现代化医院管理须加快医院档案管理信息化建设

李玉芳

【摘要】医院档案管理工作是医院内工作的重要组成部分，只有实现信息化才能够提升医院档案的管理工作。本文主要分析医院档案的特点，探究了信息化建设对于医院档案管理的重要意义以及医院档案信息化建设的实施方法，为医院现代化管理提出有效的建议。

【关键词】信息化;医院档案;管理;必要性

医院档案管理是医院基础工作的重要组成部分，档案是医院活动的原始记录，是决策的基础。伴随着信息时代的到来，医院档案管理工作也应当实现信息化。传统的医院档案管理需要人工管理，信息记录也以纸质资料为主，这种管理方式和记录方式不仅耗费人工，而且极易出错。虽然医院档案管理信息化建设会给医院带来巨大的挑战，不仅要更改工作模式，引进先进计算机处理技术，培养专业型技术人员，还要保证整个系统的维护，势必会带来巨大的成本。但是，信息化建设也会为医院档案管理带来新的发展趋势和发展机遇，其长远意义远大于初期建设成本。

一、医院档案特点

（一）决策依据和发展参考。第一，医院档案为医院的发展提供了依据。医院档案全面、准确地反映了医院的发展现状以及日常活动。医院管理人员可以依据这些资料进行决策，制定符合医院本身特点的制度以及未来发展规划。第二，医院人力资源丰富，人事档案信息巨大，医院管理人员可依据档案信息进行人才培养、人员培训和筛选。第三，医院的业务档案包含了医院业务活动的翔实记录，是总结工作、发现工作中不足的重要参考。第四，医院内的档案具有很高的保密性，例如病例档案、人事档案、财务档案等，设备档案、都是医院的核心所在。

（二）科学管理的集中体现。医院的管理水平集中表现在档案建设中。档案建设的完备与否，直接反应工作成果和经验教训。医院管理者可以通过档案，了解医院的活动和日常经营工作，从中发现指导持续改进问题。

二、医院传统档案管理存在的弊端

（一）医院对档案管理工作不够重视。医院档案管理属于医院的“幕后”工作，相对于财务、人事、临床、门诊等其他部门，其工作未受到足够重视。有很多的医院建立了医护站，通过互联网的HIS系统对医院的各个部门进行信息化管理，使医护人员和患者均可以共享医疗资源。但是大部分医院的信息化管理忽视了档案管理工作，仍然采用传统的纸质资料或者胶片存档，造成档案信息收集、分类、整理和归档工作难度增加，工作水平下降;此外，档案管理工作看似简单，所以有些从业人员在工作中经常会消极怠工;另外，有些医院会雇佣兼职或非专业人士，这些人员的相关专业知识较为欠缺，不能有效挖掘档案中潜在的价值。这种情况的产生，是由于落后的管理理念与先进的科学技术发生冲突，从而产生了影响医院发展的重大矛盾。

（二）医院档案的价值无法体现。现如今医院的档案数量与日俱增，其承载的信息也在增加，其中可用的、有价值的资料也呈现递增趋势，医院档案的服务范围逐渐扩大。传统的醫院档案管理虽然能够节省一定的空间，较为方便保存与查阅，但是并不能与信息技术媲美。在信息化时代的当下，如何将档案中的信息进行创新与挖掘、如何利用档案更好地进行管理与服务是各大医院应当思考的问题。

三、信息化建设对医院档案管理的必要性

随着医院的发展，医院档案管理应当秉承服务于医院管理和持续发展的理念，其全面、准确地反映了医院发展现状与日常活动，医院领导可根据这些资料进行决策，制定符合医院定位的制度以及发展规划，同时，根据人事档案，可进行人才培养、选拔与删减。此外，医院业务档案中包含了业务活动的翔实记录，是总结工作的重要参考。为了进一步发挥档案的作用，档案管理工作应当打开新局面。

（一）档案存储便捷。在传统的医院管理中，其档案资料以纸质资料为主。第一，纸质资料无法随意流通于各个部门，不方便上级下达命令，下级反馈工作。第二，纸质资料的记录工作繁重，如遇特殊情况，会造成信息记录不及时，影响工作效率。第三，纸质资料在查询时多有不便，其参考性和实用性大大降低。第四，纸质资料容易丢失，造成严重的损失。所以，档案管理的信息化可大大避免纸质档案所遇到的问题。利用计算机技术记录图书馆各项信息，并且利用网络技术对信息进行分类管理，能够高效处理档案信息，具有及时性、灵活性、准确性、完整性等特点。医院管理者可直接利用档案管理系统查找所需信息，同时通过计算机进行工作安排和工作结果验收。

（二）节省档案存储空间。传统的医院档案管理中，需要很大的空间存储重要的档案资料，在借阅和参考时，相关人员要登记信息。此外，对于庞大的医院档案信息，需要专业的医院管理人员对档案进行专门整理、归档、记录、查询和维护。这种档案管理模式需要较多的财力、物力和人力。医院档案管理信息化建设，只需要计算机设备和存储设备，便可对数量巨大的医院档案进行有序管理，大大节省医院的运营成本。

