基层事业单位档案管理现代化实现路径的探索

王红艳

摘 要：随着基层工作的进一步开展，基层事业单位中的档案资料也越来越多，档案管理工作成为基层事业单位中一个重要而复杂的工作内容。而随着工作环境和工作方式的进步，实现现代化档案管理工作成为目前基层事业单位档案管理部门需要不断深入改革的重点问题。本文就从基层事业单位档案管理工作现代化要求出发，提出几点工作建议。

关键词：基层事业单位;档案管理;现代化;实现路径

随着信息化的发展与工作环境的变化，档案管理工作的工作内容、工作要求以及工作标准也在不断更新，计算机的普及、互联网平台的发展使工作朝着无纸化的方向进步。针对目前基层事业单位档案管理工作中的问题以及现代化建设的需求，需要不断进行改革与优化，促进基层事业单位档案管理工作质量与效率的提高。

1 基层事业单位档案管理现代化的要求

1）檔案管理无纸化。传统意义上的档案都是以纸质为存储方式进行呈现、管理与保存的。随着计算机和互联网的发展与普及，信息技术以及信息产品也更加的便捷化，这也为基层事业单位的档案管理提供了新的存储形式与管理方式。各类型的存储介质为档案管理提供了大量的便利条件，根据管理工作的需求可以选择更为便捷的整理和存储方式，这也就是档案管理的工作以计算机和网络平台进行，推进了档案管理无纸化的道路。利用信息化平台进行的档案管理极大程度上提高了档案管理的质量与效率[1]。

2）档案管理数字化。除无纸化，档案管理的现代化另外一个特点就是档案管理的数字化。数字压缩以及打包技术能够将纸质档案中的文字、图像等数据直接转换为数字存储的电子文档，再经过信息压缩技术将电子文档转换为很小的存储空间就可以完成的数字化电子文件。档案管理的数字化变革不仅仅能够有效地降低档案管理的成本，也能够极大地提升档案管理的科学性、便捷性和合理性，避免因纸质档案破损、遗失或者更新修补不及时而带来的档案真理困难，档案管理者能够随时调取档案，对档案进行信息补充、修改以及录入，确保了档案的完整性、准确性，大大延长了档案的存储期限，极大程度地提升了档案管理的水平[2]。

2 基层事业点位档案管理现代化的实现措施

1）建立完善的档案管理制度。基层单位目前档案管理现代化建设中出现的效率低下、管理混乱等问题最主要的原因是缺乏一个严谨、有力的管理制度。尤其是妇幼保健和计划生育部门，牵涉到的群体范围较大，所包含的工作量较大，数据内容较为复杂和繁琐，不同工作岗位之间的数据又有重合的部分，也就会导致相互之间出现责任推脱等影响档案管理工作的现象。因此，建立起完整的档案管理制度，为基层事业单位的档案管理工作建立起制度约束，能够有效地提高相关单位的档案管理效率与质量。

首先，需要严格建立完善的档案管理工作责任制度。在制度中，明确档案管理人员的所需要承担的工作职责，对工作重叠部分进行明确说明，避免出现工作任务相互推脱、责任推卸等严重问题，确保每一个工作人员都有制度所规定的明确责任，以责任到人的方式约束工作人员的工作行为。例如在妇幼保健计划生育服务部门中，婴儿出生证明的办理也就意味着该婴儿纳入了妇幼保健和计划生育服务这两个不同的工作方向上，需要两个科室共同建立起相关资料与档案。那么档案建设和整理就需要两个科室相互协作。档案管理制度中就明确规定在需要进行共同管理的档案建立与整理过程中工作人员所需要明确的工作与责任，以此来提高档案管理的效率与质量。其次，建立起完善的档案管理绩效考核制度。该制度指在监督工作人员的工作状态与工作效果，对档案管理工作中工作效率和工作质量较高的工作人员进行一定程度上的奖励，同时通过绩效考核对工作态度敷衍的工作人员进行惩罚，以此来提高工作人员的工作积极性。第三，建立完善的档案分类管理制度。利用计算机的便利，在档案整理过程中，能够将档案按照一定标准，例如长期有效和短期有效、一般性和重要性等进行分类管理，以此来实现档案种类清晰化，方便档案修补、管理与调取的效率与便捷。最后，建立完善的档案数据收集与管理制度。基层事业单位的档案管理部门需要严格要求各个工作部门定期收集、整理和上报本科室的档案资料，强化对个科室的档案数据收集工作的监督。同时对上报的数据及时进行录入、分类整理和存储保管，以此来确保档案的完整性和有效性，提高档案的利用效率和利用质量[3]。

