档案数字化管理在医院档案管理中的应用

宋伟

【摘要】档案管理是医院日常管理的重要内容，影响着医院的服务水平和长远发展，通过档案数字化管理能够有效提升档案管理水平，减少人为因素产生的影响，进而改善日益紧张的医患关系。本文将针对档案数字化管理在医院档案管理中的应用进行研究，希望能够推进数字化建设进程，不断优化档案管理效果。

【关键词】档案管理;数字化管理;医院档案;应用研究

一、档案数字化管理在医院档案管理中的应用

（一）档案数字化管理在人事信息管理方面的应用。人力资源是医院的核心竞争力，所以人力信息管理是医院档案管理的重要内容，包含着医务工作者的学历、履历、家庭、性格、特长等方面信息，越详细的信息记录越便于全面了解工作人员情况。传统的人事档案管理信息记录受纸质限制，使信息的更新速度明显滞后于实际情况。档案数字化管理不但能够有效降低人事信息错误的概率，而且能更加全面地实现动态管理，使医院能更加及时准确地了解分析医务工作者的工作需求和生活需求，为实现人性化管理提供依据，从而提升医院与员工的关系，保证人力资源稳定。

（二）档案数字化管理在患者数据管理方面的应用。医患关系是当今社会的热点话题，近几年频频出现的恶性医患纠纷严重影响了医生与患者之间的信任关系。随着医疗行业的深入改革以及人们法律意识的不断提升，档案数字化管理可以更加全面、快捷地录入病患要求，准确存储病患信息，简化就医程序，对于提高就医效率和规范就医流程具有重要的现实意义。患者在调取档案时可以通过数字化管理系统进行操作，实时打印自己所需信息内容，大大减少了查找等待时间，提高了医院办事效率。

二、档案数字化管理在医院档案管理中存在的问题

（一）档案数字化管理意识比较落后。医院档案管理属于后勤保障类工作，随着医疗体制改革的深入，医院的社会公益性质逐渐被削弱，经济利益和医疗服务成为医院发展的主要方向。医院将主要资源投入到配套设备、改善服务、提升知名度、吸引人才等方面，使档案管理工作位于靠后位置。另外，医院管理者没有充分认识到档案管理的重要性以及大数据开发的价值，因此导致档案管理数字化进程缓慢。有的医院依然存在依赖纸质档案管理的情况，这种管理方式不能满足时代发展的需要。有的医院对档案数字化管理缺乏长远规划，不能正确面对存在的问题，对发展前景的认识更是模糊不清。

（二）档案数字化管理制度建设滞后。医院档案是医院工作人员在长期的社会实践活动中保存下来的历史记录，包括医院规划建设、财务活动、科学研究、党建工作等基本事务，然而由于过往的粗放式档案管理模式，制度建设并不完善，经常出现档案错误、遗失、损毁、篡改等问题。有的医院依然沿用传统档案管理规章制度，这显然不适用于档案数字化管理，有的规章制度可行性不强、针对性不高，导致人员职责不明，出现问题后推诿扯皮，特别是交叉性、边缘性的工作，出现问题责任不明，大大阻碍了医院档案管理改革的步伐。

（三）档案数字化管理的规范性不强。虽然很多医院积极推进档案管理数字化改革，但是在具体实施细节上缺乏规范性，导致很多数字档案成为无用档案。比如，有的档案文件创建格式随意，存在电脑不识别、打不开等问题，有的档案文件收录的有效信息不全，导致查找困难，不能及时检索到所需内容，有的档案文件细化程度不够，需要工作人员重新进行整理、分类，额外浪费时间和精力，有的档案文件记录混乱、标识不明，这些都大大降低了数字档案的管理效率。

