新时代高校人事档案管理体会

方娇

自习近平总书记“4·13”重要讲话和中央12号文件发布以来，海南正大力建设自由贸易试验区，大量高层次人才也正潮起海之南。作为海南省唯一的“世界一流学科”和“部省合建”高校，海南大学大力开展人才引进，无论是数量还是质量均创新高，因此也给新时代人事档案管理带来了新的挑战。笔者从事该项工作近五年，有以下体会希望和大家分享。

1 人才引进过程中的人事档案查阅与管理

人才引进特别是高层次人才引进是学校发展壮大过程中的关键。在此过程中，人事档案管理有一系列工作，包括到外高校实地查阅，发商调函通过机要途径收发档案，以及随便必要的仔细查阅相关档案。在档案管理过程中，一定要通过机要途径收发档案，不能由当事人本人携带，即使密封也不行。此项工作必须认真细致，要仔细核查各个阶段的经历，中间是否有相关年份的缺失，以及关键评价，获得的奖励与处分等。如果对方高校特别爽快地放人的，就需更认真地进行核查。在檔案查阅过程中，遇到任何问题都是及时上报，并提出相关解决办法。

由于不同高校要求不一，有些高校有些材料如职称职务变动，工资变动等可能不放入档案中，在发商调函给引进人才或高校时，要列出必需档案的详细清单。如果档案中有缺失，则务必提醒要求对方高校及当事人尽力补全，同时加强补充过程中的监督工作，本着对双方高校和当事人负责的态度努力沟通。若在双方沟通过程中，出现争议和分歧，则要本着为新引入员工负责的态度，与员工原高校进行多方面的沟通，能够有效的解决档案引入过程中存在的问题，从而使员工的人事档案顺利的被引入。

2 人才调出过程中的人事档案查阅与管理

人才的流动是当前高校人事管理过程中的常态，要正确对待。对于调出人才，在收到商调函后，报上级领导审批后，要仔细查阅所有档案，如有在本高校部分档案（如职称职务变动，年度考核表等）缺失，务必协调沟通相关部门和高校补充完善，同时配合对方高校和当事人提供必要材料。在核查档案时，如发现当事人的档案材料有非本高校工作期间（以前学习工作期间）的相关档案缺失，也要及时告知当事人，以便其知情并及时处理解决。

在当事人收到调档通知并解决其人事档案问题的过程中，要积极配合相关当事人逐一解决其问题，尤其是当当事人遇到难以解决的问题，要告知其解决方法，并配合当事人的工作，使当事人能够快速解决其问题。当遇到难以决断的问题时，尤其是涉及多部门的工作时，要及时汇报部门管理领导，请求其他部门的配合，以促进档案管理工作的顺利解决，有效协调与其他部门之间的矛盾。

3 人事档案日常管理常态化

除此之外，现有人员的档案日常管理事务较多，也比较琐碎，每年可列出时间表，一一进行集中办理。在每年年初，根据高校的工作情况，制定年度档案管理计划，对每一项档案管理工作做具体而细致的要求，做到一切工作均有所依据。如对于档案的入档工作，可规定在每年年度考核完成后，职称评审完成后，集中办理相关材料入档工作。从而使高校内均能明确档案入档工作时间，减少档案日常管理工作宽泛问题。在人事档案日常管理工作中，管理人员要尽职尽责，仔细的核对档案信息，尤其是涉及当事人的工作经历、奖惩情况，不仅要仔细检查档案信息，更要与各项活动进行比对，以核实当事人档案信息的真实性，确保档案日常管理工作处于规范管理的环境之下。如对于新提拔干部考察时，其所有档案也需认真核查，包括所有经历，奖励等。此外，在高校工作相对轻松的时候以及部分节假日，档案管理人员要对存档的档案进行核对与普查，以集中解决人事档案中存在的问题，保证人事档案的实时更新，对每个员工的记录均做到真实可靠，集中反应员工的真实工作情况。如每年可利用暑假期间，对现有人员的档案进行普查，类似近年的党员材料普查，对一些共性问题进行整改。

4 人事档案管理工作精细化

在人事档案管理工作上，要持续推进档案管理工作精细化，主要包括以下三个方面。一是要推进人事档案管理制度精细化，管理制度要努力覆盖人事档案管理工作的各个方面，不要有死角和漏洞，对各项管理工作都要作出具体的要求，并明确各个环节的职责和任务清单，对于新时期出现的一些新问题，要及时查漏补缺。二是要推进人事档案管理人员管理精细化，对档案管理人员的管理要人性化、规范化，在保证人事档案管理工作质量的前提下，可给予人事档案管理人员一定的时间和任务弹性，使人事档案管理人员认真做好其本职工作。对于人事档案管理人员的管理，要明确工作岗位要求，并通过不断的岗位培训，使人事档案管理人员能够熟知各项要求，并遵循工作岗位的要求，从而达到强化人事档案工作管理，规范人事档案管理人员并提高其工作效率。三是要有充足的保障措施、监督措施、激励措施，使得管理工作稳步推进，长期有效。对于未按要求开展的人事档案管理工作，要给予一定的处罚，使相关工作人员能够认真改正其错误。