事业单位档案管理创新路径之我见

荀海兰

摘 要：事业单位的档案管理工作在单位的行政管理中有着举足轻重的作用，档案管理的方式是否科学是否合理，都会对其单位甚至是社会的发展产生影响。文章就当前社会档案管理创新现状来分析如今的事业单位档案管理方面的缺陷，并对新形势下事业单位档案管理创新方式方法进行深入研究，以期望为新时代的档案管理创新之路提出建设性意见与建议。

关键词：事业单位;档案管理;创新

随着时代的发展，在大时代的数据之下，事业单位无论是在管理方式还是经营模式上都进行了较为全面且快速的发展。在这种情况下，单位对档案管理的相关工作也会提出更高的要求。与此同时档案管理中因各种因素而出现的问题和缺陷也会很快的显露出来。为了解决此类问题，我们则需要更加深入的了解根源所在，并积极的探索档案管理创新路径创新模式，以确保事业单位档案管理工作更加高效。

1 当前事业单位档案管理中出现的问题

1）单位对档案管理的忽视。档案管理作为一种掌握信息资源的体系，为其计划制订、制度改革都可以起到借鉴甚至是决策的作用。但是大部分的事业单位对其档案管理工作都是相对不够重视的。（1）上层管理部门的忽视。绝大部分的上层决策管理部门对档案的忽视、对档案管理的忽视实际上是问题的较大来源。他们致力于业务能力和出产效率上，把前一阶段所完成的工作资料、总结等草草整理，为档案管理方的工作工作人员增添了多余的负担。以及资金分配不匀导致对档案管理部门投入的金钱及人力过于紧张，使档案管理创新“心有余而力不足”[1]。（2）檔案管理执行部门的忽视。档案整理部门对人员的管理松散化，不正规化。甚至部分的档案管理人员都还是兼职人员。其素质与能力的低下、工作热情低下、对自我工作的认知不足等等都无法保证档案管理工作的质量。导致单位的管理效率大幅度的降低[1]。

2）档案管理形式与思想的陈旧。（1）在形式上的陈旧。档案管理的重要性虽然引起了部分事业单位的重视，但是其沿用的方法还是老旧的管理方法，即运用传统的纸质化文档资料进行存储，把档案按照相应的顺序人工的进行标记放置于相应的地点。这种方式是相对陈旧与老套，他有很多的缺陷，例如由于环境问题使纸质资料潮湿发霉从而导致无法辨认其中的内容，或由于蚊虫鼠类的咬食使纸质书籍破损从而无法辨认，亦或是档案管理人员的更换等导致找寻资料难度的加大查阅困难等。陈旧的管理形式面临的最大的问题就是与之相对应的较大的不确定性。（2）在思想上的陈旧。当下的单位的各个部门还是有着保守老套的思维方式，认为档案的管理与自己无关，与本部门无关，片面的认为这只是档案管理的工作。是一种“固步自封，各自为政”的老旧思想，可问题点在于如果每个人都以此为基础进行档案的管理工作，那么在未来的某一天需要从档案管理部门处进行相应查询或使用的时候就会出现需要到另一个甚至更多的部门折返查询等繁琐复杂的情况。

1.3 档案管理不规范

档案工作的分类、编定、归档与清理保存等工作是否能按照相关规范进行严格的执行是问题的根本所在。由于相应的制度较少，明文规定的匮乏导致在整理档案期间就会出现较大的困难，使整个工作的开展难度加大，无法在第一时间内进行快速的归档与入库。部分档案甚至在归档后都还处在不规范的状态。在这种情况下给日后事业单位查阅使用档案带来了极大的麻烦。

2 当前事业单位创新必要性

1）“互联网+”等的数字化时代到来。在当今生活中数字化与互联网化已经随时随地的渗透进了我们的生活，无论商业还是科技教育，无论是学习还是消费娱乐。我们都可以在手机或是电脑等电子设备中快速解决。传统的纸质媒介也在慢慢走向时代的边缘。“互联网”的到来充分证明了电子科技的先进存储管理方式势必会给传统的老式档案管理方式带来前所未有的冲击。

