浅谈监督监理单位如何在项目档案管理中履行职责

闵梅

【摘要】在工程建设项目实施过程中，监理在施工现场最能掌握工程的实际情况，能从施工技术各环节对项目文件加以控制和指导。因此，项目档案要做到及时、真实、完整、准确、系统，必须监理施工各个环节形成的项目文档移交与归档。

【关键词】项目档案;监理职责;监督

随着《石油化工建设工程项目监理规范（SH/T 3903-2017）》

的正式发布实施，进一步明确了监理单位在项目档案管理中的职责：第一，监理文件资料的移交与归档职责。第二，对参建单位交工技术文件的检查、审核与验收的职责。因此，监理单位如何在项目管理中履行档案资料的监管职责，对工程档案资料的齐全、完整、真实、可靠非常重要。面对监理单位在项目管理实际中存在的“重现场轻资料”的现象，谈一谈业主如何监督、指导监理单位履行在项目档案管理方面的职责。

一、事前介入

（一）合同约定。在与监理单位签订委托合同时，应把项目文档管理要求纳入监理范围合同条款中。明确监理单位应按合同规定的条款，按时、按质、按量提交、交付文件，并对未达到国家、行业和委托人相关制度和归档要求的文件进行整改，对所提交文档的真实性、完整性、系统性负责。同时，还应明确对合同范围内各施工、设计、采购等单位交工技术文件的形成进行指导、监督、检查，审核的职责。

（二）要求监理建立健全项目档案管理体系。监督监理单位进场时，就建立档案管理机构和配备相应的档案管理资源，即明确档案负责人（一般要求为总监）和专职档案人员（具备一定档案知识的技术人员）。专职档案员一般作为业主的单点联系人，负责双方往来文件、资料的接收、发放和移交工作。监理单位须将文档控制纳入监理规划，并由专业监理工程师编写文档管理实施细则。同时，监理单位需按业主统一要求配置文档管理专用计算机，并统一接入委托人专用网络，文档生成、管理所用软件应使用双方认可的版本。

二、事中控制

（一）共同审核参建单位的文档方案。《石油化工建设工程项目交工技术文件规定（SH/T 3503-2017）》要求，工程项目开工前，参建单位应根据项目的具体情况及建设单位的交工技术文件编制方案，制定交工技术文件编制细则。因此，项目开工前，业主应同监理单位共同审核各承包商的交工技术文件编制方案，对项目名称、单位工程划分、文档编制参考标准、表格使用、整理组卷方案、移交时间等进行确认。

（二）督促监理开展定期与不定期的文档抽检。在工程项目实施过程中，指导监理加强对施工过程文件的检查，不定期地对各类施工文件进行监控，定期对资料进度进行检查，确保施工文件与现场进度相一致。同时，监理单位要适时提醒参建单位，对隐蔽工程、重大施工节点等要保存声像文件。业主每月召开一次监理例会，及时了解监理文件形成、收集、整理状况以及指导、检查参建单位施工过程文件形成、收集、整理状况。

（三）开展培训工作。业主要采取“定期培训、实时答疑”的方式，对监理单位及参建单位进行业务培训。培训范围要涉及以下几個方面：第一，文件材料的收集、接收、分发、整理、组卷、编目、归档等文档管理程序。第二，EPC单位、施工单位、设计单位、监理单位的项目文档归档范围、相关文件形成所执行的标准及规范。第三，文件的整理、编制及组卷要求等。以此来提高监理人员的专业技能水平，提高资料审核能力，保证项目文件的齐全性、完整性。

（四）落实监理审核资料责任制。监理单位要对监理合同范围内的设计、施工、采购、检测等单位形成的档案资料进行归档移交前的审核，重点审核项目档案的内在质量和齐全性，主要是分包商资质和人员资质资料、现场施工质量验收记录、设备材料质量证明文件、竣工图审核等。审查发现问题，填写监理审查意见单，立即反馈给相关单位整改，直至达到规范要求为止，并形成检查整改闭环记录。

三、事后考核

参建单位须携《监理审查意见单》，方可向业主送审交工资料。经由业主验收组审查发现不符合规范的文件数量超过规定数值，属监理单位履行交工技术文件职责不到位，将依据项目规模对监理单位进行经济处罚;监理单位未及时审核造成文件延迟移交的，监理单位承担相应责任。

业主通过“事前介入、事中控制、事后考核”的方式，监督监理单位在项目档案管理中履行职责，在做好自身形成的文件材料收集、积累、整理归档的同时，督促参建单位项目文件的整理与移交，稳步推进项目档案管理，保证项目档案的完整性、准确性和系统性。

【参考文献】

[1]《石油化工建设工程项目监理规范》SH/T 3903-2017.

[2]《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》SH/T 3503-2017.

[3]《建设项目档案管理规范》DA/T 28-2018.

[4]潘运方.工程建设项目档案资料检查审核审查工作的探讨[J].广东水利水电，2019（04）.

[5]米彪.督促监理单位履行项目档案管理的几点体会[J].四川档案，2013（02）.