2）深化档案管理工作的标准建设。现代化的档案管理工作需要做到的一点是工作的集中化与统一化，尤其是无纸化、电子化之后，档案数据录入与管理都是以一个标准的格式进行管理。因此，档案管理工作需要以一个标准化规范化的形式进行，以此来提高档案管理数据收集、整理、录入和管理的工作效率，使档案分类工作更加便捷。因此，基层事业单位在进行档案管理现代化建设的过程中，需要深化档案管理的标准建设，制定符合本单位实际情况及档案管理需求的工作标准，对档案管理的每一个环节做出标准化要求，精确到档案格式、形式和文件名等细节问题。

档案管理标准的制定，需要结合互联网在档案管理工作中的作用，结合互联网和计算机的传输、存储的多样化，结合本单位中的信息管理系统，将档案类型进行精确的划分，形成标准的分类方法。另外，根据妇幼保健计划生育服务的自身特点，结合工作环境的变化，强化针对本单位工作要求的档案管理系统和相关软件的开发，规定相关工作要求，以此来保证担纲管理的标准性和有效性。

3）加强档案管理工作人员的队伍建设。档案管理现代化的建设时期，档案管理的工作方式与传统的档案管理工作相比有着巨大的不同，档案管理工作人员需要充分认识到这一变化，转变传统的工作方式和工作理念，主动进行相关新技术与新方法的学习，不断进行自我提升，以此来满足现代化档案管理工作的要求。档案管理人员的工作能力直接关系着档案管理的现代化建设的质量与效率。因此，事业单位需要针对档案管理工作中出现的新方法与新理念，强化对工作人员系统性的技能培训与素质培训，提高工作人员的专业技能，以此来加快档案管理的现代化建设，同时也提高档案管理的管理质量[4]。

专业培训中，主要包含了档案管理相关软件与信息平台的操作与应用、相关档案传输过程中的信息安全技术、大数据的有效使用以及档案管理平台的维护等，以此来提高工作人员在信息化条件下档案管理的专业性与高效性，保证档案管理工作的质量。另外，档案管理人员也需要转变工作理念与工作态度，在工作中由传统的被动接受数据的处理转变为主动根据档案管理所需进行数据的收集与管理。因此，档案管理工作方面的知识，还需要根据妇幼保健计划生育工作的相关工作内容对重点数据需求方面对工作人员进行专业知识的培训，提高工作人员的专业修养，确保档案数据收集、处理与管理上的高质量与高效率。

3 结束语

档案管理工作的现代化建设是基层事业单位发展的重要环节之一，也是提高事业单位工作质量与工作效率的重要途径之一。因此，基层事业单位需要充分认识到档案管理现代化工作建设的重要性，建立完善的档案管理工作制度与工作标准，树立现代化的工作理念，强化工作监督体系与工作指导质量，以此提升档案管理工作的现代化建设的质量与效率。

参考文献

[1]洪建华.基层单位文件档案管理现代化路径探索[J].中国管理信息化，2017（22）：191-192.

[2]安伟红.基层事业单位实现档案管理现代化的有效途径[J].办公室业务，2017（7）：104-104.

[3]刘茂品.浅析基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].农家参谋，2017，No.568（24）：343.

[4]崔儒佼.刍议事业单位档案管理的现代化及电子化发展[J].黑龙江科技信息，2016（07）：165.