浅谈档案管理信息化的发展趋势

王岩

摘  要：随着计算机技术的快速发展，使人们步人了一个信息化的时代，信息化是当今世界经济和社会发展的主流。从政治、经济、文化到人类生活的各个角落，信息技術不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。同时档案的电子化管理，档案信息数字化也面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，本文旨在对以计算机为代表的信息化在档案管理中的应用加以研究，以期尽可能的提高档案管理的效率。

关键词：档案管理;信息化;趋势

前言

档案信息化管理的必要性主要表现在：由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

一.档案信息化发展的影响因素

1.息化发展的认知因素

在档案信息化发展中，档案管理中相关部门高层对档案信息管理的关注度不够，在相关的档案管理程序中，没有完整的档案信息管理体制，对其档案信息发展的管理认识远远不足。而在档案管理的进程中，因为其档案操作人员受到了守旧的管理思想的作用，对档案信息实施了搜集，并无法实施较为具体的处理与使用，无法发挥其自身档案的作用，造成了档案无法实施其存在意义。

2.档案信息化发展的水平因素

在档案管理信息化发展的過程中，因为受到守旧和单一的档案管理和技术的作用，就会致使在档案管理的处理不够合理，尽管档案管理的相关部门具有较好的高科技技术和计划，但是，其操作人员在实际操作的过程中难以把技术和档案管理的实际工作高效的进行结合，仅仅把这些机器设备应用于平时的操作中。

3.实现了资源的共享

档案的传统人工手动操作管理无法实现资源共享，这样不仅会让档案资源的利用率大大降低，还会降低档案资源的利用价值。而且由于档案资源的无法共享，也会给信息和文件的查找带来很大的障碍。而应用计算机软件的信息化管理技术，则是将每个单独的信息档案目录和内容进行分类汇总，使之成为一个体系，这样会大大提升档案管理的效率和质量。

二.推动档案管理信息化的措施

1.档案信息管理的统一规范化

传统的档案管理是以档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，要运用现代信息技术管理电子文件，对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，将物理形态的档案文献作符合信息化环境和目标的转化，实现档案网站和数字档案馆建设，可高效、适用的管理档案和利用档案工作。档案信息化法规、标准应涵盖信息化建设的所有方面，包括电子文件归档和数字档案管理的各个环节。数字环境下档案工作的根本目标依然是最大限度地满足社会对档案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用数字网络等现代技术手段来实现档案工作的根本目标。

2.配备统一、专业的软硬件设备

各单位各部门各自为政，信息化手段、设备不统一，造成了很多数据不兼容，给档案管理信息化过程设置了障碍，所以，我们应配备统一的、专业的数字化设备和专业的统一的档案管理系统，利用这些设备可实现字符识别，自动转化、自动编目和检索、自动全文存储、自动上载，计算机辅助立卷，档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号，统一规格的计算机软硬件设备，才能为档案管理信息化的实现提供保障。

3.培养信息化档案人才

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，它需要所有档案人员的积极参与与配合。因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。与其它行业相比，档案工作政治性、政策性、专业性都很强，在专业技能上，提高档案从业者的信息素养和信息技能，思想上有较高政治素质，保护档案的安全，不泄露档案内容等。

4.落实档案网络信息安全保障

在档案的信息化过程当中，随着电子技术的参与，越来越多的工作可以在网络中进行，因此注重档案在网络中的安全性是十分必要的。企业应该加强安全措施，档案管理人员也应该提高警惕，采取防范措施包括数据备份、身份认证等，避免和减少黑客对信息系统的危害。落实档案网络信息安全保障可以防止病毒和黑客的恶性攻击，提高了档案信息化建设的质量和效率。为了保证硬件设备的安全，要定期检查档案信息化中用到的硬件设备，检查服务器和网络的运行状态。完善数据备份，避免由于外界条件的变化而造成的数据的损失或者丢失。重视网络安全，在网络平台上可以设置在线报警系统，并且及时处理网络安全问题，强化防火墙等措施来确保档案信息应用的安全性。相关的技术人员要设置用户使用权限，避免用户越权限的操作行为，落实身份认证工作。

结束语：

档案管理信息化对每个企业或是对国家来说都有非常重要的意义，传统的档案管理方式已经无法满足当今的社会需求。当今时代是互联网时代、是信息化时代，在以迅雷不及掩耳的速度快速发展，企业档案管理要想与时俱进，必须要与先进的信息化技术相结合，使之得到快速、有效、合理、科学的管理，从而保护信息资源的有效性、科学性和完整性，确保企业档案朝着数字化管理方向健康发展。

参考文献

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[2]  杨剑，梁娟.刍议档案信息化建设中的问题与对策[J].科技档案，2015，9（4）：33-35.