2）事业单位体制内的改革。随着时代的发展，事业单位体制内改革已是大势所趋。因此它必须要去查阅该单位曾经的工作总结、工作报告等相关资料。面对在需要庞大的单位数据的情况下，传统的档案管理必然不能够满足当前的现状，唯有创新才能够推进事业单位的改革。

3）传统档案管理的根本问题。传统档案管理无论是模式还是实行方法归根到底都存在一个严重问题，那就是其效率过于低下。在传统的档案管理中，管理人员需要定期的对档案资料进行保养与维护，随着时间的推移越来越多的报告档案进入档案室，保养与维护的大量化、档案整理的复杂化无疑都是使其效率低下的表现。在如今快节奏的时代之下，如此效率的管理模式显然已经不能再跟随当前社会的脚步在发展了，只有摒弃这种传统的管理模式管理方法才能够推进其效率，使其顺应当前的需要[2]。

3 档案管理创新路径建议

1）制定更加细致的规划。无论是以信息化大时代为基础还是沿用曾经的以传统纸质为媒介的管理模式，都应该以更加细化的规范去制约着档案管理员们的行为标准，在更加细致的规范下才能够做到更加准确的整理，完全减少在档案管理中存在的复杂化、困难化的缺陷，才能更加井然有序的完成工作。

2）以互联网为基础建立信息化的档案管理模式。在互联网为时代契机发展的社会中，信息大爆炸所带来的档案管理压力已经使很多的企业、事业部门愈发明白了做好资料的整合是多么的重要。在如今的大环境下，以技术研发为主，把档案的存储管理与现今的科学技术相结合，建立全方位、多元化的大数据整合管理模式。形成“互联网+档案管理”的新兴管理模式。采取大数据查询技术、云监控管理技术等明确各个部门职责，使档案工作整体呈现标准化、细致化、规模化的发展。在大数据技术之下，事业单位可快速的根据档案中广泛收集的信息做出相应的决策，大大提升了工作效率，同时数字化的整理，当中极其严密的程序也大大的提高了事业单位的管理效率，优质了查询方式，同时这种使用方法的便捷也相对减少了管理人员的工作时间，降低了工作人员整理查询的强度。大数据方法同时也能让我们挖掘到档案中的更大价值，我们可以寻找更加久远乃至传统档案无法续存的资料;分析其中的利弊得失总结经验，汲取教训[3]。

3）加强事业单位工作人员的档案管理意识。对于当前事业单位工作人员档案管理意识不强的情况下，必须进行创新加强事业单位工作人员的档案管理意识。在这种情况下首先需要进行相应的培训：设立档案管理培训岗，全方位学习档案管理知识，为未来的工作奠定良好的基础。同时提高事业单位工作人员对档案管理重要性的认识，确保所有进行工作的人员拥有正确的档案管理认知，熟悉相应的操作。事业单位要保持良好的工作氛围，保持工作活力，不能“固步自封”也不能“事不关己高高挂起”，要进行良好的沟通虚心学习别人的长处。确保事业单位在有活力的环境中良性循环发展。

4）加强档案数据互动化。档案大部分是作为个体独立的信息进行单项传播查询的，这就使每个档案信息缺少互通性;如果把每个档案都互相联结，那么就增强了资料多向发展的可能。为工作人员提供了更加多元化的研究方向的同时也有利于事业单位的信息过滤与选择。

4 结语

总而言之，以传统的纸质为媒介的档案管理已经不再适用于当下互联网、数字信息化的时代，取之而来的是以高新技术为基础支撑，以“互联网+”为新兴的档案管理模式。所以，对于事业单位的档案管理创新路径，我们应该在确保为其内部改革而提升效率的基础上，顺应当前时代发展的洪流，建立起属于自己的适用于自己的科学合理的档案管理创新路径。

参考文献

[1]李红红.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革[J].办公室业务，2019，（24）：149-149.

[2]张撑柱.事业单位财务档案管理创新模式研究[J].办公室业务，2020，（1）：107-107.

[3]许秀娟.大数据对档案管理工作影响与对策[J].办公室业务，2018，（4）.