建立档案管理系统，助推就业服务

摘 要：我国高校推行毕业生档案管理方案，主要是为了为毕业生的就业提供服务，因此，有必要对当前毕业生的档案管理工作进行优化和改进，分析当前高校毕业生档案管理时存在的问题，并根据人才市场的实际需求对其进行完善，指导毕业生进行深入的思考和探究。本文基于此，将高校毕业生档案管理作为落脚点，分析了当前我国高校毕业生档案管理工作的现状，并深入分析了如何建筑档案管理系统来促进高校毕业生就业，以期为相关的行业从业人员提供指导和帮助。

关键词：毕业生;档案管理系统;就业服务

1 我国高校毕业生档案管理工作的现状

1）档案管理工作内容缺乏特点。现阶段，我国高校仍然没有解决毕业生的档案归属问题，对于档案归属地的划分没有明确的规定，可以通过学校、社会机构或者毕业生本人进行保管。而档案的内容也千篇一律，是按照相关的流程进行书写的，缺乏对每个毕业生优势的描述。另外，部分高校为了减轻在毕业生档案管理上的投入，通常会选择其他部门或者外聘人员进行档案的收集以及整理，缺乏对档案真实性的考察和核对，甚至造成了档案丢失、遗漏的情况。

2）毕业生档案不够真实。我国在开展高等教育扩招之后，毕业生的数量明显增加，这就使得高校毕业生之间的竞争愈发剧烈。毕业生为了契合用人单位的招聘要求，往往会选择在毕业档案上作假，常见的作假包括修改在校成绩、虚构不良信息等。部分高校为了自身的就业率，甚至会帮助毕业生进行毕业档案的造假。尽管这样能够提升学校的就业率，但是也丢失了档案本身的意义。

3）毕业生档案管理手段落后。现阶段，我国很多高校对于毕业生档案管理工作不够重视，因此在档案管理的手段上也显示出了落后的态势，尤其是在毕业生即将毕业的这段时间，因为涉及档案的归属问题，需要大量的移动档案。但是由于管理手段较为落后，而高校并没有对此投入足够的人力，便可能造成档案混乱以及丢失的情况。

4）毕业生档案管理理念陈旧。现阶段，高校会结合市场对人才的实际需求情况来引导学生培养的方向，这充分展示了当前高校的调整能力和适应社会变化的能力。但是部分高校的档案管理人员受传统管理观念的束缚，且对于市场的人才需求认知不够充分，导致这部分管理人员不求思变，仍然按照传统的管理模式进行管理。另外，还有部分管理人员对于毕业生档案不够重视，将其排除在其他档案管理之外，这很容易造成档案管理的漏洞。

2 建立高校毕业生档案管理系统

1）对高校学生进行个性化测评。首先需要明确的是，高校毕业生档案管理系统建立的目的是为高校毕业生的就业所服务，因此在进行毕业生档案的建立时，明确高校学生的职业倾向、兴趣爱好是非常有必要的。同时，高校还可以借助职业倾向测评等检测手段来对学生未来就业的方向有一个初步的判断。另外，还可以借助人格测评的方式来获取学生所具备的独特优势以及存在的不足，让学生对自身的优点和缺点有一个充分的认识，并且借助这些测评结果来对自身的潜能进行挖掘，实现查漏补缺、取长补短、进一步提升自身在人才市场的综合竞争力。

2）进行职业心理指导。现阶段，我国相当多的高校在毕业生临近毕业前期进行职业心理指导，并建立就业服务中心来对毕业生就业时可能遇到的问题进行解决。但是和专业的就业指导中心相比，校内就业指导中心和市场接洽不是很紧密，常常根据以往的结论和经验来对学生的问题进行解答，而这可能和现阶段市场的人才实际需求是脱节的，因此校内就业服务中心并没有真正的起到为毕业生服务的目的。针对这个问题，高校在对毕业生进行职业心理指导时可以选择模拟真实场景的方法，将真实的工作面试场景和工作场景呈现出来，让毕业生在实践过程中认识到自身存在的缺陷，然后由专业的教师进行指导予以改进。举例来说，对于营销专业的学生，可以让学生模拟尽心营销活动，对营销过程中可能出现的问题进行解决，然后由专业教师进行点评和指导，学生再加以改进。

3）普及我国的就业政策和法律服务。上文提到，高校进行毕业生档案管理工作主要是根据毕业生所签署的劳动就业档案，为毕业生提供更好的就业服务。

对于高校就业指导教师，需要在教学时注重对我国的就业政策和相关的法律服务进行讲述。由于我国很多高校毕业生对于我国现阶段的就业政策以及可接受的法律服务认识不明确、理解不到位，导致很多高校毕业生在没有完全了解用人单位的劳动合同后就签署了相应的合同。因此，高校就业指导教师进行就业政策和法律服务的普及是非常有必要的。另外，高校还需要承担起为毕业生寻找用人单位的职责，根据用人单位发出的信息对高校毕业生档案信息进行获取，寻找出与用人单位要求相符合的学生，让毕业生参与企业的面试，从而为毕业生提供就业机会。同时，这种用人单位和高校的有效接洽也能够在高校内建立一个完善的就业信息资源网，有效解决高校毕业生就业困难的问题。

4）高校毕业生档案管理机制创新。在当前我国经济快速发展的今天，互联网以及大数据技术深刻入改變了人们的生活和工作方式，因此高校传统的人力管理档案模式已经成为过去，需要根据时代的变化作出相应的改变，对高校毕业生档案管理机制进行创新，切实提升毕业生档案的管理质量和效率，将档案中的内容进行信息化和数据化，上传到校园网的终端，并且将其投入到人才市场的电子化市场中，利用互联网时代数据信息电子化的优势，落实高校管理毕业生档案的初衷。同时，还需要对毕业生的档案归属进行尽快明确，让毕业生快速找到自己的档案。

通过对高校毕业生档案管理的机制进行创新，可以对传统高校管理毕业生档案工作中存在的不足进行改进，切实提升管理的效率，充分发挥高校毕业生档案管理的就业服务目的。

3 高校进行毕业生档案管理创新的思考

结合上文，高校在进行毕业生档案管理时，需要符合时代发展的实际需求，并满足用人单位提出的要求，根据毕业生的专业来对毕业生提供就业服务。

首先，高校的毕业生档案管理工作要服务时代发展的要求，也就是说，高校需要将为毕业生提供就业服务作为档案管理的最终目的，正确引导毕业生，对其在校和求职时的各个行为进行规范，禁止其作出违背社会规范的行为，保持乐观积极的心态来迎接毕业后面临的就业挑战。其次，高校的毕业生档案管理工作还需要契合用人单位的要求，这是指高校的毕业生档案管理工作需要根据企业的人才需求以及人才培养方式而做出相应的改变和适度的调整。高校在为毕业生提供就业服务时，需要尊重毕业生的愿望，尽可能满足毕业生对于就业的要求。另外，由于各个高校各个专业对人才培养的侧重点不同，因此高校在为毕业生提供就业指导服务时，需要根据专业的不同，借助毕业生档案管理系统来筛选出相应的工作，并将其及时反馈给毕业生。

参考文献

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[2]张超锋.高职院校学生心理档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2019.

[3]傅文明.论在线高校毕业生档案管理系统的研究与开发[J].电大理工，2018（03）：48-49.

作者简介

董芮希（1987-），女，汉，吉林省长春市，职员，本科，吉林省高等学校毕业生就业指导中心，研究方向：档案管理。