新时代高校教学档案资源整合及服务研究

曾晓萍

摘 要：基于当前高校教学档案资源处于分散分布特点、其“生存状态”及利用.严重影响到了该类档案价值的有效发挥。为此，文章试图从整合对象、整合手段、整合机制等方面构建高校教学档案资源的整合框架，充分激活教学档案资源的活力与动力，积极为高校教学改革与人才培养提供优质高效的档案服务。

关键词：教学档案;资源整合;微观管理

高校教学档案资源客观详实记载了其在各个时期的办学体制机制、办学理念、教育教学改革、师资队伍建设、人才培养和毕业生就业情况等真实面貌，是高校长期办学的重要宝贵财富，对教师科学研究、学校继续深化体制机制改革、人才培养等中心工作以及教师教育教学、大学生创新创业等方面具有重要的参考研究价值。基于当前高校教学档案资源分布分散性特点、其“生存状态”及利用效果均不乐观，资政育人功能未被充分激发出来等问题。文章以用户需求为导向，以教学档案资源为整合突破口，以互联网为依托，将大数据技术深度融合于各种信息化教学系统，创新工作机制，积极整合各类教学档案资源，以期构建一种多元、精细化的教学档案资源专题数据库，精准高效服务于利用需求，充分发挥该类档案的资政育人价值。

一、高校教学档案资源分布现状

高校教学档案资源是高校档案馆藏资源的重要组成部分，构建了在各个时期教育教学、人才培养、服务社会的多维历史记忆，客观真实反映了高校特定时期的办学精髓和精神风貌。具体而言，高校教学档案资源指的是学校教务管理部门或教学单位在开展教学活动过程中拟定的各项教学计划、教学管理、教学检查、教学督导、教学评价、教学评估、教学竞赛、专业设置、人才培养方案、大学生创新创业就业等活动中直接形成的且具有保存价值的各种文字、图片、声像、视频等不同载体的教学文件材料。这些文件材料具有来源广泛性、内容多样性、组织无序性的特点，分散保管在不同单位和部门。从教学档案文件材料形成的来源领域划分，笔者认为可从宏观和微观两个层面进行分析。

（一）宏观管理的教学文件材料

从教学宏观管理职能层面看，高校教务部门是教学档案资源形成的重要主体之一，这主要是有其自身的职能性质、地位以及所管理活动所决定的。高校的办学宗旨和任务就是为国家和社会培养优秀合格的各类人才，中心任务就是全心全意办好教育教学，这就决定了高校教务处在其组织体系中的重要地位与职责，代表学校履行学校有序组织开展教学活动，确保各类教学活动正常运行。为此，教务部门在履行职能教学管理活动中不断产生不同载体、种类繁多的教学档案材料。比如教务部门在履行管理各项教学管理过程中制定的各项规章制度、教学计划、专业中长期建设规划、专业设置与调整、学科建设、教改研究、人才培养、学生学籍表、学籍信息变更、学生身份信息变动、学生申请转专业材料、在校生学生名册、年度在校生统计、学生教师教学评价、教师教学竞赛和教学见习实习、学校教学评估、大学生创新创业等方面的文件材料，这些档案材料既有来自教务部门全程管理和监控教学活动的材料，又有来自各教学单位、教师个体、受教育学生之间形成教学互动的材料。比如学院专业建设、专业调整、专业人才培养方案、专业师资队伍建设、举办各类学术讲座、专业开发建设公共资源课程、教师优秀教学讲义、教学实训实验建设、学生期末考核材料、成绩分析材料、各科任教師教学期末总结、组织学生举办各种科技艺术等活动材料。这些材料对学校现行教学管理、监督、诊断与整改和未来各项工作均具有重要的查考和凭证价值。但在实际工作中，由于管理体制机制、思想观念、人员配置等多方面原因，致使这些教学档案文件材料分散管理状态，存有遗失或损坏风险问题。

（二）微观管理的教学文件材料

从微观管理层面看，高校二级教学单位及专任教师、学生活动是教学档案材料形成的另一广泛领域。这一领域形成的教学文件材料种类繁多、内容丰富。这些文件材料大致集中表现在实施教学组织集体和具体实施教学活动的教师主体及教学对象活动中的学生个体之间形成的材料。一方面，既有实施教学主体活动的组织机构形成的宏观管理文件材料，又有组织实施微观活动的施教文件材料，比如二级学院在组织教师在教学管理过程中制定的教学规则、教学讲义、优质教学资源视频课件、邀请校外专家作专题讲座、督导听课记录、反馈意见、整改措施、组织学生参加各项校园科技文化竞赛等方面的各种载体的文件材料;另一方面，实施教学个体的专任教师是教学档案资源来源的重要途径，比如教师在开展教学活动过程中的各科多媒体课件、视频课程、对学生教学课堂评价及总结材料等均成为教学档案构成的主要要素。但在实际管理过程中，教学组织机构收集保管的教学文件材料往往“重组织轻个人”、“重典型轻普通人物”、“重物质轻事物”等不良现象，二级教学单位收集管理的教学档案资源种类不齐全、材料不完整和整理不规范等现象，严重影响到该类档案价值的发挥。

