开展的档案管理讲座，既可保证中职学校每名教师均能够认识到档案管理的重要性，档案管理工作又可由此获得更多支持。

三、新时期中职学校档案管理工作的发展方向

（一）积极开展档案文化宣传。对于中职学校档案管理工作来说，为更好服务于中职学校发展，档案文化宣传的积极开展也应引起档案管理人员的重视。“重保管、轻利用”属于中职学校档案管理工作的常态，而通过积极开展档案文化宣传，学校档案的价值和作用即可充分体现，档案管理工作也能够更好服务于中职学校管理工作，并实现全员档案意识的提升。在具体实践中，档案法律法规的宣传、多种档案讲座及展览的举办属于其中关键。档案法律法规宣传可围绕学生集体活动、全校教职工大会展开，宣传内容应以档案和档案工作、档案的利用和公布、档案机构及其职责为主，以此增强全员的档案意识和法律意识，“依法治档”即可实现长足推进;多种档案讲座的举办需围绕学校档案保管情况、档案的作用和价值、档案工作、档案宣传、档案信息资源开发利用、档案利用实例及效果等展开，全员档案意识提高同样能够由此获得有力支持;展览的举办也能够较好传播档案文化，如展览新旧校门、校园照片，即可引起师生对档案的兴趣，还可以围绕不同阶段学习各专业的设置情况、学校的办学成果、历届毕业证、学校教师的科研成果进行展览，中职学校可由此形成良好风气，新时期中职学校档案管理工作的开展基础能够随之夯实。

（二）引入PDCA理论。PDCA循环理论近年来在我国各领域实现了较为广泛的应用，该理论的原理如“图1”所示，通过将PDCA循环理论引入中职学校档案管理工作，将较好适应档案管理工作具备的历史继承性、时代开放性、自觉适应性特点，持续提升档案管理工作水平。

基于PDCA循环理论的中职学校档案管理可分四个阶段展开：1.P阶段。该阶段中职学校需基于《国家教育事业发展“十三五”规划》等国家规范，结合自身工作实践，制定未来档案工作规划，应涉及档案资源体系、档案服务体系、档案信息化体系、档案安全体系、档案人才队伍体系、档案条件保障体系共六方面内容，同时严格遵循突出特色、服务大局、以人为本、与时俱进原则，保证档案管理工作更好适应时代发展。2.D阶段。在完成周密、详细的档案规划后，中职学校应制定操作性强、内容翔实的具体细则或方案，并同时提供人力、物力、财力方面支持，为预期目标完成提供保障。在具体实践中，基于PDCA循环理论，中职学校应成立档案管理工作领导小组，并组织档案管理人员参加各类培训，以此不断更新思想观念、全面提升业务技能。3.C阶段。该阶段主要负责定期检查评估中职学校档案管理工作，以此验证前期制定的规划是否得到较好贯彻执行，并明确执行所取得的效果。在具体的检查和评估中，应围绕档案建设和管理的成果评价、阶段性成就、评估标准展开，并将前期、中期和后期反馈的档案管理每个环节均涵盖在内，配合针对性的检查评估，即可发现档案管理工作存在的问题，并及时解决问题。中职学校档案管理工作水平自然可由此不断提升，水平循环式上升的档案管理工作也能够顺利实现，最终实现中职学校档案管理工作的机制、体制、内容不断创新。4.A阶段。该阶段主要负责总结档案管理建设和实践中取得的成果，并从中提炼经验，下一阶段的档案管理工作发展可由此获得依据和经验参考。在具体实践中，可建设由纪检组和校督学组构成的档案检查评估组，保证档案管理工作存在的不足能够第一时间发现，存在缺陷的方法和制度也需要由此第一时间淘汰。如中职学校在规划中制定了档案数字化、利用网络化、管理智能化等目标，且目标提前实现，学校必须基于已有经验及时更新规划，制定“档案创新引领工程”等新目标，更好发挥PDCA循环理论的价值。

四、结论

综上所述，新时期中职学校档案管理工作必须顺应时代发展。在此基礎上，本文涉及的规范档案日常管理、健全档案日常管理、基于新时期优化档案管理等内容，则明确提供中职学校档案管理工作路径。为进一步提升中职学校档案管理工作水平，各类新理念、新技术、新方法的积极引入和应用必须得到重视。

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