（四）管理人员的综合素质有待提升。首先，在认知水平上，有的工作人员认为档案管理只是简单的信息录入，没有从长远角度出发考虑档案管理的重要性，因此在思想意识上不够重视。其次，由于医院投入不足，档案数字化管理人员的综合素质有所欠缺，数字化操作技能有待提升，从而导致数字化管理系统有效应用率低。最后，很多档案数字化管理人员是由其他岗位人员兼职的，在理论知识、管理能力、业务处理等方面都存在一定程度的缺陷，导致医院档案数字化管理业务发展缓慢。

三、数字化在医院档案管理中应用的优化策略

（一）树立医院档案管理的数字化理念。数字化管理是現代档案管理的基本思路，在推进数字化管理时，医院管理层应该积极转变传统理念，全面提升认识水平，从医院服务的长远规划出发，积极宣传和灌输数字化管理理念，从上到下形成数字化管理意识，有效推进数字化档案管理的顺利实施，避免因思想不统一导致数字化进程缓慢。档案管理部门应该深刻认识到大数据的现实意义，不断创新档案管理手段，更好地为医院发展服务。

（二）积极完善医院档案数字化管理制度。数字化管理在医院档案管理中的应用离不开制度保障。首先，应该根据实际情况和管理水平积极调整档案管理制度，废除一些不适合数字化管理的旧规定，增加一些具有较好适用性的新规定。其次，加强档案管理安全监督力度，严格按要求审查档案管理软硬件基础设施，加强网络系统保护，减少因网络病毒导致的数据损失，根据工作流程和规范标准审查数字化管理内容和方式，保证档案信息的安全性、完整性、真实性。最后，严格制定和落实管理责任制，设置不同涉密等级的管理办法，并且严格检查实施情况，降低人为因素导致的数据泄露隐患。

（三）加快推进档案管理数字化平台建设。医院档案管理的数字化建设不是一蹴而就的，应该根据自身实际情况分阶段、分步骤地进行数字化推广，不断提升档案管理的数字化水平。档案数字化管理应该充分整合资源，依托现有信息化平台，在局域网内积极构建档案管理网络，建设电子资源库。同时，加强医院信息化平台与档案网络的有效对接和信息共享，通过信息平台直接完成数据采集、筛选等工作。另外，医院应该加大资金投入，积极引入先进档案数字化管理软硬件，提高网络安全技术水平，营造良好的数字化运行平台，提升数据采集、处理、存储、共享、利用效率。通过数字化平台建设，不断提高档案信息开发利用水平，逐步挖掘和实现数据信息的价值。

（四）注重制定档案数字化管理的标准流程。针对档案数字化管理具体工作实施存在的问题，管理人员应该不断总结经验，积极参与制定规范化、标准化管理流程，所有人员必须严格按照规范标准执行，如果出现格式问题、信息缺失、数据混乱等问题一律退回修改，直到符合规范标准后才能录入，同时及时追究相关工作人员的责任，避免因不良风气蔓延导致整体执行力不够。数字化管理标准制定不是一劳永逸的，管理人员应该及时根据新问题、新情况进行总结反思，层级汇报，经过医院领导深入探讨后进行适当的调整和修正，保证规范标准的科学性、合理性、适用性。

（五）全面提升医院档案管理人员的综合素质。首先，在医院档案管理团队建设上，应该不断优化队伍结构，积极吸引和培养既懂数字化管理业务又懂信息化技术处理的综合性人才。其次，加强教育培训，针对档案管理的数字化趋势和常规操作规范进行指导，提升数字化管理意识和档案管理技能。积极邀请专业数字化档案管理人员开展交流合作，引进成功管理经验，制定数字化档案管理的实施细则。另外，不断优化绩效考核机制，严格落实责任制和奖惩制，将工作职责与个人利益捆绑，避免因约束不够导致思想和行为懈怠，从而全面提升管理人员的综合素质。

四、结语

综上所述，本文从人力资源信息和患者数据维护两方面出发，了解了档案数字化管理的具体应用，并且分析了数字化档案管理存在的问题，最后研究了提升医院档案管理数字化建设水平的有效策略，希望能够起到积极的作用，促进医院的服务质量和效率不断提升。

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