二、高校教学档案资源存在问题及原因分析

高校教学档案资源是由教学管理部门、具体实施教学主体院系的师生在各项教学管理活动、教改研究、教学实践工作中形成的各种载体文件材料，集中记录和反映了高校教学管理部门、教学实施组织机构、教师与学生在各个教学环节之间的生动记忆，既关系到学校的教学质量，又涉及到师生之间的切身利用。教学档案材料来源质量的高低与齐全完整性直接影响到档案利用的信度与效度。高校教学档案资源主要一般而言，教学档案资源的查阅用户大都来自学校教学管理部门领导、管理人员及师生个人，他们既是教学档案材料的形成者又是教学档案利用的受众者。从教学档案资源的管理现状及实际利用情况来看，高校教学档案资源管理和利用主要存在以下几个方面：

教学档案资源的价值未得到充分发挥，利用的信度及效度均不乐观，未能有效满足高校师生不断对教学档案利用的迫切需求;

教学档案资源分散管理突出。大多档案材料分布分散管理在形成部门或个人手中，档案文件材料“生存状态”受到严重威胁;

教学档案资源信息化管理滞后。难以有效整合信息资源再次;

教学档案资源利用信度效度不高。无法满足档案利用需求，如教学档案资源管理人员在提供查阅服务过程中，提供材料不完整、不齐全，应归未归，材料缺乏有效性;提供档案材料无序化，未按照档案整理标准进行规范化整理归档，严重影响到档案利用的效率。

三、高校教学档案资源“生存”及利用的瓶颈分析

由于管理层面多方原因，给档案用户利用带来了一定的困难，其价值未得到应有发挥，利用效度不高等问题。基于当前高校教学档案资源普遍存在资源分布分散较突出、档案管理松散、档案利用信度与效度不高等问题，文章主要从工作人员档案意识、管理体制机制、利用平台建设等方面展开深入分析。

（一）管理人员档案意识不强

意识决定观念和行动，具有较强的档案意识能对档案文件材料进行有序组织管理，为收集教学档案材料齐全与完整奠定了基础。在现实教学档案材料管理过程中由于管理材料的人员档案意识不强，对档案的价值未有清晰认识，导致无法按档案归档制度及整理规则按时对分散在众多内设机构及个人手中的各种材料进行收集整理归档，从致使一些应归未归的文件材料处于无人问津的状态，其“生存状态”为得到有效保护。

（二）管理体制机制不健全

高校教务部门作为高校组织体系的核心重要部门，负责统筹学校教学部署、管理与实施教学活动与各类教学评估的全过程，产生了种类众多的教学材料，已成为高校档案资源建设的重要源泉。但由于档案工作长期受传统观念影响未得到学校领导的高度重视等因素，使得高校教务部门长期未建立起完善的档案管理体制与运行机制，导致教学文件材料收集困难，管理松散等不良现象，严重影响了教学档案资源的增量建设。

（三）资源利用平台建设滞后

长期以来我国高校在不断扩大办学规模的却忽视了教学档案资源整合利用平台在学校教育教学管理与教学运行过程中的重要作用和意义，教学档案资源整合利用平台未及时与众多的信息化教学平台建设同步推进，使学校在实施信息化教学过程中产生的各类具有保存价值的信息化教学资源成为一座信息孤岛，无法与教学管理与教学实践活动形成良性循环互动，导致教学档案资源难以优质高效服务教育教学实践活动。

四、高校教学档案资源整合及服务的路径构建

高校教务部门既是高校实施教学管理与教学实践的主体，又是产生一手教学档案信息资源的重要聚集地，在互联网和大数据技术时代，高校教务部门应当改变传统管理观念，以信息资源用户为导向、以大数据信息技术为抓手、以数字档案信息资源管理系统为平台，充分整合信息化教学产生的具有保存价值的各种教学信息资源，积极为学校教育教学、科学研究、人才培养和师生利用需求提供快捷的优质服务。

（一）提高管理人员档案意识

管理人员档案意识的高低直接影响教学档案材料的质量和管理水平。为此，做好教学档案材料工作的前提是管理人员应当通过多种途径不断提高自身的档案意识，比如既可采取参加上级档案行政管理部门组织开始的岗前培训班，系统学习档案管理相关基础理论知识，还可以通过网络视频在线学习档案专题知识来对档案工作的认识和理解，以便能精准做好各类教学文件材料的收集与整理工作。

（二）建立教学档案管理体制机制

健全的教学档案资源管理体制是确保做好教学资源档案整合与利用工作的重要保障，学校应将教学档案资源建设纳入部门工作的重要议事议程，建立由教务部门集中统一收集管理全校教学档案资源，实行领导分管、专人负责管理的运行机制，确保学校在开展各类教学管理、教学研究、教学实践、教学评估、教学竞赛、教学诊断与改进等工作中产生的不同载体的文件材料及时收集整理归档，确保材料齐全完整和完全。

（三）建立教学档案资源管理平台

教学档案资源管理系统的设计要具有前瞻性统筹规划，以互联网+档案为应用背景，以符合当前高校各类教育教学实践需求为导向，以提升高校教育教學管理水平为目标。坚持数据集成、信息过程集成、机构组织和用户个人集成的思路，将所有教学管理与教学实践活动中产生的人和信息进行重新整合，建立规律有序的专题数据库，构建一种实时工作协同机制，使档案用户通过系统能实现跨地域共享利用平台中的专题教学资源库，努力实现为教学实践和科学研究服务，不断提高自身的教学质量。