电子文件管理中的风险防范与信息保护措施

刘媛媛

【摘要】电子文件以数字代码为结构，而传统文件存在载体信息固化特征，电子文件具有易改性、易变性与流动性。电子文件在管理时可能会遇到被篡改、文件丢失、无法读取和识别、信息泄露等危险。如若发生这些情况，将对电子文件产生不可改变的严重影响。因此我们要想方设法地避免此类现象发生。本文将依据电子文件管理流程，讨论电子文件管理中的风险防范与信息保护措施。

【关键词】原始性;准确性;完整性;一体化;数据加密

一、电子文件存在的风险特性

（一）传统纸质档案以纸质为载体，电子文件以数据形式为载体。因此不同于传统形式，电子文件的处理方式必须是依靠数字设备，在计算机上进行重建、改动、删减等操作。与传统纸质文件对比，电子文件依靠数字设备的处理方式更具有局限性，因此在不具备某种条件下，无法正常使用电子文件，无法对电子文件进行利用。

（二）电子文件传送数据更加快速便捷。相对于传统纸质传播，电子文件的传播方式是数据的传播、信息的传播。这样就为电子文件传送提供了便捷，减少了时间上的耗损，大大提高了整体的工作效率。这种传播方式是迅速、无声的。传统文件在接收上更有保障，一方发送、一方接收。电子文件在传输上，因是无声的，所有不能确保对方一定能收到文件。

（三）电子文件的信息以数据形式保存，容易遭到修改或删减。不同于纸质，电子文件更易被更改，变化性更强，优点也是缺点，电子文件缺乏安全性，如遇到非法修改或是删减，将难以恢复，造成巨大的损失。

二、电子文件管理中各阶段的风险及防范

（一）电子文件系统设计阶段的风险及防范。1.电子文件在系统设计阶段的风险主要体现在公文体系与档案管理体系的不包容性，无法在基础上完成文件与档案的统一化管理。公文体系着重突出文件处理的方便性与先进性，从而疏忽后期文件存档与永久存储的问题，疏忽了电子文件从头到尾的管理体系与前端掌控的必要性，档案管理是处在系统末端的一个单独板块，这种公文体系与档案管理体系一定会给电子文件的存档制造麻烦，从而带来数据安全的内在风险。2.有效防范电子文件體系在设计阶段的风险是将全程管理和始端掌控的想法融入系统设计之中。在系统设计时，要格外注意电子文件在生命周期内的每个阶段的全部管理活动和管理要素的前后照应，使各项管理内容和管理要求巧妙地联系在一起，突出表现系统案例和总体效果。在研究整个管理过程中，必要时需注意文件的形成阶段。

（二）电子文件系统生成和录入阶段出现的风险及防范。1.电子文件系统在生成和录入阶段出现的风险主要表现在文件数据的真实性和可靠性，一份文件是否真实是一份文件是否具有原始数据的可靠性和真实性的保障。若文件在真实性上出现问题，将会是一个重大失误，文件失去可靠性，文件也因此容易被改动，改动的信息不会留下任何痕迹，再加上电子文件本身具有不可靠性，文件极易遗失或是被破坏。这是文件在生成和录入过程中出现的风险。2.为有效防范电子文件系统生成和录入阶段的风险，我们可以适当采取一些措施尽可能地减少风险发生。我们可以在录入和管理文件时，保持清醒的头脑，保证文件信息的真实性和可靠性及其价值，实现电子文件的档案化管理，最有用的办法就是使用元数据来处理电子信息容易改变的问题，提升电子文件的安全真实性和方便性，建立安全的电子文件管理体系。

（三）电子文件系统运行阶段的风险及防范。1.电子文件系统运行的风险主要有两方面：一方面，是电子文件背景信息易遗失的危险，电子文件容易时常处于移动状况，背景信息也因为信息处理过程逐渐累计，如果不及时整理运用，很容易就此丢失，因此极易出现电子文件前因后果不清楚，直接导致电子文件的整体性和依据性;另一方面，是网络传播过程中出现的风险，比如数据信息泄漏、冒名偷盗、信息遗失等等，电子文件传输体系一旦不小心遭到外部袭击很容易造成信息遗失、泄漏及系统中途被切断等问题，将会对整个电子文件体系及一些业务活动的展开造成严重影响。2.对于电子文件运行阶段的防范措施主要有加密设计、签章技术、消息认证、身份验证等措施，为确定信息的安全性，这些技术可以由信息技术部门完成，此外还需要增强内控体系的配置，严肃履行电子文件管理体系及安全管理的各项制度。传输过程中生成的风险可以采用网络数据加密、数字签字与身份认证、设置防火墙等措施来预防，以加强电子文件信息的安全性。

三、电子文件信息的保护措施

（一）原始性保护措施。对于电子文件的原始性起到保护作用。通常情况下，文件格式的转换不会破坏电子文件的内容，但是对于其中的签字和印章等非内容，非常有可能受到破坏，因而使其中的签名和印章造成不必要的丢失。一旦丢失签名和印章，将无法确定文件的有效。因此，要在电子文件录入之后，在有印章和签字的地方重新电子签名，盖上电子印章，这样就可以使得文件不遗失，确保文件的整体性和法律效力。

（二）准确性保护措施。对于电子文件的准确性做出有效的保护。只要生成文件，任何人都不能对已经保存的文件做出任何改动，只有这样才能确保文件从开始到最后的存档都具有信息的整体性和最初性，不删改内容，才能使得文件具有安全性。一份文件应该具有多个备份，防止丢失。

（三）完整性保护措施。对文件的完整性做出详细的保护。计算机主动形成的文件内容具有不可依靠性和不可改变性。所以直接用计算机输入文件内容不满足文件存档的要求。为确保信息的可信性，需以人工输入的方法，将文件的全部内容做出归纳整理，再依据每一份文件的背景信息，与文件内容做出一一对照，进而使得文件不是一份独立的文件，在文件系统中需要有一定的连续性和整体性。依据电子文件的保存特性，研究它具备的特征。确保电子文件内容的数据整体性和数据安全性，使它的内容与文件依次对照，只有这样，才能将完整的电子文件管理体系作为一个有机整体关联起来。

四、结语

电子文件因其极易被篡改或摧毁的特点，致使公司难以正常运营，更严重的会发生机密文件被盗，信息遗失，造成巨大的经济损失。在管理过程中，需要提前掌握纸质文件管理，探讨了解与电子文件的管理方法存在的本质差别，并具体了解其差距所在。还要从实际情况出发，依据电子文件管理的详细特征，研究出具有代表性的文件管理方法和准则，让文件管理人员意识到电子文件的安全性和电子文件管理的可靠性，以及纸质文件和电子文件同时管理的必要性。即使电子文件普及，仍需要注重传统纸质文件的运用，依靠科学合理的方法来掌管好两种类型，让文件管理工作变得合理且安全性更高，可以提供给社会更高质量的服务，使电子行业的发展前景更加光明，也使电子文件的安全性更高。

【参考文献】

[1]李心雨.电子文件管理中的风险防范与信息保护措施[J].数字通信世界，2017（07）：250.

[2]孟新.电子文件管理中的风险防范与信息保护措施[J].数字通信世界，2017（07）：258.

[3]周文玲.浅谈电子文件档案的优越性及其风险防控措施[J].黑龙江科技信息，2017（05）：135.

[4]殷菲.电子文件信息安全问题与策略研究[D].安徽大学，2016.