（三）拓宽服务范围。信息化社会中，人们对于各类信息的需求日益迫切，医院档案管理工作既要面对政府管理部门、社会各方利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为病患者提供医疗服务。随着科学技术的发展，医学的研究、医院经营以及医院管理活动变得越来越复杂，也越来越离不开信息，对档案中文字信息的需求也转变为对档案中文件、图书、声像、检索资料等的综合需求。医院档案管理工作应当利用现代信息化技术加强横向联合，实现资源共享，对档案实行统一化管理，合理开发档案信息，并且注重反馈，通过对反馈信息的分析和研究，提高档案资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

四、医院档案管理信息化建设的办法

（一）树立信息化管理理念。医院档案管理信息化的基础是转变传统的管理理念。在互联网与信息技术飞速发展的背景下，医院档案管理需突出资源与大数据的优势，在坚持以服务群众为根本目标的前提下，兼顾统筹规划、资源共享，确保对外档案公开透明，档案记录实时准确，实现现代化信息技术与档案管理的交互融合。

（二）完善信息化档案管理系统。目前计算机已经广泛地应用于档案工作之中，为档案工作注入新的活力。利用网络进行档案工作，应做好如下几点：第一，要建立档案网站，开展网上利用服务，建立档案馆内部局域网，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索。第二，实现电子文件的自动上传。与传统的纸质档案收集有很大的差异，电子文件通过下载和上传就可以完成档案收集工作，在网页上建立电子文件自动上传的工作容器，第一时间收集资料，并在档案馆的服务器上归档。第三，开展在线服务。开展原生电子文件在线归档，通过加强档案的前端控制和全程管理，使档案工作提前介入文件形成之初，确保档案收集齐全完整、档案管理安全规范、档案利用高效有序，积极探索建立“一站式”档案信息资源服务平台，构建“让数据多跑路，让群众少跑腿”的服务模式。现代化信息技术能否在医院档案管理中发挥最大价值，主要取决于信息化档案管理系统的设计是否完善。例如在最基本的医院档案管理网页的设计上，应该全面考虑网站使用的便捷性、视觉的美观性、功能的全面性。档案管理网页中要突出医院特色，档案分类合理，内容齐全。此外，可以增加邮箱链接，主要用于患者与医院的交流。同时，可以增加投诉信箱，从患者反馈中挖掘提高医院管理的有效信息。

（三）引进先进设备。信息化建设首先要求医院具有信息化的网络和设施。从硬件来说，硬件是信息化建设的必要条件，医院信息化建设需要有专门的电脑、服务器、打印设备、扫描设备;软件是硬件的衍生物，作用是配合硬件方便档案管理工作。从软件来说，需要有适合自身的办公系统和办公平台，制定符合工作目标的工作流程，并且建设相关的工作部门，注意部门与部门之间的衔接。

（四）完善管理制度。在有了基础的硬件与软件支撑的条件下，医院要改变传统的档案管理模式，针对信息化的管理系统制定管理制度和工作标准。首先，在档案收集机制中，医院要建立一个标准的档案信息库，将档案以数字化形式进行存储。同时，医院应当规范档案格式，例如标明档案类型、建立档案目录、增加索引，以便进行检索，并鼓励医护人员及其他工作人员按照规范的格式上传档案。其次，在医院档案信息化服务机制中，医院要明确规定信息化档案管理标准，建设档案管理和查询网站，分别对应医护人员和患者。档案管理网站要求工作人员主动上传数字化档案。档案查询网站需提供在线查询功能，允许用户在网站上进行下载、复印、查询和借阅。

（五）精益化管理。精益化管理的本质是对战略和目标分解细化和落实的過程。第一，要将档案服务做好、做精，同时要准确信息和决策、准确数据和计算、准确时间衔接和正确的工作方法，此外，要注意操作细化、管理和服务细化，特别是执行细化，将执行的工作细化到每一个人、每一件事，最后就是严格执行和追责。医院档案精益化管理首先需要建立健全的管理标准和制度，以此作为体系的支撑。第二，要通过标准化管理实现标准化工作。第三，要实现目视化管理，使各种管理情况一目了然，提高管理效率。

五、结语

医院档案的作用是真实地记载医院的发展轨迹，记录医院的日常活动和重大改革。医院档案的作用，在于为医院管理者提供决策参考和发展依据。在新科技大力应用的时代背景下，医院应当将信息化建设作为档案管理工作的重心，以信息化技术为动力，积极进行管理模式改革、工作方式创新、工作技术提升和人员培训升级，提升医院档案管理能力，推进医院档案管理工作新进程，提升各项工作决策，更好地服务用户，提升医院综合竞争力。

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